Manejar os documentos

Agora você entenderá como usar os documentos encontrados nas pesquisas no seu cotidiano

Ao realizar uma Pesquisa Avançada e localizar um documento você pode realizar diversas ações de manejo no mesmo. Abaixo uma lista com uma breve explicação sobre o que é possível realizar.

- Visualizar documento

Ao clicar em Visualizar Documento você será levado à tela do visualizador de arquivos onde poderá imprimir, exibir as assinaturas (se o documento estiver assinado), realizar pesquisas de texto/caracteres e realizar anotações e destaque

- Desanexar documento

Para esse botão ser exibido é preciso que o documento esteja vinculado a algum fluxo.

Ao clicar neste botão você desanexa o documento que está anexado a algum fluxo.

- Editar índices

Aqui você altera a indexação com a qual o documento está identificada. Após salvar suas alterações, o índice é atualizado na tela Resultados.

- Fazer o download do documento

Ao clicar em Download você baixa o documento para a sua estação de trabalho.

- Excluir

Esse botão, como seu nome já diz, apaga o documento selecionado. Porém, é importante saber que o botão não é exibido se o documento estiver em checkout com outro usuário.

Os documentos excluídos vão para a Lixeira do Configurador.

- Enviar o documento por e-mail

Selecione o arquivo, ou os arquivos, que deseja enviar por e-mail e clique em Enviar Email. Preencha os campos (remetente, destinatário, assunto e mensagem) e clique em enviar.

Para enviar e-mail o serviço de SMTP deve estar cadastrado corretamente no Configurador.

Realizar check-out e check-in

Neste momento você pode fazer download dos documentos para "edição". Ao realizar check-out o documento é baixado automaticamente para que realize as edições.

Já ao realizar o check-in você fará upload de um arquivo que substituirá o arquivo selecionado, que foi baixado para edição. Você pode subir arquivos de até 100MB e copiar as anotações do documento atual para o novo documento.

Além disso, pode deixar comentários que serão exibidos na tela de versões.

Encontrar todas as ações feitas no documento

Ao clicar em Histórico o Ábaris exibirá um log (um histórico) das alterações que foram realizadas no documento com a data, usuário, ação e índices. Você também pode realizar buscas por termos ou palavras presentes nestes campos.

Exibir as propriedades do documento

Esse item exibe todas as prioridades do documento, como identificador, nome, datas de criação e importação e versão, tamanho do arquivo e a quantidade de páginas do documento, se o documento está em check-out, se está assinado e suas assinaturas válidas.

Encontrar versões dos documentos

Ao clicar em Versões você encontra informações sobre versões anteriores e suas propriedades, além de poder visualizar versões anteriores e reverter sua versão atual para alguma versão anterior.

Encontrar diversos documentos que possuam um mesmo índice

O item "Relacionados" agrupa todos os documentos existentes no sistema que possuam os mesmos dados em um determinado índice. Ao clicar neste botão, uma nova janela se abre exibindo esses documentos.

Realizar a assinatura digital dos documentos

O botão Assinar permite que sejam realizadas assinaturas no documento. Essas assinaturas podem ser Públicas, Institucional ou "em lote".

Solicitar assinatura

Em Solicitar Assinatura você enviará um e-mail para pedir que um documento PDF selecionado seja assinado. No corpo do e-mail você deve informar quanto tempo o documento ficará disponível para a assinatura. Você também determinará o tipo de assinatura (se eletrônica ou digital).

Gerenciar os documentos físicos

Para gerenciar os documentos físicos use os botões Arquivar e Desarquivar. Um documento arquivado pode ser emprestado com o botão Empréstimo. Aqui também é possível gerar ferramentas de controles físicos, como Gerar Etiquetas e descrever a sua Localização Física.

Iniciar e gerenciar os fluxos do documento

Aqui, em Iniciar Fluxo, você pode startar um fluxo a partir do documento. Para isso, selecione um processo e salve sua demanda. Também é possível, em Fluxos do Documento, entender os fluxos nos quais o documento está vinculado.

Dividir ou clonar o documento

Os botões Dividir e Clonar ficam disponíveis para que você realize essas alterações nos documentos.

Em Dividir você pode dividir trechos do documento em arquivos únicos. Aqui é importante lembrar que a certificação digital não é replicada para os novos documentos.

Em Clonar temos a opção de versionar uma cópia idêntica do documento.