# Manuais Stoque Boas-vindas aos manuais do usuário da Stoque. ## Olá! Como podemos te ajudar? 👋 #### Boas-vindas a central de ajuda dos produtos digitais da Stoque. Para selecionar o produto (Zeev ou Ábaris), utilize a caixa de seleção no canto superior esquerdo, ou procure pelos tópicos abaixo. {% content-ref url="/spaces/-MD66pBdRalAQgnhNstG" %} [Manual Zeev](https://kb.stoque.com.br/zeev/) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/spaces/OIJt1dLjDh8tPhhAr4Od" %} [Manual Zeev docs](https://kb.stoque.com.br/zeevdocs/) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/spaces/73h8jc2boir77H17PQnh" %} [Manual Ábaris](https://kb.stoque.com.br/abaris/) {% endcontent-ref %} # Como podemos ajudar? Bem-vindo(a) a central de ajuda do Zeev.
### Bem vindo a central de ajuda do **Zeev**. Utilize o mecanismo de pesquisa no canto superior direito, ou procure pelos tópicos abaixo. Esse é o manual exclusivo do Zeev. Caso você esteja procurando o manual do Zeev docs, clique no botão abaixo. {% content-ref url="/spaces/OIJt1dLjDh8tPhhAr4Od" %} [Manual Zeev docs](https://kb.stoque.com.br/zeevdocs/) {% endcontent-ref %} ## Principais tópicos {% content-ref url="/pages/Ia6ML7Y2SWrXC6ABv02C" %} [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDQl\_-OYnHrriQaezFl" %} [Pessoas e permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDte1Vt5iwwbcIwhO9W" %} [Criar aplicativos](/zeev/como-construir-processos/o-que-sao-aplicativos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtTh9C1kj48Yicrr\_v" %} [Criar serviços](/zeev/criacao-de-servicos-simples/entendendo-processos-e-servicos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtlQl4G8bMBMYo-ZO3" %} [Monitorar relatórios e indicadores](/zeev/gestao-de-solicitacoes-em-andamento/como-gerenciar-o-controle-de-acesso-dos-relatorios-e-paineis) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtoGLix5gok5NFghn5" %} [Assinatura digital e eletrônica](/zeev/assinatura-digital-e-eletronica/o-que-e-assinatura-eletronica) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtqB\_HgtD0rZ6g-5Z-" %} [Configurações de apoio](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/central-de-ajuda-do-zeev) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtsBtzmG0hPT\_nGdKa" %} [Gerar documentos](/zeev/geracao-automatica-de-documentos/o-que-e-a-geracao-automatica-de-documentos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MD6A3h\_6QOa6IAX4ihJ" %} [Integrações](/zeev/integracoes/o-que-e-preciso-para-fazer-integracoes) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtxhflxP4jZDoImmdb" %} [Customizar](/zeev/customizacoes/customizacoes-de-formulario) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/SryijYrEg1ojH2KhOTxq" %} [Tarefa de Agente de IA](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-agente-de-ia) {% endcontent-ref %} ## **Orquestra BPMS agora é Zeev** Isso mesmo, o Orquestra BPMS agora passa a se chamar Zeev. Saiba mais: {% content-ref url="/pages/-MdJPe\_OTulSiSta3E4K" %} [Sobre e Orquestra e Zeev](/zeev/outras-informacoes/orquestra-e-zeev) {% endcontent-ref %} # Glossário #### :twisted\_rightwards\_arrows: Aplicativo do tipo processo Um aplicativo do tipo processo é um fluxograma automatizado. Ele possui um evento de início e diversas atividades, humanas ou não. Por exemplo "Aplicativo de compras". Um aplicativo do tipo processo pode ser solicitado diretamente pelas pessoas. #### :checkered\_flag:Aplicativo do tipo Serviço Um serviço automatizado, associado a um aplicativo do tipo processo ou não. Por exemplo "Solicitação de férias" #### :newspaper:Solicitação Também chamado de "instância de solicitação" ou somente "instância", ou seja, uma execução única. Por exemplo, "Pedido de compras aberto por Pedro Dias, em 31/12, de número 1232". #### :white\_check\_mark: Tarefa A instância de uma atividade vinculada a uma instância de solicitação, ou seja, de uma execução única. Por exemplo, "Aprovar a compra" da solicitação "Pedido de compras" solicitada por Steve Jobs em 31/12 de número 1232". Uma instância de tarefa pode ter vários responsáveis (assignees) . #### :newspaper:Tipo de solicitação A união de *processos* e *serviços* que uma pessoa pode solicitar. #### :man\_factory\_worker: Pessoa do tipo ator *Ator* é o tipo de pessoa mais comum no sistema. Ele possui um login e uma senha, e seu nome próprio associado a essa conta. Atores podem fazer qualquer operação no sistema que tenham sido previamente autorizados. Eles podem construir aplicativo do tipo processo, abrir solicitações, executar tarefas, realizar operações administrativas, ver relatórios e indicadores. #### :woman\_factory\_worker: Pessoa do tipo solicitante *Solicitante* é um tipo de pessoa especial habilitada somente em ambientes de grandes volumes e licenciamentos especiais. Essas pessoas possuem um login e uma senha, e seu nome próprio associado a essa conta. Porém, elas têm diversas restrições sobre o que podem fazer no sistema: elas podem abrir solicitações e executar tarefas somente em solicitações onde elas são o solicitante. Podem ver relatórios e informações somente das suas próprias solicitações. Não podem atuar em solicitações abertas por outras pessoas nem realizar operações administrativas. #### :detective: Pessoa anônima Pessoa anônima é a designação genérica para todas as pessoas que não possuam um login e uma senha no sistema, mas ainda assim podem abrir solicitações. Isso é feito tornando um determinado aplicativo do tipo processo "público". Nessa situação, o sistema não consegue identificar quem é o solicitante e irá marcar o solicitante como "pessoa anônima". Você poderá identificá-la através de campos no formulário, perguntando o nome, email e outros dados pessoais. Pessoas anônimas somente podem abrir solicitações e, eventualmente, receber retornos sobre o andamento via e-mail. #### :man\_superhero: Superadministradores [Superadministradores ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)são atores que podem acessar todos os dados de todas as solicitações de todas as pessoas. São utilizados principalmente para funções de suporte técnico e administração da ferramenta. # Zeev: No-code ou Low-code? ## Visão geral Plataformas No-code ("sem código") e Low-code ("pouco código") têm ganhado cada vez mais espaço entre as empresas. Elas: * Facilitam o desenvolvimento de outros aplicativos por pessoas que não são da área técnica; * e/ou aceleram o desenvolvimento de aplicativos e softwares por desenvolvedores profissionais. Isso é obtido através do uso de interfaces gráficas amigáveis que permitem desenhar telas e fluxos de trabalho, sem programar códigos. Segundo a consultoria Gartner, até 2024 é esperado que 65% ou mais dos softwares sejam desenvolvidos a partir de plataformas Low-code em todo o mundo. **Para saber mais sobre Low-code, veja esse artigo em nosso blog :** [**https://blog.zeev.it/o-que-e-low-code/**](https://blog.zeev.it/o-que-e-low-code/) ## Low-code x No-code Na teoria, a diferença entre uma plataforma Low-code e uma No-code estaria na quantidade de código necessário para construir uma aplicação completa; na primeira, "pouco", na segunda, "nenhum". Infelizmente, não há no momento nenhum tipo de benchmark ou balizador de mercado que estabeleça de maneira universal o que é o "pouco" do Low-code. Na prática, entretanto, diferença entre Low-code e No-code não é tão binária. **O que é pouco divulgado é que não é a plataforma que determina se é Low-code ou No-code, e sim como ela é utilizada e o nível de requisitos do sistema ou projeto que está sendo desenvolvido.** Vejamos o exemplo do *Webflow\.com*, uma plataforma internacional líder na criação de portais de internet e uma das expoentes do movimento No-code no mundo. O Webflow permite que uma pessoa sem formação na área técnica conceba, crie e publique sites de internet modernos, responsivos, e até mesmo dinâmicos, sem programar nenhuma linha de código (No-code). Um usuário intermediário do Webflow, entretanto, rapidamente observará que a plataforma, como qualquer outra, possui limites no que é possível fazer No-code. E que ela possui funcionalidades de extensão e APIs que permitem adicionar pedaços de código para completar seu funcionamento quando existirem requisitos mais evoluídos. Ou seja, em determinados projetos Webflow é No-code. Em outros projetos, Low-code. Dependerá do nível de exigência e requisitos do projeto. ![](/files/inMeAkeWHeDVIsZH7dkY) ## Zeev para projetos No-code Zeev para projetos no-code tem permitido centenas de equipes, startups e pequenas e médias empresas a desenvolverem aplicativos completos na forma de workflows departamentais sem nenhum tipo de codificação. Tais aplicativos são construídos usando nossos recursos nativos de modelar e automatizar fluxogramas e não envolvem nenhum tipo de código, além da lógica de processos. ## Zeev para projetos Low-code Zeev para projetos Low-code empodera times e grandes organizações a desenvolverem aplicativos de nível empresarial com customizações e integrações, quando necessário. Esse desenvolvimento é inicialmente feito em uma abordagem No-code, por [citizen developers](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer), utilizando recursos nativos que a ferramenta disponibiliza. Essa abordagem ajuda a acelerar o desenvolvimento como um todo ao retirar grande parte do desenvolvimento da dependência dos times de TI, geralmente com backlog compromissado. Em geral, nesse tipo de projeto, em clientes que utilizem a [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) como guia de trabalho, o trabalho do *citizen developer* perfaz cerca de 80% dos requisitos do aplicativo. Após, edições Enterprise do Zeev permitem que os requisitos técnicos remanescente sejam assumidos por um [professional developer](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-profissional-professional-developer), que irá implementar, codificando, as necessidades avançadas, se existirem, utilizando as APIs de customização e integração. Em geral, os requisitos técnicos desenvolvidos por um *professional developer* são: * Integrações entre sistemas; * Customizações de formulários; ### Integrações entre sistemas Integrações de outros sistemas para o Zeev e do Zeev para outro sistema geralmente são implementadas por *professional developers*, profissionais especializadas que possuam o conhecimento técnico necessário. Apesar de o Zeev utilizar padrões universais de integração de sistemas, não necessariamente o sistema do outro lado usará e, muitas vezes, será necessário realizar uma transformação ou limpeza de dados antes que a integração complete. ### Customizações de formulário Recomendamos ao máximo possível que os clientes Zeev utilizem recursos nativos da ferramenta. Entretanto, em determinados projetos, requisitos técnicos mais avançados podem indicar a necessidade de intervenção técnica nos formulários eletrônicos das solicitações. Zeev possui uma API aberta para a inclusão de códigos próprios customizados em sua interface, o que ajuda a multiplicar dezenas de vezes o potencial uso da plataforma, quando necessário. Obviamente, o uso desse recurso é opcional. Através da customização, clientes do Zeev geralmente obtém os seguintes recursos e funcionalidades: * Funções avançadas de cálculos matemáticos entre campos do formulário; * Funções avançadas de mostrar e esconder campos ou blocos de campos conforme regras de negócio pré-definidas; * Funções avançadas de tornar campos opcionais ou obrigatórios conforme regras de negócios pré-definidas. ### Futuro A missão da Zeev é entregar às pessoas o superpoder de desenvolver softwares. Por isso, nossa busca, nossa meta e nossa inspiração é o mundo No-code. A cada dia que passa, a cada funcionalidade e melhoria que entregamos, caminhamos um pouco mais nessa direção. Hoje possuímos funcionalidades nativas que, até alguns anos atrás, eram possíveis somente com códigos. Aos poucos, concomitantemente com a evolução tecnológica do mundo, vamos transformando o que hoje são requisitos de codificação em requisitos de parametrização, e tangibilizando nossa missão como empresa. # Como utilizar a Inteligência Artificial do Zeev ## Visão Geral A Zai é a Inteligência Artificial do Zeev, projetada para auxiliar você na navegação e utilização da plataforma. A IA do Zeev utiliza tecnologia de LLM (Large Language Model) e é especializada para oferecer suporte e agilizar processos dentro do Zeev.

Você encontra o botão da Zai no canto superior direito do seu ambiente Zeev.

## O que a Zai pode fazer #### [Consultar o manual do Zeev](/zeev/zai-inteligencia-artificial-do-zeev/como-utilizar-a-inteligencia-artificial-do-zeev/como-a-zai-pode-te-auxiliar/utilizando-a-zai-para-tirar-duvidas) #### [Informar estatísticas e analytics](/zeev/zai-inteligencia-artificial-do-zeev/como-utilizar-a-inteligencia-artificial-do-zeev/como-a-zai-pode-te-auxiliar/usando-a-zai-para-analisar-dados) #### [Fornecer informações sobre as configurações de aplicativos](/zeev/zai-inteligencia-artificial-do-zeev/como-utilizar-a-inteligencia-artificial-do-zeev/como-a-zai-pode-te-auxiliar/a-zai-indica-as-configuracoes-dos-seus-aplicativos) #### [Iniciar a modelagem de processos BPMN](/zeev/zai-inteligencia-artificial-do-zeev/como-utilizar-a-inteligencia-artificial-do-zeev/como-a-zai-pode-te-auxiliar/desenhando-processos-com-a-zai) #### [**Sugerir um formulário para o seu aplicativo**](/zeev/zai-inteligencia-artificial-do-zeev/como-utilizar-a-inteligencia-artificial-do-zeev/como-a-zai-pode-te-auxiliar/a-zai-atribui-formularios-ao-seu-aplicativo) #### [**Apoiar no desenvolvimento de scripts JS e CSS para customização**](/zeev/customizacoes/customizacoes-de-formulario/customizacao-com-a-zai) ## Como habilitar os recursos da Zai O primeiro passo para começar a usar a Zai, é fazer a habilitação dela no seu ambiente: 1. Dentro do seu ambiente Zeev acesse o menu lateral, selecione "Administração" e depois "Configurar". Role até o final da página e encontre as informações sobre a IA. 2. Leia e aceite os [termos de uso e privacidade](https://central.zeev.it/items/privacidade-para-recursos-de-inteligencia-artificial-beta) para ativar o uso da Zai. Isso é fundamental para garantir o uso seguro e informado dessa tecnologia.

Clique no botão "Habilitar o uso de recursos de Inteligência Artificial" para ativar o uso da Zai no seu ambiente.

É importante salientar que tecnologias de IA, incluindo a Zai, podem ocasionalmente fornecer informações imprecisas ou incompletas. Por esse motivo, todas as interações com a Zai são registradas e utilizadas exclusivamente para melhorar o serviço, seguindo rigorosas políticas de segurança e privacidade. A OpenAI, nossa parceira de tecnologia, armazenará as conversas por até 30 dias apenas para moderação, não utilizando essas informações para treinar seus modelos. {% embed url="" %} ## Quem pode utilizar a Zai A Zai está liberada principalmente para os "Power Users" — **usuários com permissões de Superadministrador ou que podem criar e modificar aplicativos dentro do Zeev**. Os usuários com acesso limitado, como aqueles que apenas abrem solicitações ou respondem tarefas, ainda não possuem acesso a essa ferramenta. ## Dando feedbacks para a IA Em todas as respostas que dadas pela Zai você verá botões de "gostei" e "não gostei", permitindo que você deixe um feedback sobre elas. Caso a resposta não atenda às expectativas, é possível deixar um comentário explicando o motivo. Este feedback é crucial para o aperfeiçoamento da IA ajudando a Zeev a refinar e melhorar continuamente o serviço.

Os botões de "gostei" e "não gostei" podem ser encontrados ao final de cada resposta.

## Por que utilizar a Zai * [x] **Acesso rápido a informações:** A Zai facilita o seu acesso a dados e informações, tornando o uso da plataforma ainda mais eficiente. * [x] **Tomada de decisões:** Com a ajuda da Zai dados brutos poderão ser convertidos em informações úteis e acionáveis. Isso facilita a tomada de decisões informadas e estratégicas, baseadas em insights precisos e em tempo real. Por exemplo, ao identificar que um determinado processo está sendo atrasado consistentemente por uma etapa específica, é possível reavaliar essa parte do processo para melhorá-la. ## Limites e uso das funcionalidades A Zai atuou em fase Beta até o final de 2024 e agora os limites e o uso das funcionalidades de IA serão definidos de acordo com o seu plano contratado. Consulte mais informações em: , no tópico INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL. O recurso de Inteligência Artificial da Zeev está em constante processo de aprimoramento, visando oferecer funcionalidades cada vez mais úteis e precisas. O feedback dos usuários é extremamente valorizado e conta como uma peça-chave para identificar áreas de melhoria e ajustar o sistema às necessidades reais dos clientes. ## Confira mais No vídeo abaixo você pode conferir a apresentação de divulgação das funcionalidades da Zai com mais detalhes. {% embed url="" %} # Como a Zai pode te auxiliar A Zai pode ajudar você a transformar suas necessidades operacionais em processos automatizados de forma simples e rápida A Zai pode ajudar você a transformar suas necessidades operacionais em processos automatizados de forma simples e rápida. Ao descrever o que precisa em linguagem natural, você pode receber diversas informações sobre seus processos, pode criar processos e formulários ou usar um Agente de IA para realizar suas tarefas. Na prática, isso significa que você reduz o tempo de criação de aplicativos de processo, diminui erros, padroniza suas rotinas internas e recebe informações em tempo real. Assim, áreas de negócio ganham mais autonomia para estruturar e melhorar seus próprios processos. O vídeo abaixo te mostra algumas dessas formas. {% embed url="" %} # Utilizando a Zai para tirar dúvidas A Zai pode acessar e explicar informações contidas neste manual A Zai pode acessar e explicar informações contidas no manual, te ajudando com dúvidas pontuais e a entender funcionalidades específicas. Uma vez ativada, um ícone da Zai vai permanecer no canto superior direito do menu, possibilitando que, na tela inicial, você interaja com ela fazendo perguntas gerais sobre o Zeev. A Zai vai buscar essas informações no Manual e em outros recursos para fornecer respostas detalhadas e úteis, além de fornecer a você links do Manual onde poderá encontrar ainda mais informações. No vídeo abaixo temos um exemplo prático: {% embed url="" %} # Usando a Zai para analisar dados Já dentro do ambiente de modelagem de cada aplicativo, você terá a possibilidade de pedir informações sobre estatísticas ou configurações daquele aplicativo especificamente. Com o auxílio da Zai você poderá consultar dados analíticos dos seus processos, como o desempenho dos aplicativos e métricas de uso. Por exemplo, você pode perguntar "Quem é o maior solicitante deste aplicativo?" ou "Qual o leadtime do meu processo de compras?". {% embed url="" %} # A Zai indica as configurações dos seus aplicativos A Zai também pode te ajudar na compreensão das configurações dos determinados aplicativos, detalhando SLAs, atores envolvidos, e campos obrigatórios. Por exemplo, ao perguntar "Quem é o ator responsável pela tarefa X?", a Zai fornecerá a informação necessária. {% embed url="" %} #### Boas práticas Aqui também vale trazer boas práticas para o uso da Zai na criação dos aplicativos {% embed url="" %} # Desenhando processos com a Zai Ao descrever como acontece determinado processo dentro da sua organização, a Zai automaticamente irá fazer um esboço inicial do processo em linguagem BPMN. Um exemplo seria: "No processo de férias, o solicitante pede suas férias, e o chefe precisa aprovar. Após a aprovação, o RH efetiva no sistema e envia um e-mail de confirmação." A Zai, então, iniciará com o desenho deste processo e você poderá fazer as alterações e configurações necessárias para publicação do aplicativo. {% embed url="" %} # A Zai atribui formulários ao seu aplicativo Ao indicar para a Zai os dados e informações que precisa coletar no seu aplicativo, ela trará automaticamente os campos necessários. Por exemplo: "Preciso de um formulário para solicitação de reembolso." A Zai sugerirá campos como valor, descrição e anexos, entregando uma estrutura pronta para uso. {% embed url="" %} # Agentes de IA da Zai É possível inserir um agente inteligente que te apoiará no desenvolvimento dos processos Para saber mais, acesse no menu o item [Tarefa de Agente de IA](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-agente-de-ia) # Dicas de uso de prompts para a Zai
Dicas de prompts para a criação de aplicativos Para construir bons prompts e obter os melhores resultados, aqui estão as principais dicas: #### **Seja Específico e Estruturado** Em vez de dizer apenas "Quero um processo de compras", tente detalhar as etapas. A Zai entende melhor quando você fornece o contexto. * **Exemplo ruim:** "Crie um processo de reembolso." * **Exemplo bom:** "Crie um processo de reembolso de despesas de viagem onde o funcionário anexa as notas fiscais, o gestor direto aprova e, por fim, o departamento financeiro realiza o pagamento." #### **Defina os Papéis (Atores)** Deixe claro quem participa de cada etapa. Isso ajuda a Zai a sugerir as raias (lanes) do processo corretamente. * *Dica:* Mencione cargos como "Solicitante", "Gestor de RH", "Diretor Financeiro". #### **Liste os Dados Necessários (Campos do Formulário)** Você pode dizer à Zai quais informações precisam ser coletadas no formulário. * **Exemplo:** "...o formulário deve conter nome do fornecedor, CNPJ, valor do serviço e data de vencimento." #### **Use Verbos de Ação** Inicie as descrições das etapas com verbos claros: *Solicitar, Analisar, Aprovar, Corrigir, Pagar, Arquivar*. Isso facilita a identificação de tarefas de usuário pela IA. #### **Regras de Negócio e Desvios** Se o processo tiver condições (o famoso "se"), mencione isso no prompt. * **Exemplo:** "Se o valor for maior que R$ 5.000, o Diretor deve aprovar. Se for menor, segue direto para o Financeiro." #### **"O Caminho do Processo"** Imagine que você está contando uma história do início ao fim. Como começa? O que acontece depois? Quais são as decisões no meio do caminho? Como termina? #### Resumo de um bom prompt: "Crie um processo de **\[Nome do Processo]** que começa com o **\[Papel A]** preenchendo **\[Dados X, Y e Z]**. Depois, o **\[Papel B]** deve **\[Ação]**. Se **\[Condição]**, então **\[Ação Alternativa]**. O processo termina quando o **\[Papel C]** realizar o **\[Ação Final]**."

EXEMPLOS DE PROMPT:

#### **Processo de Solicitação de Compras (Foco em Alçadas e Aprovações)** "Crie um processo de **Solicitação de Compras** que começa com o **Colaborador** preenchendo o nome do item, a quantidade, o valor estimado e o link do fornecedor. O **Gestor Direto** deve analisar a solicitação. Se o valor for superior a R$ 2.000,00, o processo deve ser enviado para aprovação do **Diretor de Operações**. Após as aprovações, o **Setor de Compras** deve realizar a cotação final e efetuar o pedido. O processo termina quando o solicitante confirmar o recebimento do item." #### **Processo de Onboarding de Novo Colaborador** "Crie um workflow para **Onboarding de Novo Funcionário**. O processo inicia com o **RH** inserindo o nome do novo colaborador, cargo e data de início. O sistema deve gerar tarefas para o **TI** configurar o e-mail e acessos ao sistema, e para o **GP (Gestão de Pessoas)** preparar o kit de boas-vindas. Após o TI e o GP concluírem suas tarefas, o **Gestor da Área** deve receber uma notificação para agendar o treinamento inicial de 15 dias. O processo se encerra com uma pesquisa de satisfação enviada ao novo colaborador após seu primeiro mês." #### **Processo de Solicitação de Suporte Técnico de TI (Foco em Triagem e Correção)** "Desenvolva um processo de **Suporte de TI (Help Desk)**. O **Solicitante** descreve o problema e anexa um print do erro. O **Analista de Nível 1** recebe o chamado e faz a triagem inicial. Se o problema for simples, o Analista resolve e envia para o usuário validar. Se for um erro complexo ou de sistema, o Analista deve encaminhar para o **Desenvolvedor** investigar. Após a correção, o sistema solicita ao usuário que atribua uma nota de 1 a 5 para o atendimento. O processo termina com o fechamento do chamado pelo suporte."
Dicas de prompts para a criação de formulários ## Como construir um bom prompt para usar a ZAI na criação de formulários Como você já viu, a Zai tem ampliado significativamente as possibilidades de interação com o Zeev, sendo possível automatizar a criação de formulários com base na descrição do seu processo. Mas para que a nossa IA funcione com máxima eficiência, é fundamental que o prompt (ou seja, o comando que você escreve) seja claro, organizado e pensado com estratégia. Pensando nisso, (e depois de muitos, MUITOS testes 😅) quero indicar quatro pontos que devem guiar a elaboração de prompts para a ZAI na criação de formulários: #### **1) Contextualize** Antes de qualquer coisa, a Zai precisa entender **onde você está** e o **que você quer**. Isso significa trazer o contexto do processo em questão de forma mais profunda. Qual é o processo? Qual é o objetivo do formulário? Quem o preenche? Em que etapa ele acontece? ***Exemplo de contextualização:*** *Estou desenhando um processo de compras. Esse formulário será preenchido por colaboradores de qualquer área que precisem solicitar um produto ou serviço. Na empresa, as compras acima de R$1500,00 precisam de justificativa e aprovação de um diretor.* **Dica:** Quanto mais contexto, melhor a IA compreenderá a situação e gerará campos mais coerentes. #### 2) Descreva Depois de contextualizar, é hora de descrever o funcionamento do formulário. Aqui você descreverá **como** o formulário será usado. Pense em uma explicação cronológica, como se estivesse guiando alguém pelo passo a passo do preenchimento. ***Exemplo de descrição:*** *O formulário será iniciado pelo solicitante. Ele deve informar o tipo de compra (se produto ou serviço), justificar a necessidade, inserir detalhes do item (nome, quantidade, valor estimado) que devem estar em uma tabela multivalorada com um outro campo de soma dos valores, e anexar um orçamento. Após o envio, o formulário segue para o gestor imediato, que poderá aprovar ou recusar.* **Dica:** Evite repetir o contexto. Aqui é sobre a mecânica de uso, o fluxo. #### **3) Seja Objetivo** Como toda IA, a Zai é excelente em lidar com dados e instruções objetivas. Evite palavras vagas como “talvez”, “seria interessante”, “caso haja necessidade”. Substitua por frases diretas e delimitadas: *❌ "Pode haver a necessidade de aprovação."* *✅ "O gestor deve aprovar ou recusar a solicitação."* *❌ "Gostaria que tivesse um campo de observação."* *✅ "Adicione um campo de observação após o campo de justificativa."* A clareza leva a resultados mais precisos. #### **4) Hierarquize** A organização das informações é fundamental. Use **tags, marcadores** ou **sinais de hierarquia** para separar blocos de informação, dando prioridade e ordem lógica. Isso ajuda a IA a interpretar melhor os grupos de dados e estrutura do formulário. *Você pode usar:* * *Tags explícitas (ex: \, #Campos)* * *Marcadores numéricos (1., 2., 3.)* * *Sinais de hierarquia como asteriscos ou títulos com marcações (ex:* ##Grupo de campos## / #Campos#)

EXEMPLOS

#### **Exemplo 1 - Processo de compras** ``` #Contexto Trata-se de um processo de compras internas. O formulário será preenchido por colaboradores que precisam adquirir produtos ou contratar serviços. A solicitação ocorre após a identificação da necessidade e antes da aprovação do gestor. #Descrição O formulário será iniciado pelo solicitante. Ele deverá: escolher se o é produto ou serviço; a necessidade da compra, se acima de R$1500,00; e informar , , e um orçamento. Organize os campos em seções: <> e <>. ``` Note que aqui, além do contexto e descrição (sinalizados a título de aprendizagem), há o uso de tags que indicam hierarquia, como os sinais de maior e menor, onde ao usar de forma dupla "<< >>" indicamos os grupos do formulário e, ao usar de forma simples "< >", trazemos os campos. #### **Exemplo 2 - Cadastro de cliente PF e PJ** **Cadastro de Cliente PF/PJ** ``` 1) Este processo é um cadastro de clientes. O primeiro passo ao preencher o formulário é determinar se o cliente é uma Pessoa Física ou uma Pessoa Jurídica. 2) Ao selecionar Pessoa Física, os campos a serem preenchidos devem ser relacionados à pessoa física, como nome completo, CPF, RG, data de nascimento, celular e e-mail. 3) Já ao selecionar Pessoa Jurídica, os campos a serem preenchidos devem ser relacionados ao contexto de uma empresa, como razão social, nome fantasia, CNPJ Inscrição Estadual, telefone, e-mail e comprador(es) da empresa. 4) Também devemos ter campos comuns como campos relacionados ao endereço, forma preferencial de pagamento e data preferencial para faturamento dos pedidos - lembrando que os boletos serão emitidos com o vencimento para 28 dias após o faturamento. ``` Note que neste segundo prompt, usamos apenas uma ordem numérica. Porém o contexto do processo foi sendo desenhado durante a "orientação de preenchimento" do formulário. Outro ponto que poderíamos trazer aqui é, somado ao uso da ordem, usar tags para determinar os campos. \_\_ *Os exemplos trazidos são **hipotéticos**, não correspondendo necessariamente a alguma realidade existente, e servem apenas para ilustrar como estruturar prompts eficazes para a criação de formulários com a Zai.* ***Lembre-se:** o uso da inteligência artificial e sua capacidade de compreensão podem variar conforme o contexto do processo, o momento da solicitação e, até mesmo, a clareza das instruções fornecidas. Ao utilizar duas vezes o mesmo prompt, pode ser que a Zai te apresente dois formulários com pequenas diferenças entre si.*
Dicas de prompts para a criação de Agentes de IA A Zai, sua assistente de inteligência artificial no Zeev, é poderosa para criar agentes autônomos que executam tarefas complexas. Assim como na criação de aplicativos e formulários, **a qualidade do *****prompt***** (a instrução que você fornece) é o fator mais crítico para o sucesso do seu Agente.** Um prompt bem pensado garante que o Agente entenda seu papel, suas limitações e o resultado esperado. Quatro pontos essenciais devem guiar a elaboração de prompts para a Zai construir Agentes de IA: #### **1) Defina o Perfil (Papel e Personalidade)** Antes de tudo, a Zai precisa saber **quem** o Agente será e **como** ele deve se comportar. O Agente é um especialista, um analista, um atendente? Qual o tom de voz que ele deve usar? ***Exemplo de Definição de Perfil:*** *Sou um gestor de contratos e preciso de um Agente para revisar minutas. O Agente deve assumir o Perfil de um Analista Jurídico Júnior, com tom formal e cauteloso. Seu objetivo principal é cruzar as cláusulas do documento enviado com a nossa Política de Aquisições (aqui você deve enviar a política ou descrevê-la) e destacar qualquer divergência em potencial.* **Dica:** Definir um papel claro restringe o escopo de atuação do Agente, tornando-o mais focado e menos propenso a "alucinar" (dar respostas fora do escopo). #### **2) Estabeleça as Regras de Execução (O Workflow)** Depois de definir o perfil, descreva **como** o Agente deve executar a tarefa passo a passo, como se estivesse descrevendo um roteiro de execução. Quais os gatilhos? Quais as decisões (se/então)? ***Exemplo de Regras de Execução:*** *O Agente deve seguir este fluxo:* 1. *Receber o arquivo PDF do contrato anexado.* 2. *Fazer a leitura do texto.* 3. *Para cada cláusula de penalidade encontrada, verificar se o valor máximo estipulado é igual ou inferior a 10% do valor total do contrato.* 4. *Se encontrar uma cláusula que viole o limite de 10%, ele deve registrar o número da cláusula e o valor da penalidade em uma Tabela de Inconformidades.* 5. *Ao final, se a Tabela de Inconformidades não estiver vazia, emitir um alerta de **"PENDENTE DE REVISÃO HUMANA"** e anexar a Tabela ao relatório final.* 6. \*Se nenhuma inconformidade for encontrada, emitir o relatório final com o status **"APROVADO"**.\* **Dica:** Mapear a lógica de decisão (condicionais como "se/então") é fundamental para a autonomia do Agente. #### **3) Seja Explícito nas Restrições e Fontes** A IA precisa saber o que **não pode** fazer e, principalmente, **onde buscar a informação correta**. Evite comandos vagos como "Use bom senso" ou "Seja seguro". Defina limites e fontes autorizadas.
* ❌ **Vago:** "Não faça nada ilegal." * ✅ **Explícito:** "O Agente está estritamente proibido de sugerir alterações em cláusulas de foro ou legislação aplicável sem a aprovação explícita de um Gerente Sênior." * ❌ **Vago:** "Use as regras da empresa." * ✅ **Explícito:** "Todas as verificações de conformidade devem ser feitas **exclusivamente** com base nas nossas **Políticas de Aquisições** (lembre-se de disponibilizar), e não com base em conhecimento prévio da Zai." A clareza aqui impede desvios de foco e garante a aderência às diretrizes internas. #### **4) Utilize Estrutura e Marcadores para Ações** Organize o prompt usando marcadores claros para que a Zai separe a **Personalidade** das **Ações** e das **Fontes de Dados**. Use uma estrutura que facilite a leitura e a execução. ***Sugestão de Estrutura com Marcadores:*** * **`#PERFIL:`** Para definir o papel e o tom. * **`#AÇÕES:`** Para listar o fluxo sequencial de execução (o workflow). * **`#FONTES:`** Para indicar quais as fontes/campos ele deve considerar. * **`#SAÍDA_FORMATO:`** Para declarar como o resultado deve ser entregue. Um prompt bem estruturado, como o sugerido abaixo, maximiza a chance de a Zai criar um Agente que atenda exatamente à sua necessidade operacional.

EXEMPLO PRÁTICO

``` #PERFIL Assuma o perfil de um Técnico de Suporte Nível 1 (Help Desk). Seu tom deve ser objetivo, empático e resolutivo. Sua prioridade é classificar o chamado recebido, coletar informações cruciais e encaminhar para o time correto, ou resolver se for procedimento padrão. #AÇÕES 1. Receber o texto do chamado aberto pelo usuário no portal. 2. Ler a descrição e classificar a "Categoria" do problema (ex: Acesso, Impressora, Software, Infraestrutura). 3. Checar se a Categoria é "Acesso". Se for, retornar como concluído e enviar o para o campo para que o usuário receba as instruções de recuperação de acesso. 4. Se a Categoria não for "Acesso" ou se o problema for "Permissão", classificar a prioridade (baixa, média, alta) com base nas palavras-chave (ex: "Sistema principal fora do ar" = Alta). 5. Se a prioridade for "Alta", retornar o resultado como "Fila TI - Nível 2 - Prioridade Imediata". 6. Se a prioridade for diferente de "Alta", ou Categoria diferente de "Acesso" marcar o chamado como "CONCLUÍDO". #FONTES Utilize os campos fornecidos pelo usuário/solicitante. #SAÍDA_FORMATO O resultado pode ser um resumo do ticket para o usuário, informando o status da resolução. Se "CONCLUIDO" informar que o ticket está em atendimento. Se prioridade for "ALTA", indicar que uma equipe especializada está dando prioridade ao assunto. Se a Categoria for acesso, indicar que o ticket foi finalizado. ```
# FAQ sobre a Zai e Agentes da Zai Aqui estão as dúvidas mais pertinentes sobre a nossa Inteligência Artificial ## Sobre a Zai
Os créditos são cumulativos? Não. Segue o modelo de instâncias (não acumulam).
Como funcionam os créditos da Zai? Como eu gasto 1 crédito? Cada plano de IA possui um número específico de créditos. Para utilizá-los, basta clicar no ícone da IA que você deseja e iniciar a conversa com o CHAT. Cada credito da IA é referente a uma sessão de uso. Essa sessão pode ser: * Uma modelagem, com os seus devidos ajustes, ate que ela finalize. * Um formulário e seus ajustes, até que você termine a construção dele. * O uso do chat até clicar em "novo chat" * Em todos os casos, as sessões também encerram automaticamente ao atingir o tempo de inatividade de 20 minutos.
Quando os créditos da Zai acabam, o que acontece? Nesse momento, quando os créditos acabam, a IA é bloqueada. Neste momento, não há pacotes extras de crédito para venda.
IA aparece para o usuário final? Não. IA não aparece para end-user. Somente para Power-user (criador de aplicativos).
Em todos os casos, as sessões também encerram automaticamente ao atingir o tempo de 20 minutos? As sessões se encerram em 20 minutos de inatividade para os casos de IA for KB, IA for Modeling e IA for Flow. Para a IA for Form, a sessão é reiniciada quando a página passa por um refresh (o navegador é fechado ou a pagina é recarregada) independente do tempo de sessão.
O combo modelagem + formulário consome apenas um ou dois creditos? Depende da forma em que o combo é acionado. Após utilizar a IA for Modeling, existem dois botões de ação. Se o botão de ação escolhido for "salvar e ir para formulário", será consumido apenas um crédito. Se o botão escolhido for "salvar e ver modelagem", serão consumidos dois créditos. Dois créditos também serão consumidos em qualquer situação de modelagem + formulário em que a criação não seja realizada em conjunto, como o primeiro exemplo citado. Criação em momentos diferentes consome créditos separados.
IA cria o primeiro rascunho Na IA for Modeling e na IA for Forms, a IA irá respeitar um tipo de linguagem chamado **linguagem natural.** A linguagem natural usa o aprendizado de máquina para permitir que computadores entendam e se comuniquem com a linguagem humana. A partir disso, quando nós descrevemos o nosso processo ou o nosso formulário, a IA irá traduzir esses comandos em uma sequencia lógica baseada no seu aprendizado e irá transcrever no **primeiro rascunho.** Principalmente na IA for Modeling, quando vamos ajustando o uso, pedindo para que ela acrescente mais etapas, realize ajustes e quaisquer outros comandos, a IA vai aprendendo e se ajustando. No fim, ela cria um rascunho, que pode necessitar de ajustes pontuais sobre algumas tarefas. Esse ajuste do rascunho existe para que o processo seja personalizado para cada necessidade de negócio distinta de nossos clientes.
O que é IA for KB? O IA for KB é a IA que fica disponivel na página principal do ambiente Zeev. Essa IA realiza a consulta do KB (manual do produto) e, via chat, resolve as principais duvidas de funcionalidade da ferramenta.
O que é AI for Modeling? É a IA que faz a modelagem do processo utilizando linguagem natural.
O que é a AI for Form? É a IA que sugere um formulário ideal para o processo.
O que é a IA for Flow (KB + Config + Analytics)? A IA for Flow fica na página da modelagem e possui três chats integrados. Sozinha, ela classifica a duvida e pode apresentar respostas sobre como utilizar melhor o Zeev (KB), como melhorar a modelagem e configuração (config) ou informações sobre o uso do aplicativo (analytics). Não é necessário escolher qual o tipo de chat para realizar a pergunta, basta fazer o questionamento.
Qual a diferença do IA for KB e do IA for flow? O IA for KB é a IA que fica disponivel na página principal do ambiente Zeev. Essa IA realiza a consulta do KB (manual do produto) e, via chat, resolve as principais duvidas de funcionalidade da ferramenta. Já a IA for Flow fica na página da modelagem e possui três chats integrados, onde ela classifica sozinha a duvida e pode apresentar respostas sobre como utilizar melhor o Zeev (KB), como melhorar a modelagem e configuração (config) ou informações sobre o uso do aplicativo (analytics).
Os créditos são por power user ou por ambiente? São por CNPJ, igual instâncias.
## Sobre os Agentes da Zai
A IA aprende com minhas ações e poderá executar aprovações sozinha? Não. A IA não realiza aprovações de forma autônoma com base no seu comportamento. Contudo, se você já possui uma documentação clara das regras de aprovação, é possível configurar um prompt para validar solicitações conforme essas regras. Por exemplo: “Me diga se este reembolso está aprovado com base nas regras x, y e z.”
Caso opte por usar o processamento da Zai, preciso ter uma licença própria do GPT Pro ou utilizarei a infraestrutura já disponibilizada pela Zeev? Utilizará a infraestrutura já disponibilizada pela Zeev. Até o momento, não existe a opção de não usar o processamento da Zai. Todo o processamento do Agente é feito usando nossa infraestrutura.
Quantos campos o Agente da Zai consegue preencher? Atualmente cada agente consegue preencher 30 campos de um formulário.
O Agente da Zai lê imagens? Sim, nosso agente é capaz de ler imagens.
Como ele processa a imagem? É um misto de OCR fulltext, extrai todo o bloco de texto da imagem, do arquivo, e este bloco de texto vai para a IA. A IA vai processar conforme o prompt que você criou. Então, preenche o formulário.
Há algum impedimento em abrir um paralelo na modelagem e ter três, quatro, cinco ou mais Agentes da Zai trabalhando em ações paralelas dentro do mesmo processo? Não.
Se o Agente não conseguir ler o documento, o que acontece? Qual a saída? Se o Agente não atingir o nível de assertividade de leitura de imagens definido pelo usuário (de 0% a 100%) a tarefa do agente será finalizada com status de cancelada. O usuário pode tratar isso via gateways.
É obrigatório utilizar um Agente da Zai separado para cada ação (identificar, extrair e analisar a NF) ou é possível configurar um único Agente para executar todas as três ações, se isso fizer sentido para o processo? Quanto maior a responsabilidade do Agente, maior o risco de alucinação e erros. Agentes grandes com muitas responsabilidades confundem instruções. As boas práticas mundiais indicam agentes pequenos e especialistas.
# Biblioteca de referências de Agentes de IA Aqui estão disponibilizados modelos de referência para adaptar à sua operação Os Agentes de IA reunidos aqui são **modelos de referência** para apoiar diferentes rotinas e necessidades. Eles podem ser usados como testes e/ou ponto de partida para acelerar a criação dos seus Agentes no Zeev. {% hint style="danger" %} É importante observar que cada agente deve ser **ajustado ao cotidiano, aos processos e à linguagem de cada operação**. Os prompts foram pensados como base, mas o melhor resultado vem quando eles são adaptados à sua realidade. {% endhint %} Você pode baixar os arquivos \*.txt e importar dentro do Zeev.
#### Agente de reembolso V1 Nessa primeira versão, nosso Agente de reembolso auxilia no preenchimento de campos de um processo de reembolso: ele organiza as informações recebidas em documento (cupom fiscal, nota fiscal, recibo, invoice) e preenche os campos do processo (sem o uso de tabelas multivaloradas). {% file src="/files/WlO7ttFTB3eOokMNGwZ7" %} #### Agente de reembolso V2 Já em sua V2, o Agente de reembolso auxilia no preenchimento de campos de um processo de reembolso, assim como na V1. Porém aqui ele também organiza as informações recebidas, verifica regras e elegibilidade - tudo isso preenchendo e discriminando os itens do reembolso em uma tabela multivalorada, a partir do limite de dois documentos. {% file src="/files/Mo4p9AyphSQBaoRug1V4" %} #### Agente de reembolso V3 Em sua versão final, o Agente de reembolso realiza todo o trabalho já indicado em V1 e V2, mas aqui, além disso, ele está preparado para ser inserido em um subprocesso - o que permite a leitura e organização dos dados de N documentos. {% file src="/files/k69mL3hJlwY6suv8J4CY" %} #### Agente de triagem de suporte Nosso **Agente de Triagem de Suporte** classifica e direciona chamados recebidos (por exemplo, categoria, urgência e tipo de solicitação), coletando as informações necessárias para entender o caso. Ele também pode responder em **N1** com orientações e respostas iniciais, solucionando dúvidas comuns e encaminhando o que não for resolvido para o próximo nível de atendimento. {% file src="/files/EK9f8426Low4sSL0qomX" %} #### Agente de extração de dados de documentos Aqui, o **Agente de leitura de documentos**, analisa documentos enviados (PDFs e outros formatos contendo dados pessoais como documentos e comprovante de residência), identifica as informações, extrai os dados do conteúdo e organiza os resultados nos campos do formulário para uso no fluxo do processo. {% file src="/files/HHa0REhcnx3HeDVCZ15H" %} #### Agente de triagem de candidatos (RH) Um **Agente de triagem de candidatos** avalia o perfil do candidato com base na descrição da vaga fornecida no prompt, compara competências, experiência e requisitos e retorna o nível de aderência à oportunidade. Além do match com a vaga, ele também entrega comentários objetivos sobre pontos fortes, lacunas e aspectos que merecem atenção na análise pelo RH. {% file src="/files/rf7m1pOkS3AYo49TpwzP" %} #### Agente de vistoria logística O **Agente de vistoria logística** fornecido compara imagens para identificar se os volumes chegaram íntegros ou com avarias, apoiando a validação de recebimento e a sinalização de divergências. A lógica também pode ser expandida para outras análises visuais, como comparação de imagens entre versões, conferência de padrões e detecção de diferenças em diferentes contextos operacionais (exemplo: vistoria de contratos de locação na entrada e na saída). {% file src="/files/vmCTCmnoKOYMRQcubvPf" %} #### Agente Jurídico Disponibilizamos um **Agente jurídico** que analisa contratos para identificar possíveis cláusulas de risco, inconsistências textuais e pontos que merecem atenção na revisão. Além de destacar trechos sensíveis, ele pode propor versões alternativas de cláusulas e sugerir redações mais claras ou alinhadas ao padrão desejado, apoiando a revisão jurídica com mais agilidade e consistência. {% file src="/files/iVcJhgOLHMhcfd0ST1DU" %} ### Quer ver esses e outros agentes em funcionamento? A nossa **Trilha de aprendizagem sobre Agentes de IA** mostra, na prática, como essa tecnologia pode apoiar processos, ampliar produtividade e impulsionar a automação com mais inteligência e controle. Faça a sua inscrição: [**Futuro da Automação - Trilha de aprendizagem em Agentes de IA**](https://universidade.stoque.com.br/checkout/Course/41290) # Traga a sua IA para o Zeev Guia de configuração e boas práticas para integrar modelos de IA aos Agentes Zeev
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🤖 A sua IA dentro do Zeev⛕ Como funciona a arquitetura?💡 Boas práticas▶️ Utilizando um modelo/files/DKnGkJuV490u5526Gkke/pages/urJktWefZ9JVF30fazAv
🔄 Reduzir tarefas repetitivas✅ Qual opção para o seu cenário?🔗 Conectando sua IA no ZeevTreinamento completo/files/WibUDF6FJS1i7TrxJnu7
🖱️ Configuração autoguiada⚙️ Configurando a sua IA/files/AATJPIdQo6qilnJO4htm/pages/l66qtfuYrUCrBB5IGrYS
🤖 O que é o "Traga a sua LLM" para o Zeev?Acesse o FAQ completo/files/unMot7J6XI1DvuPsL4dY/pages/FEb4gcYntITUfsLwObSk
# A sua IA dentro do Zeev Traga o seu próprio modelo de IA para dentro do Zeev ## Visão geral O "Traga a sua IA para o Zeev" permite que você utilize seus próprios modelos de IA dentro do Zeev. Os agentes e fluxos continuam sendo executados na plataforma, mas você escolhe o provedor do modelo de IA utilizado. Com essa funcionalidade, sua empresa pode utilizar modelos de Inteligência Artificial já contratados junto a provedores como OpenAI, Google, Anthropic, AWS Bedrock ou outros, diretamente dentro dos Agentes de IA do Zeev. Em outras palavras: * O Zeev continua fornecendo os processos, agentes e automações. * Você fornece o modelo de IA que deseja utilizar. * O consumo deixa de utilizar créditos de IA do Zeev e passa a ser contabilizado diretamente pelo provedor escolhido pelo cliente. {% hint style="info" %} A Zai, modelo de Inteligência Artificial nativo do Zeev, continua disponível por meio da aquisição de créditos específicos para a execução de Agentes de IA. O "Traga a sua IA para o Zeev" é um recurso e oportunidade paralelo aos créditos nativos. {% endhint %} ## Quando faz sentido trazer sua LLM para o Zeev? A funcionalidade é especialmente recomendada se a sua organização: ✅ Já possui contrato com provedores de IA. ✅ Deseja maior governança sobre token e custos. ✅ Precisa escolher modelos específicos para determinados cenários. ✅ Possui preocupações com privacidade e gerenciamento dos dados. ✅ Possui equipe técnica capaz de administrar chaves e provedores de IA. ## Como funciona a arquitetura? Com a Zai, IA nativa do Zeev
Com a sua IA no Zeev
## Pré-requisitos para a sua IA no Zeev * Ambiente Zeev com a funcionalidade habilitada. * Um modelo de IA contratado. * Uma chave de API válida. * Permissão para utilização da API. ## Boas práticas Sua chave de API deve ser tratada como um segredo corporativo, por isso: não compartilhe por e-mail, chat ou mensagem e também não exiba a sua chave em treinamentos gravados. Configure limites financeiros de consumo dentro do seu provedor (a grande maioria dos provedores tem essa opção nativamente) e, se possível, para uma melhor governança, utilize chaves específicas por equipe, departamento ou ambiente. ## Modelo alternativo (contingência) É possível cadastrar um modelo alternativo. Esse modelo será utilizado caso o principal fique indisponível. {% hint style="warning" %} Note que só é possível cadastrar um modelo alternativo se houver **mais de um** modelo cadastrado. {% endhint %} ## Utilizando um modelo em um Agente Após cadastrar a sua IA, a [**configuração do Agente de IA**](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-agente-de-ia/como-criar-agentes-de-ia#configurando-agentes-de-ia) segue normalmente. Porém ao Editar o Agente, em "Configurações" é preciso selecionar o Agente desejado para executar as tarefas nas quais ele está vinculado.
#### Limitações importantes Atualmente, utilizar uma LLM própria **não altera os limites do Zeev para agentes**. Permanecem os limites então vigentes: * Até 10000 caracteres para prompts * Até 2 arquivos * Até 5 MB por arquivo * Até 30 páginas por documento *** Acesse ao treinamento completo na Universidade Voltar ao menu do tema # Conectando o seu modelo de IA Exemplos práticos da conexão do seu LLM ### Reduzir tarefas repetitivas Neste primeiro conteúdo em vídeo trazemos uma introdução sobre as possibilidades de uso com as tarefas de Agentes de IA. {% embed url="" %} *** ### Qual a melhor opção para o seu cenário? Utilizar a IA nativa no Zeev (a Zai) ou trazer a sua inteligência artificial para executar tarefas? Aqui respondemos à essa pergunta e oferecemos exemplos para que você consiga realizar uma análise assertiva sobre cada caso de uso e qual definir na sua organização. {% embed url="" %} *** ## Usando a sua IA para automatizar um processo Veja como é simples realizar a configuração de uma LLM e como é simples utilizá-la no funcionamento de um Agente de IA. {% embed url="" %} {% hint style="info" icon="user-robot" %} Para saber como configurar um Agente de IA, acesse o conteúdo [Como criar Agentes de IA](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-agente-de-ia/como-criar-agentes-de-ia#configurando-agentes-de-ia) {% endhint %} *** {% hint style="warning" icon="graduation-cap" %} Para mais conteúdos em vídeo sobre o item, [**acesse o treinamento**](https://universidade.stoque.com.br/checkout/Course/41989). {% endhint %} {% hint style="info" %} Para mais informações, acesse nossas políticas de [**Privacidade e Termos de Uso para Recursos de Inteligência Artificial**](https://central.zeev.it/items/privacidade-para-recursos-de-inteligencia-artificial) {% endhint %} *** Acesse ao treinamento completo na Universidade Voltar ao menu do tema # Configurando o seu modelo Como configurar a sua IA dentro do Zeev {% @arcade/embed flowId="1tWTfSzTt7VAoSZwvb5a" url="" %} ## Como configurar o seu modelo Acesse a área dos "**Modelos de IA**", onde é possível criar e gerenciar os modelos criados. Selecione um modelo já criado ou a opção "Criar moledo" para adicionar um novo. Preencha dos dados solicitados e clique para salvar o modelo. {% hint style="info" %} Antes de Salvar seu modelo, é possível testá-lo, para se certificar que a sua chave (API Key) e Identificador do modelo estão corretos. {% endhint %} *** Acesse ao treinamento completo na Universidade Voltar ao menu do tema # FAQ Perguntas mais frequentes sobre o "Traga a sua LLM" para o Zeev
O que é o "Traga a sua LLM" para o Zeev? O "Traga a sua LLM" permite que você utilize seus próprios modelos de IA dentro do Zeev. Os agentes e fluxos continuam sendo executados na plataforma, mas o modelo de IA utilizado pode ser fornecido por você.
Qual problema o "Traga a sua LLM" resolve para mim? Ele atende você caso já possua contratos com provedores de IA e deseje utilizar esses modelos dentro do Zeev, se utilizando de uma governança já existente e aproveitando os investimentos que você já realizou.
O que é a chave de API que preciso fornecer? É uma credencial de autenticação fornecida pelo provedor de IA. Na prática, você pode compará-la a uma senha que permite ao Zeev acessar o modelo que você contratou.
Sou eu quem deve gerar e fornecer a chave de API? Sim, a responsabilidade é sua. Normalmente, a geração da chave é realizada pela sua equipe de TI ou pelo responsável pela administração do provedor de IA utilizado pela sua empresa.
O Zeev vai gerar ou administrar a minha chave de API? Não. O Zeev apenas recebe a chave que você fornece para realizar a conexão com o provedor escolhido. A gestão da chave permanece sob sua responsabilidade.
Posso cadastrar mais de um modelo de IA? Sim, você pode cadastrar diversos modelos e identificá-los com nomes diferentes, o que facilita o uso em cenários específicos, departamentos ou tipos distintos de processamento.
Existe algum limite para a quantidade de modelos que posso cadastrar? Para isso, consulte mais informações sobre o seu plano.
O que é o modelo alternativo (contingência) que posso configurar? É um segundo modelo que você pode associar ao principal. Caso o modelo principal apresente falha ou indisponibilidade, o sistema poderá utilizar o modelo alternativo que você configurou previamente.
Quais provedores tenho disponíveis nativamente? Você já pode contar com um rol de provedores que inclui OpenRouter, Anthropic, Google, Bedrock e modelos locais, além da possibilidade de apontar o seu próprio provedor.
Posso utilizar um provedor que não está na lista padrão? Sim, você pode usar a opção "Próprio", que permite conectar provedores ou modelos que não estejam na lista padrão de integrações disponibilizada pela plataforma.
O que acontece com os meus créditos de IA do Zeev quando eu uso minha própria LLM? Nesse cenário, o seu consumo deixa de utilizar os créditos de IA do Zeev e passa a ser cobrado diretamente pelo seu provedor de IA.
Meus agentes mudam quando eu utilizo uma LLM própria? Não. O fluxo de criação e utilização dos seus agentes permanece praticamente o mesmo. A principal alteração é a seleção do modelo de IA que será utilizado pelo agente.
O Zeev valida se a minha chave de API está correta? Sim, há uma funcionalidade de teste que verifica se a conexão com o seu provedor foi realizada corretamente antes que o modelo seja salvo.
Posso usar qualquer modelo para imagens, documentos e áudios? Não. Cada modelo possui capacidades específicas. Alguns aceitam apenas texto, enquanto outros suportam imagens, documentos ou visão computacional. Você deve escolher o modelo correto de acordo com a necessidade do seu caso de uso.
O que eu preciso ter para utilizar a minha LLM no Zeev? Você deve: 1. possuir um modelo de IA contratado; 2. ter acesso à geração da chave de API; 3. entender qual capacidade precisa (texto, imagem, documento etc.); 4. ter familiaridade com o uso dos agentes do Zeev; e 5. solicitar a ativação da funcionalidade no seu ambiente, já que ela vem desabilitada por padrão.
Posso utilizar um modelo próprio, hospedado por mim mesmo? Sim! É possível criar um modelo com provedor próprio e/ou hospedado por você, também. Geralmente esse é um caso muito específico onde você pode utilizar modelos open source e/ou desenvolver seu próprio modelo especialista em seu contexto e hospedá-lo em sua própria infraestrutura, sem depender de um provedor terceirizado. Contudo, vale salientar que o rol de modelos que você pode selecionar e utilizar nessa alternativa é limitado. Você não pode, por exemplo, rodar um modelo do Claude localmente. Um exemplo comum é usar um modelo Llamma local, ou algum chinês.
Existe um limite de arquivos quando eu uso um modelo próprio? Sim, existe, mas essa limitação é principalmente uma questão de contexto, ou seja, do tamanho máximo de caracteres ou tokens que o modelo consegue processar em uma requisição. Esse limite varia de modelo para modelo: alguns LLM aceitam contextos grandes, outros bem pequenos. Se você adicionar arquivos muito grandes ou muitos arquivos que ultrapassem esse limite, o processo pode travar e gerar ocorrências no sistema. Os limites atuais da plataforma: até 10000 caracteres para o prompt, 2 arquivos, 5 MB por arquivo e 30 páginas por documento.
Quais cuidados devo ter com a minha chave de API? Você deve tratar sua chave de API como uma senha (só que ainda mais sensível!), já que, se vazada, pode causar prejuízos muito maiores. Existem vírus especializados em roubar chaves de API de LLMs, e sem controle adequado isso pode gerar um vazamento de uso de tokens com prejuízos financeiros. Por isso, você nunca deve mostrar sua chave de API em gravações, reuniões ou documentos, e sempre deve delimitar um volume máximo de créditos disponíveis ao criar uma chave.
Vou poder usar LLMs com suporte a visão computacional? Sim, você poderá. Isso abre diversas novas oportunidades para você.
Agora, com mais opções, a configuração do meu Agente ficou mais complexa? Na verdade, você tem agora uma opção mais completa, não mais complexa. Se você quer comodidade e, por vezes, não tem todo o conhecimento técnico, ou não quer lidar com isso, nós cuidamos disso pra você! Agora, se você tem uma necessidade mais avançada, possui equipe de TI, gerencia chaves de API, quer usar modelos específicos, tem alto volume, quer dividir tarefas por modelos distintos, você pode trazer sua própria chave de API.
Qual o modelo de LLM a Zeev recomenda para uso? Não adotamos a prática de recomendação, pois nem todos os modelos e provedores são necessariamente aplicáveis aos contextos específicos. Contudo, até o momento é consenso que os modelos da OpenAI, da Anthropic ou do Google, em geral, são os mais completos e aceitam visão computacional.
O que é o OpenRouter e como ele pode me ajudar? O OpenRouter funciona como um provedor intermediário, que oferece centenas de modelos de inteligência artificial hospedados por dezenas de provedores ao redor do mundo. Você se conecta uma única vez a ele, e ele roteia suas requisições para os outros provedores (incluindo um custo adicional sobre os tokens por isso). O principal benefício para você é a facilidade de gerenciar suas conexões e chaves de API de forma centralizada, em um só lugar, sem precisar abrir conta separada na OpenAI, na Anthropic ou no Google. Você faz apenas uma conta no OpenRouter, que também permite conexão com modelos chineses, hospedados ou não por empresas chinesas.
*** Acesse ao treinamento completo na Universidade Voltar ao menu do tema # Introdução à Fórmula Zeev A Fórmula Zeev é um conjunto de práticas, métodos e ferramentas que visam congregar as melhores estratégias de projeto de criação de aplicativos usando o Zeev ## Visão geral **A Fórmula Zeev é um conjunto de práticas, métodos e ferramentas que visam resumir as melhores estratégias de projeto de criação de aplicativos usando o Zee**v. Esse corpo de conhecimento foi desenvolvido ao longo de mais de 18 anos de projetos em centenas de organizações e milhares de horas de consultoria. Essa fórmula pode ser utilizada como guia para projetos, assim como uma referência para clientes e parceiros desenvolverem seu próprio *roadmap* para o sucesso. ## O que inclui a Fórmula Zeev A Fórmula Zeev é composta por duas partes. **O primeiro roteiro é de** [**configuração geral do sistema**](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais)**,** para a empresa que está começando a usar o Zeev pela primeira vez. É um conjunto de boas práticas, dicas, passo a passo e definições para configurar, planejar e organizar o sistema para uso. Em geral, essas atividades são definidas e organizadas logo no início, somente uma vez. **Se você está iniciando a implementação agora, comece por aqui.** **O segundo roteiro é de** [**criação de aplicativos**](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo)**.** Trata-se de um passo a passo e conjunto de melhores práticas para conduzir projetos de concepção e criação de novos aplicativos. Você pode executar esses roteiros diversas vezes, uma para cada projeto de automatização de sua empresa. ## Para quem é esse material **Nem toda a organização utilizando Zeev precisa ter uma metodologia formal de implementação ou conhecer a Fórmula Zeev em detalhes.** Essa fórmula, assim como suas derivações, é indicada, em geral, para organizações que: * Planejam ter um número elevado de aplicativos interdepartamentais automatizados (dezenas / centenas);
* Planejam desenvolver um Centro de Excelência de Automatização Low-Code, congregando boas práticas e políticas de governança;
* Possui uma equipe multidisciplinar de implementação;
* Possuem muitos interlocutores e unidades funcionais demandantes.
* Planejam implementar aplicativos de missão-crítica, sem os quais a organização pode ter seu funcionamento extremamente prejudicado; **Pequenas organizações ou implementações pontuais podem sempre se beneficiar das boas práticas, mas não necessitam, em geral, formalizar uma metodologia base de trabalho.** ## **Como ler e consumir esse material** Você pode ler e consumir esse material de duas maneiras: * Sequencialmente, um artigo após o outro, através do sistema de navegação ao final da página.
![](/files/ZdWFmcYHkcYXTbgetesZ) * Ou acessando diretamente um determinado artigo, e navegando pelos links disponibilizados. ![](/files/FLwCUydMmuO3kNkkb8AQ) # Princípios ágeis A Fórmula Zeev não é baseada ou depende de qualquer método ágil, mas é fortemente influenciada pela filosofia e princípios ágeis. ## Seja ágil [Metodologias ágeis](https://pt.wikipedia.org/wiki/Desenvolvimento_%C3%A1gil_de_software) são um conjunto de métodos, ferramentas, técnicas e práticas para gestão de projetos que visam oferecer mais rapidez, eficiência e flexibilidade na entrega de resultados. As metodologias ágeis são fortemente baseadas no [Manifesto Ágil](https://agilemanifesto.org/), um conjunto de [princípios ](https://agilemanifesto.org/principles.html)e valores assinados em 2001 por diversos *experts* do setor. O conteúdo desse Manifesto impactou e ainda impacta fortemente projetos de tecnologia e de gestão no mundo todo. Sob o ponto de vista de aplicações de softwares, o Manifesto Ágil prega: * Ferramentas e processos são importantes, mas é mais importante ter pessoas competentes trabalhando juntas de forma eficiente.
* Uma boa documentação é útil para ajudar pessoas a entender como o software é criado e como usá-lo, mas o ponto principal do desenvolvimento é criar o software, não a documentação.
* Um contrato é importante mas não é um substituto para um trabalho próximo aos clientes para descobrir o que eles precisam.
* Um plano pré-estabelecido é importante, mas não deve ser muito rígido para acomodar mudanças na tecnologia ou no ambiente, as prioridades das partes interessadas e a compreensão das pessoas sobre o problema e sua solução. ### Incremental e Iterativo **Um projeto ágil utiliza uma abordagem de planejamento incremental e iterativa.** Diferentemente do método tradicional em que se define e se documenta detalhadamente todas as fases do início ao fim do projeto, no ágil isso é feito em pequenas partes, chamadas **iterações**. ![](/files/E0Sq4zuMxDQH4tBxG6nQ) Um iteração significa um ciclo de repetição e acúmulo de experiências. Existem dezenas de **métodos** que implementam a filosofia ágil, tais como: * [Scrum](https://pt.wikipedia.org/wiki/Scrum) * [Kanban](https://blog.zeev.it/kanban/) * [XP](https://pt.wikipedia.org/wiki/Programa%C3%A7%C3%A3o_extrema) * Etc. **A Fórmula Zeev não é baseada ou depende de qualquer um desses métodos, mas é fortemente i****nfluenciada pela filosofia e princípios ágeis****.** **Isso significa que você pode usar Scrum, Kanban, XP ou qualquer outro método ágil, seguindo o padrão de sua organização.** # Definir papéis A criação de um aplicativo no Zeev pode envolver uma série de papéis e responsabilidades. ## Visão geral A criação de um aplicativo no Zeev pode envolver uma série de papéis e responsabilidades. Não é necessário que todo o projeto tenha todos esses papéis, e muitas vezes a mesma pessoa desempenhará mais de um papel. **Power Users** * [Dono do aplicativo](#dono-do-aplicativo-app-owner) * [Desenvolvedor cidadão](#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) * [Desenvolvedor profissional](#desenvolvedor-profissional-professional-developer) * [Sustentação](#sustentacao-operations) **End users** * [Cliente](#clientes-customers) * [Ator](#atores-performers) Temos, ainda, os [Stakeholders](#stakeholders) A seguir, uma breve descrição de cada papel e uma indicação dos manuais e treinamentos mínimos que cada profissional deve fazer. ## Power users Os Power Users são pessoas com poderes administrativos da ferramenta e responsáveis pela criação de aplicativos e manutenção geral dos cadastros. Usam intensamente Zeev todos os dias, exploram e conhecem todos os recursos. Dentro do sistema, podem ser [superadministradoras ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)ou simplesmente pessoas com [permissões especiais administrativas](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) em determinado módulo. São também responsáveis por integrações com outros sistemas. ### Dono do aplicativo (*App owner*) ![](/files/2u9tGbnc3s6cH4qQvHmO) **O dono do aplicativo tem a responsabilidade pela prestação de contas pelo desenho, execução e desempenho do processo executado pelo aplicativo.** Sua participação é fundamental nas fases iniciais do projeto, pois ele irá tomar decisões, definir e encaminhar assuntos que podem impactar na automação. Uma vez que o aplicativo esteja pronto, em uso, o dono do aplicativo é o principal responsável por medir indicadores e propor melhorias. Em aplicativos departamentais, o dono do aplicativo geralmente é o gerente funcional da área. Em aplicativos interdepartamentais, que permeiam muitos setores e times, esse papel pode ser mais difícil de definir. Se o aplicativo for muito importante, pode ser um gestor específico para esse fim. Em outros casos, pode ser o gestor mais impactado pelo aplicativo. #### Manuais {% content-ref url="/pages/Ia6ML7Y2SWrXC6ABv02C" %} [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtlQl4G8bMBMYo-ZO3" %} [Monitorar relatórios e indicadores](/zeev/gestao-de-solicitacoes-em-andamento/como-gerenciar-o-controle-de-acesso-dos-relatorios-e-paineis) {% endcontent-ref %} ### Desenvolvedor cidadão (*Citizen developer*) ![](/files/VC3H7skdFoaTdgsdhdh0) **O desenvolvedor cidadão é o principal ator e protagonista do desenvolvimento, construção e automação no Zeev.** O desenvolvedor cidadão possui habilidades técnicas para desenhar o fluxo de atividades que serão realizadas dentro do aplicativo. Ou seja, por meio de elementos gráficos e do desenho de um fluxograma o aplicativo será criado. O desenvolvedor cidadão não precisa entender de codificação. \ Além de capacidades analíticas e de grande conhecimento do uso do Zeev, o desenvolvedor cidadão deve possuir um bom relacionamento e comunicação com o [dono do aplicativo](#dono-do-processo-process-owner) e com os [*especialista de domínio.*](#especialista-de-dominio-subject-matter-expert) O desenvolvedor cidadão não precisa ter conhecimentos técnicos de programação, na medida em que suas atividades serão focadas em regras de negócio e uso do Zeev em sua camada de configuração. Em resumo, o desenvolvedor cidadão precisa ter ou desenvolver as seguintes capacidades e conhecimentos: * Mapeamento e modelagem de processos; * [BPMN](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos#o-que-e-bpmn); * Tudo sobre o Zeev; * Visão analítica; * Conhecimentos em melhoria contínua; * Conhecimentos em gestão ágil de projetos; * Excelente capacidade de organização; * Excelente capacidade de comunicação; Você pode entender mais sobre esse papel no artigo de nosso blog. #### Manuais {% content-ref url="/pages/Ia6ML7Y2SWrXC6ABv02C" %} [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDQl\_-OYnHrriQaezFl" %} [Pessoas e permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDte1Vt5iwwbcIwhO9W" %} [Criar aplicativos](/zeev/como-construir-processos/o-que-sao-aplicativos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtlQl4G8bMBMYo-ZO3" %} [Monitorar relatórios e indicadores](/zeev/gestao-de-solicitacoes-em-andamento/como-gerenciar-o-controle-de-acesso-dos-relatorios-e-paineis) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtqB\_HgtD0rZ6g-5Z-" %} [Configurações de apoio](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/central-de-ajuda-do-zeev) {% endcontent-ref %} ### Desenvolvedor profissional (*Professional developer*) ![](/files/eZJ6p5mT2UdLYItSXr0h) **O desenvolvedor profissional é um profissional com conhecimento técnico especializado que irá ajudar o** [**desenvolvedor cidadão**](#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) ** em atividades técnicas que envolvam codificação.** Nem todo o projeto necessita de um desenvolvedor profissional, pois nem todo o aplicativo terá requisitos técnicos que envolvam a programação de códigos. Grande parte poderá ser criado pelo desenvolvedor cidadão por meio da tecnologia low-code. No limite, caso o projeto necessite, esses são os conhecimentos que comumente um desenvolvedor profissional poderá colaborar: * Integração de sistemas usando RESTFul e JSON; * Programação de interações em formulários com Javascript; * Conhecimento de APIs e funcionamento geral do Zeev; Seguindo nossa fórmula, o desenvolvedor profissional geralmente não precisará participar de todo o projeto de construção do aplicativo. Ele receberá uma lista de requisitos pronta do desenvolvedor cidadão, com os itens que precisam ser desenvolvidos. #### Manuais {% content-ref url="/pages/Ia6ML7Y2SWrXC6ABv02C" %} [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDte1Vt5iwwbcIwhO9W" %} [Criar aplicativos](/zeev/como-construir-processos/o-que-sao-aplicativos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtxhflxP4jZDoImmdb" %} [Customizar](/zeev/customizacoes/customizacoes-de-formulario) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MD6A3h\_6QOa6IAX4ihJ" %} [Integrações](/zeev/integracoes/o-que-e-preciso-para-fazer-integracoes) {% endcontent-ref %} ### Sustentação (*Operations*) ![](/files/DFCJfxt5FqGUEU3k7hFm) **A equipe de sustentação** **é responsável pela manutenção dia a dia do aplicativo. Geralmente, esse papel é desempenhado pela equipe de service desk / suporte da organização, ou por um time especialista dessa equipe.** A equipe de sustentação não precisa participar da fase de concepção e desenvolvimento do produto. Porém, é fundamental que, junto com a fase de publicação do aplicativo, a equipe de sustentação seja acionada e, formalmente, seja feito o repasse e passagem de conhecimento geral do aplicativo. *A* equipe de sustentação também não irá fazer manutenções ou mudanças nos aplicativos que já estão publicados ou em uso. Isso continua como responsabilidade do desenvolvedor cidadão, em iterações futuras do aplicativo. A equipe de sustentação fica responsável pela manutenção dos cadastros acessórios necessários para manter os aplicativos funcionando, tais como: * Definir e manter [permissões de acessos](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes); * Definir e manter [pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios); * Ativar e desativar pessoas; * Alterar [times ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times)e [posições](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes), modificando os responsáveis por tarefas; * Tirar dúvidas gerais de uso Zeev; #### Manuais {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDQl\_-OYnHrriQaezFl" %} [Pessoas e permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtlQl4G8bMBMYo-ZO3" %} [Monitorar relatórios e indicadores](/zeev/gestao-de-solicitacoes-em-andamento/como-gerenciar-o-controle-de-acesso-dos-relatorios-e-paineis) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtqB\_HgtD0rZ6g-5Z-" %} [Configurações de apoio](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/central-de-ajuda-do-zeev) {% endcontent-ref %} ## End users Os End Users são pessoas que realizam operações básicas e específicas do sistema. Abrem solicitações, executam tarefas e eventualmente consultam algum relatório. ### Clientes (*Customers*) ![](/files/zyl4zfAszyL7VC7QVxw0) **Os clientes do aplicativo** **são as pessoas que poderão, futuramente, abrir solicitações e realizar pedidos ao aplicativo.** Os clientes podem - e devem , sempre que possível - participar da fase de mapeamento e construção do aplicativo. Quanto mais oportunidades você tiver de contar com a visão do cliente final do aplicativo, mais assertivo será seu produto final. #### Manuais {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} ### Atores (*Performers*) ![](/files/Ed4ESVQJQrRALFOIfKxc) **Os *****atores***** são as pessoas que irão receber e executar as tarefas futuras do aplicativo. São eles que fazem o processo acontecer no dia-a-dia.** Contar com a participação dos atores no mapeamento e construção do aplicativo é sempre importante; iniciativas *bottom-up*, construídas colaborativamente com quem irá usar o produto no dia-a-dia sempre têm mais chances de sucesso do que iniciativas *top-down*, definidas isoladamente pelo [dono do aplicativo](#dono-do-processo-process-owner) ou pelo [desenvolvedor cidadão](#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer). Além disso, a co-criação permite que os atores tenham uma noção melhor do aplicativo como um todo, e consigam ver a importância de sua parte isolada na geração de valor final. Obviamente, os atores não precisam participar de todas as reuniões e acompanhar todos os passos. #### Manuais {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtlQl4G8bMBMYo-ZO3" %} [Monitorar relatórios e indicadores](/zeev/gestao-de-solicitacoes-em-andamento/como-gerenciar-o-controle-de-acesso-dos-relatorios-e-paineis) {% endcontent-ref %} ## *Stakeholders* ***Stakeholders*** significa público estratégico e descreve todas as pessoas ou "grupo de interesse" que são impactados pelas ações do projeto de automação. Na prática, os seguintes papéis são considerados *stakeholders*: * [Dono do aplicativo](#dono-do-processo-process-owner) * [Cliente](#undefined-1) * [Atores](#atores-performers) * [Sustentação](#desenvolvedor-profissional-professional-developer-1) # Configurações iniciais É um conjunto de boas práticas, dicas, passo a passo e definições para configurar, planejar e organizar o sistema para uso. ## Visão geral A configuração geral do sistema é indicada para a empresa que **está começando a usar o Zeev pela primeira vez.** É um conjunto de boas práticas, dicas, passo a passo e definições para configurar, planejar e organizar o sistema para uso. Em geral, essas atividades são definidas e organizadas somente uma vez. # Configurar visualmente O menu "Configurar" do Zeev permite que pessoas autorizadas possam modificar configurações gerais de funcionamento da ferramenta que impactam no visual da ferramenta. ## Visão geral O menu "**Configurar**" do Zeev permite que pessoas autorizadas possam modificar configurações gerais de funcionamento da ferramenta que impactam no visual da ferramenta. **Com isso, você pode trazer a identidade visual da sua empresa para o Zeev.** Essa ferramenta é acessível somente por [superadministradores](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer). Veja algumas dessas configurações: ![Menu "Configurações" do Zeev](/files/8ecXPDC3ziRetB4aKy59) ### **Nome de sua empresa** O nome da empresa aparecerá na barra de título do navegador, em comunicações por e-mail e outras notificações do Zeev. ### **Logotipo** Carregue aqui o logotipo de sua empresa, nos formatos .GIF, .PNG ou .JPG. O logotipo irá aparecer no topo do Zeev. ### **Esquema de cores** Escolha o tema de cores utilizado no Zeev. O tema irá alterar as cores de menu e outros detalhes de apresentação. ### **Código customizado** Se nenhum esquema de cores disponível for compatível com sua organização, um desenvolvedor pode incluir códigos CSS totalmente customizados que modifiquem a aparência de qualquer elemento da tela. {% hint style="danger" %} Atenção: os códigos customizados aqui são executados em todas as páginas do sistema. Leve em consideração isso ao criar scripts que executem operações específicas em uma página específica. Avalie seus códigos em relação a performance e segurança. {% endhint %} # Definir formas de autenticação Essa etapa consiste em definir como as pessoas de sua organização irão se autenticar no Zeev. ## Visão geral Essa etapa consiste em definir **como as pessoas de sua organização irão se autenticar no Zeev**. Existem diversas formas possíveis de se autenticar. As formas disponíveis, assim como a forma definida para você se autenticar, **dependerão da versão e tipo de licenciamento do produto.** É possível dentro de um mesmo ambiente possuir diferentes pessoas com diferentes formas de autenticação. Por exemplo, você pode definir que as pessoas internas à sua organização irão se autenticar por SSO, e os clientes externos com um usuário e senha. É importante destacar que a estratégia e definição da forma de autenticação não está relacionada a carga, importação e sincronização de dados de pessoas no sistema; isso será visto nos próximos capítulos. ## O que é SSO SSO é uma sigla do inglês para Single Sign-on, que em tradução livre para o português significa “Login único”. Trata-se de uma tecnologia que combina várias telas de login de aplicativos diferentes em um só. Logo, permite que a pessoa insira suas credenciais, como nome de usuário e senha, apenas uma única vez. O login com SSO é um método que objetiva a segurança do acesso e, desse modo, visa proteger os dados das pessoas, dos sistemas e dos softwares envolvidos no processo de identificação de informações e de liberação de acesso. ![Página de login do Zeev](/files/6YfPmYQMjd2vIHQcYKWq) Atualmente, suportamos os seguintes provedores SSO: * Google * Microsoft Office 365 Isso significa que as pessoas de sua organização poderão entrar no Zeev usando as mesmas credenciais de e-mail de autenticação e senha dos provedores acima. ## Formas padrão de autenticação ### **Somente via SSO** {% hint style="info" %} **Dica:** essa é a forma de autenticação preferida. É a mais segura e a mais fácil para as pessoas usarem o sistema. Além disso, uma vez que a pessoa seja desligada ou bloqueada do provedor SSO, automaticamente não consegue mais se autenticar no Zeev. {% endhint %} Nesse caso a pessoa poderá autenticar no sistema usando **somente** os provedores de SSO. Nós não armazenaremos a senha. A pessoa irá utilizar o mesmo endereço de e-mail e senha utilizados para autenticar nos provedores corporativos de SSO. Nessa situação, a política de segurança de senha, retenção, bloqueio, reuso é definida pelo SSO, e não pelo Zeev. Para utilizar esse recurso, é necessário que: * O campo "E-mail de autenticação / Usuário" do cadastro da pessoa no Zeev seja preenchido com o endereço de e-mail corporativo utilizado no provedor SSO; * O campo "Autenticação" seja preenchido com o valor "Somente SSO"; ![Configuração: autenticação somente via SSO](/files/C2cavjXZDozVh8rT5AfU) Para mais detalhes sobre a autenticação realizada exclusivamente via SSO assista ao vídeo abaixo. {% embed url="" %} ### **Senha armazenada no próprio Zeev ou SSO** Nesse caso a pessoa poderá acessar o sistema usando uma senha armazenada no Zeev **OU** então através do SSO corporativo. #### Próprio Zeev No primeiro caso, a senha será armazenada dentro de nossa plataforma, de maneira segura. Nós poderemos implementar recursos de segurança para assegurar que você defina uma senha complexa, com números e caracteres. Por padrão, o Zeev obriga que a senha tenha no mínimo 8 caracteres, com pelo menos uma letra e um número. Esse padrão, assim como as regras abaixo, podem ser alterados: * Regra para definir a idade máxima da senha, momento a partir do qual o usuário será obrigado a trocar sua senha; * Regra para definir a quantidade máxima de caracteres iguais da nova senha em comparação com a senha atual; * Regra para definir o número máximo de senhas alteradas até que se possa usar uma senha antiga novamente; * Regra para definir a quantidade limite de logins sem sucesso para a conta ser bloqueada; Para alterar uma dessas regras para o seu ambiente, entre em contato com nosso suporte técnico. #### Single Sign-On Google ou Microsoft No segundo caso, a senha é armazenada pelo seu provedor SSO, conforme regras descritas acima. Observe que, nesse caso, ao contrário da opção "Somente SSO", a pessoa poderá ter uma senha no Zeev e, ao mesmo tempo, autenticar-se usando o provedor SSO. **Por isso, se ela for desligada ou bloqueada no SSO, ainda assim poderá continuar entrando no Zeev, usando sua senha pessoal específica.** ![Configuração: autenticação via SSO ou senha armazenada no Zeev](/files/iPTkBTKSLiQfsqUt0M9I) ### **Senha armazenada na rede da empresa / LDAP / AD** {% hint style="info" %} Esse recurso está disponível em versões específicas do produto {% endhint %} Nesse caso, sua senha é armazenada pelo repositório central de usuários da rede da sua empresa. Você usará o mesmo usuário e senha que utiliza para se autenticar no seu computador, rede ou VPN. Nós não armazenaremos sua senha. Nessa situação, a política de segurança de senha, retenção, bloqueio, reuso é definida pelo **LDAP / AD**. {% hint style="info" %} O uso da forma de autenticação Rede / LDAP / AD é suportado somente com UM servidor de diretório, não sendo possível autenticar com múltiplos ADs.\ O uso dessa forma de autenticação pode estar restrito conforme o plano contratado, para mais informações de disponibilidade consulte o site {% endhint %} ### Autenticação externa {% hint style="info" %} :unlock: Esse recurso é disponível no plano Advanced do Zeev. Consulte para mais detalhes. {% endhint %} A autenticação externa permite que as pessoas autentiquem no Zeev através da sua plataforma, sem precisar informar novamente as credenciais de acesso no Zeev. Imagine que uma instituição de ensino possua um portal do aluno, e deseja que esse aluno consiga enviar solicitações em aplicativos no Zeev sem precisar sair do seu portal e autenticar em outra plataforma. Com a autenticação externa, ele poderá navegar nas duas plataformas de forma transparente e sem precisar digitar os dados de acesso novamente. Acesse a configuração completa abaixo: {% content-ref url="/pages/TytbmqLV65tKfAF6eGsU" %} [Como configurar a autenticação externa (JWT)](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/definir-formas-de-autenticacao/como-configurar-a-autenticacao-externa-jwt) {% endcontent-ref %} # Como configurar a autenticação externa (JWT) Conecte o Zeev via JWT, garantindo que o token seja válido e armazenado com segurança para proteger o acesso. {% hint style="info" %} :unlock: Esse recurso é disponível no plano Advanced do Zeev. Consulte para mais detalhes. {% endhint %} ## O que é JWT? JWT (JSON Web Token) é um padrão (RFC 7519) para representar de forma compacta e segura informações entre partes como um objeto JSON. Aqui, na realização do login, é usado quando é necessário realizar um login no Zeev através de outro sistema/portal/plataforma integrada ao Zeev. ## Passo a passo para usar a autenticação externa * É necessário possuir o plano Advanced do Zeev e solicitar a habilitação do login por JWT junto ao [time de suporte](/zeev/outras-informacoes/sobre-suporte-tecnico); * As pessoas devem ser cadastradas no Zeev através das [formas de cadastro disponíveis](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-carga-inicial-de-pessoas), sendo associadas ao tipo de autenticação "Somente via autenticação externa JWT". ### Localizar token para configurar a autenticação externa Acesse o menu Configurar e, com a opção da autenticação externa JWT habilitada, sua chave secreta constará no item abaixo.
### Como configurar a autenticação externa Você deve customizar seu sistema/plataforma para integrar ao Zeev. Com a chave secreta em mãos, na plataforma/sistema, gere o Token JWT conforme a tabela de requisitos abaixo: #### Cabeçalho/Header
ParâmetroTipoDescriçãoValores aceitos
algStringAlgoritmo utilizado no tokenSomente “HS256”
typStringTipo do token (ex.: JWT). Somente “JWT”
#### Carga/Payload
ParâmetroTipoDescriçãoValores aceitos
usernameStringLogin do usuário conforme cadastro da pessoa no Zeev, no campo “E-mail para autenticação / Usuário”String de até 50 caracteres.
iatNumericDate (Timestamp)IssuedAt, identifica a hora em que o token foi gerado. Timestamp do momento da requisição.
expNumericDate (Timestamp)Expiration Time, identifica a hora em que o token deve expirar.Deve ser preenchido com a data de geração do token adicionado de alguns minutos (ex.: 10 minutos).
Serve para impedir que os tokens sejam válidos por tempo indeterminado. Não afeta o tempo de sessão, que é controlado por outro mecanismo.
issIssuer
URL do portal/plataforma integrada ao Zeev
audAudience
Valor fixo “Zeev”
{% hint style="danger" %} Todos os valores da tabela são obrigatórios. Caso algum valor não seja preenchido, o login não será realizado e um erro será apresentado. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Por questôes de segurança, os tokens não podem ser válidos por tempo indeterminado e, assim, determinou-se que valores de **exp** devem ter 3 dias ou 72h a mais que os de **iat**. {% endhint %} Após a geração do token, na plataforma/sistema, faça uma chamada ao Zeev, através da url `/api/services/1/externalaccess?token=`, passando o token recém gerado como parâmetro. Caso o token informado esteja válido, esta url irá redirecionar para o Zeev, com o usuário informado já autenticado. {% hint style="success" %} Para gerar o Timesmap para testes, utilizamos o [**EpochConverte**](https://www.epochconverter.com/)r. Já para testar o token, recomendamos o uso da plataforma [JWT Debugger](https://www.jwt.io/) (na função JWT Encoder). {% endhint %} ### Vídeo demonstrando a configuração JWT {% embed url="" %} #### Signature A Signature é composta pelo resultado da operação HMACSHA256 dos dados de **cabeçalho**, **carga** e chave secreta.\ Exemplo:\ `HMACSHA256( base64UrlEncode(header) + "." + base64UrlEncode(payload), "secret key/chave secreta sem aspas duplas")` | Nome do parâmetro | Tipo | Descrição | | -------------------------- | ------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Secret key / chave secreta | string de 32 caracteres, obrigatório |

É a chave de 32 caracteres gerada pela tela de configurações do Zeev.
A chave gerada pelo Zeev atende as boas práticas de segurança que indicam ser necessário utilizar chave secreta com mais do que 128bits (>16 caracteres) e não utilizar palavras conhecidas. Vide

| ### Como gerar o Token JWT O JSON Web Token (JWT) é um padrão de mercado, definido pela RFC 7519, para a transmissão segura de informações entre duas partes. Para maiores detalhes sobre este padrão, consulte a especificação da RFC 7519 () e o site . O seu sistema poderá fazer a geração do Token JWT manualmente, seguindo as especificações da RFC 7519. No entanto, recomendamos utilizar alguma biblioteca de mercado pronta. No link você pode encontrar uma lista de bibliotecas, em diversas linguagens, que podem facilitar a implementação da geração do token. Você também pode utilizar o site para gerar tokens de teste e validação, respeitando os parâmetros informados na tabela acima, pois os tokens gerados por este site estão em conformidade com o padrão utilizado no Zeev. # Tratamento de erros de login JWT
Parâmetro "username" incorreto **Erro:** 401 - "Não foi encontrada nenhuma pessoa com os dados de identificação enviados."\ **Possível solução:** ajustar o username.
**Erro:** 401 - "O login do usuário do token JWT (username) é inválido."\ **Possível solução:** O parâmetro "username" foi digitado incorretamente no código.
Parâmetro "iat" incorreto **Erro:** 401 - "A data de emissão do token JWT (iat) é inválida."\ **Possível solução:** O parâmetro "iat" foi digitado incorretamente no código.
**Erro:** 401 - "O token JWT é muito antigo."\ **Possível solução:** O Timestamp não foi gerado no momento do login ou está inválido.
**Erro:** 401 - "A data de emissão do token JWT (iat) é inválida."\ **Possível solução:** O Timestamp é considerado inválido por ser uma data futura (possível troca entre parâmetro **iat** e **exp**).
Parâmetro "exp" incorreto **Erro:** 401 - "A data de expiração do token JWT (exp) é inválida."\ **Possível solução:** O parâmetro "exp" foi digitado incorretamente no código.
**Erro:** 401 - "O token JWT está expirado."\ **Possível solução:** O Timestamp está indicando que o token está expirado. Verificar se há troca de parâmetros ou se o token não foi gerado novamente.
Parâmetro "iss" incorreto **Erro:** 401 - "O emissor do token JWT (iss) é inválido."\ **Possível solução:** O parâmetro "iss" foi digitado incorretamente no código, ou o endereço está incorreto.
**Erro:** 401 - "Os parâmetros de autenticação externa não foram localizados."\ **Possível solução:** O endereço indicado no parâmetro está diferente do endereço indicado como URL de autenticação nas configurações do Zeev.
Parâmetro "aud" incorreto **Erro:** 401 - "A audiência do token JWT (aud) é inválida."\ **Possível solução:** O parâmetro "aud" foi digitado incorretamente no código, ou a audiência indicada está incorreta.
# Planejar organização de grupos de permissões É importante, antes de você começar a criar novas pessoas no Zeev, definir quais serão os grupos de permissões que serão usados. ## Visão geral Trataremos aqui das melhores práticas e estratégias para **planejar, organizar, implementar e manter uma lista de grupos de permissões.** Antes de aprofundar nessa tema, é importante que você tenha lido e conheça tudo sobre o assunto: {% content-ref url="/pages/-MDREcWBoadwIoRxbgpj" %} [Como criar grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) {% endcontent-ref %} Os **grupos de permissões** determinam quais operações cada pessoa poderá executar na ferramenta. É importante, antes de você começar a criar novas pessoas no Zeev, definir quais serão os grupos de permissões que serão usados. ## Casos comuns Quando você começa a usar o Zeev, alguns grupos de manutenção já vem criados. Você pode excluí-los, criar novos, ou modificá-los. Abaixo seguem alguns grupos de permissões que nossos clientes costumam criar, conectados à visão dos [papéis ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis)da Fórmula Zeev: * **Administradores** : possuem acesso a todas os módulos e funções do sistema;
* **Desenvolvedor cidadão / Modeladores** : possuem acesso a todos os módulos e funções do sistema relacionados a criação de aplicativos de processo e serviço;
* **Desenvolvedor profissional / TI :** possuem acesso a todas os módulos e funções do sistema relacionados a criação de aplicativos de processo e integrações;
* **Donos de aplicativos / Gestores:** possuem acesso relatórios e indicadores;
* **Sustentação:** possuem acesso a todas os módulos e funções do sistema relacionados a gestão de times, funções e usuários e também funções do sistema acessórias, tais como países, estados, cidades, feriados, tipos de times, tipos de funções, turnos de trabalho, times, funções, grupos de permissões, etc. \ # Planejar organização de times e funções Trataremos aqui das melhores práticas e estratégia para organizar, implementar e manter uma estrutura de times, funções e pessoas. ## Visão geral Trataremos aqui das melhores práticas e estratégias para **planejar, organizar, implementar e manter uma estrutura de times, funções e pessoas.** Antes de aprofundar nesse tema, é importante que você tenha lido e conheça tudo sobre o assunto de times e funções: {% content-ref url="/pages/-MDREZMA4hkaKL1PzELC" %} [Como criar times](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDREaT8Fqy0Yg8jZAuO" %} [Como criar funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes) {% endcontent-ref %} Também é importante que você conheça e esteja familiarizado com as regras de definição de responsáveis de tarefas humanas, pois esse é o principal recurso que se beneficia - e é impactado - por uma estrutura de times e funções. {% content-ref url="/pages/I1vyVegijxy78LRX5nBV" %} [Como configurar responsáveis e prazos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos) {% endcontent-ref %} Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, vamos falar sobre as estratégias mais comuns para quem está implementado o Zeev pela primeira vez. ## Para que usamos times e funções É fundamental você ter clareza sobre para o que são usados times e funções no Zeev. Com isso, você poderá ter mais fundamentos para definir sua estratégia. Em resumo, podemos dizer que times e funções são usados para: 1. [Permissões de aplicativos de processo](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo): definir as pessoas vinculadas a times e funções que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de processos automatizados; 2. [Permissões de aplicativos de serviço](/zeev/criacao-de-servicos-simples/como-configurar-e-publicar-um-novo-servico/como-publicar-e-configurar-permissoes-em-servicos): definir as pessoas vinculadas a times e funções que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de serviços automatizados; 3. [Organização de solicitações:](/zeev/dia-a-dia/como-abrir-uma-nova-solicitacao) organizar os aplicativos de processo e serviço em times na tela de abertura de solicitações, para facilitar a pesquisa por pessoas; 4. [Responsáveis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos): definir os responsáveis por executar [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) e os destinatários de [eventos de mensagem](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/como-configurar-eventos-de-mensagens); Nesse capítulo, vamos analisar 3 estratégias diferentes de como configurar e organizar times e funções. ## Estratégia 1: Não usar times e funções Surpreso? Sim, times e funções são **recursos opcionais** do sistema. Você não precisa utilizar o módulo de times e funções para usar a ferramenta. Na tabela abaixo, vemos como o uso dessa estratégia pode impactar em alguns recursos do sistema: | Recurso | Alternativa | | ------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Permissões em aplicativos de processo | Você pode alternativamente definir permissões em aplicativos por [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) ou mesmo usuário a usuário, mas não poderá definir por times ou funções | | Permissões em aplicativos de serviço | Você pode alternativamente definir permissões em aplicativos por [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) ou mesmo usuário a usuário, mas não poderá definir por times ou funções | | Organização de solicitações | Não há substituto aqui. Porém, você pode criar somente os times necessários para organizar seus aplicativos de processo e serviço, sem criar funções e sem vinculá-las a usuários; | | Responsáveis | Existem diversas regras de definição de [responsáveis ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#criar-regras-para-definir-o-responsavel)que não dependem da referência a times e funções, entre elas, a definição do responsável pelo [valor de um campo do formulário](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#usuario-selecionado-em-campo-do-formulario) | As alternativas explicitadas na tabela acima podem carregar os seguintes impactos na sua experiência do produto: * O modelo de controle de [horas úteis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#prazo-fixo) é utiliza como referência a **cidade do time**. Como não são utilizados times, não será possível usar cálculos de horas úteis, somente horas corridas; * As regras "[Uma função e um time específicos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#uma-funcao-e-um-time-especificos)", "[Uma função dentro do time do solicitante](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#uma-funcao-dentro-do-time-do-solicitante)" e "[Subir níveis hierárquicos a partir do solicitante](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#subir-niveis-hierarquicos-a-partir-do-solicitante)" das possibilidades de definições de [responsáveis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#criar-regras-para-definir-o-responsavel) por [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) **não poderão ser usadas**. Isso torna menos automático o uso de regras hierárquicas, tais como "quem aprova é o chefe do solicitante". Na prática, nesse exemplo, o solicitante terá que informar quem é o seu chefe em um campo do formulário. ## Estratégia 2: Usar um time e diversas funções {% hint style="info" %} **Dica:** essa é nossa estratégia preferida. É poderosa, e ao mesmo tempo simples de manter. {% endhint %} Nessa alternativa, você irá criar somente **um time,** que referencia o **nome de sua empresa**. E irá criar funções mais granulares, representando os diversos papéis de sua empresa. Veja o exemplo abaixo. *Fabrikam* é o nome de sua empresa (time), e o resto são funções, hierarquizadas, granulares. As linhas pontilhadas representam a existência de pessoas que vinculam o time e a função. ![Clique para ampliar](/files/B5U8N3Pt2YrMFASe4lEd) Nessa estratégia, as **funções devem ser específicas (por exemplo, "Diretor de *****contabilidade*****"), e NÃO genéricas (por exemplo, "Diretor")**, ao contrário da próxima estratégia, de usar [diversos times e diversas funções](#diversos-times-e-diversas-funcoes). Na tabela abaixo, vemos como o uso dessa estratégia pode impactar em alguns recursos do sistema: | Recurso | Alternativa | | ------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Permissões em aplicativos de processo | Você poderá definir permissões em aplicativos de processo por [funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes), [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) ou mesmo usuário a usuário, mas não por times ou [regra hierárquica](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo#regra-hierarquica). | | Permissões em aplicativos de serviço | Você pode definir permissões em aplicativos de serviço por [funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes), [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) ou mesmo usuário a usuário, mas não por times. | | Organização de solicitações | Não há substituto aqui. Porém, você pode criar somente os times necessários para organizar seus aplicativos, sem criar funções e sem vinculá-las a usuários | | Responsáveis | Todas as regras de definição de [responsáveis ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos)irão funcionar | As alternativas explicitadas na tabela acima podem carregar os seguintes impactos na sua experiência do produto: * O modelo de controle de [horas úteis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#prazo-fixo) utiliza como referência a **cidade do time**. Como é utilizado somente um time, todos na empresa serão impactados pelos mesmos feriados. Nessa situação, recomenda-se cadastrar somente feriados nacionais na plataforma, ignorando feriados estaduais e municipais; ### Múltiplas empresas Essa estratégia permite, também, **facilmente criar uma estrutura que represente diversas empresas de um grupo econômico**. Nesse caso, você usará o módulo de times para criar, somente, as empresas que fazem parte do grupo. Elas podem, inclusive, terem uma relação hierárquica entre elas. Você **não irá criar** os departamentos de cada empresa dentro do módulo de times, seguindo a mesma filosofia da estratégia 2. O módulo de funções continua sendo utilizado para funções especialistas, tais como "Diretor de contabilidade". Você **não precisa** criar funções especialistas para cada empresa, como "Diretor de contabilidade da empresa 1". Pode criar somente "Diretor de contabilidade", e reusar essa função em diferentes empresas. ![](/files/CwEVfIrC9y1VeX1TXM7k) ## Estratégia 3: Diversos times e diversas funções {% hint style="warning" %} **Atenção:** é estratégia pode ser bastante complexa de manter atualizada. É poderosa, mas indicada somente para organizações com estruturas muito complexas. {% endhint %} Esse é o cenário mais complexo, flexível e poderoso. Nele, você irá manter 2 estruturas hierárquicas completas: * A lista completa de times da organização, organizadas hierarquicamente, incluindo áreas organizacionais e equipes "virtuais"; * A lista completa de funções da organização, também organizadas hierarquicamente, incluindo cargos, papéis, responsabilidades, etc. Observe, na imagem abaixo, um exemplo dessa organização: ![Clique para ampliar](/files/NPKSXgFT3SNOvnBKahHH) No desenho acima, os elementos em roxo representam a estrutura de times da organização. Já os elementos em vermelho representam a estrutura de funções. As linhas pontilhadas representam a existência de pessoasque vinculam o time e a função. Nessa estratégia, observe que as **funções são genéricas (por exemplo, "Diretor"), e NÃO específicas (por exemplo, "Diretor de contabilidade")**, como na estratégia anterior, de [usar um time e diversas funções](#usar-um-time-e-diversas-funcoes). Nessa estratégia, você terá uma estrutura de funções mais enxuta, e uma mesma função fará parte de diversos times diferentes. Se você criar funções específicas em uma estratégia de múltiplos times, criará um ambiente extremamente complexo de manter e, ao mesmo tempo, redundante (por exemplo, você terá a função "Diretor de RH", dentro do time "RH"). ## Principais erros Esses são alguns dos principais erros que vemos ocorrer na implantação de uma estratégia de times e funções. ### Confundir funções com cargos Falamos sobre esse tópico [nesse link](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes#funcoes-nao-sao-cargos). ### Confundir times com organograma Falamos sobre esse tópico [nesse link](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times#times-nao-representam-o-organograma). ### Forçar importar times e funções do sistema de folha Os sistemas de folha de pagamento, que algumas vezes fazem parte dos ERPs, geralmente armazenam informações sobre pessoas, cargos e áreas da organização. Entretanto, eles têm uma função específica: assegurar que os pagamentos estão sendo feitos corretamente. A informação que consta em sistemas de folha geralmente está vinculada à informação da carteira de trabalho. O que ocorre na prática é que essa informação apresenta uma grande desconexão a como o trabalho realmente é executado no dia-a-dia, através de processos. Por exemplo, você pode ter no sistema de folha a informação que João é "Engenheiro" de "Manutenção", mas essa informação é muita imprecisa para conectar ao trabalho como ele é realizado no dia-a-dia. É claro que existem exceções e existem empresas que conseguiram, com sucesso, criar um vínculo entre sistema de folha e processos. Mas são exceção. Antes de pensar em importar sua estrutura do sistema de folha, estude e atente sobre o resto do conteúdo desse artigo. ### Forçar importar times e funções do AD / LDAP / SSO Os sistemas de Active Directory (AD), LDAP, ou mesmo de SSO (Single Sign On), armazenam primordialmente informações sobre logins, credenciais de acesso e permissões. Eventualmente, dependendo do sistema utilizado, você pode organizar esses logins em empresas ou áreas, e também em roles (funções). Na teoria, portanto, essa poderia ser uma ferramenta para importar e sincronizar pessoas, times e funções. Na prática, entretanto, poucos clientes conseguiram sucesso com essa estratégia. O problema, novamente, é o mesmo: essa estrutura não foi preparada ou pensada em relação a como as coisas acontecem no dia-a-dia, nos processos. Antes de pensar em importar sua estrutura do AD / LDAP / SSO, estude e atente sobre o resto do conteúdo desse artigo. # Planejar carga inicial de pessoas As estratégias de carga consistem em definir como importar e cadastrar dados de pessoas da sua organização ## Visão geral Uma vez definida a [estratégia de organização](#estrategias-de-organizacao), você deve refletir sobre sua estratégia de carga inicial de dados. Esses dados serão: * [Times ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times)para suportar os aplicativos; * [Funções ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes)para suportar os aplicativos; * [Pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-criar-usuarios) para operarem a ferramenta; * Vínculos de pessoas a times e funções; As estratégias para essa carga inicial são: * [Carregar dados aos poucos, sob demanda](#carregar-poucos-dados-necessarios); * [Carregar todos os dados de uma só vez](#carregar-todos-os-dados-de-uma-vez); ## Estratégia 1: Carregar dados aos poucos {% hint style="info" %} **Dica:** essa é nossa estratégia preferida. É incremental e permite que você aprenda com o uso do sistema, sem cometer erros. {% endhint %} Nessa estratégia, você irá selecionar **um rol de processos piloto** que você deseja implementar. Conforme seus processos são transformados em aplicativos automatizados, você irá cadastrar, **manualmente**, e sob demanda, os times, funções, pessoas e vínculos de pessoas, times e funções no sistema. O objetivo dessa estratégia é **aprender** mais sobre o sistema e validar a sua estratégia de organização. Isso evitará que você: * Caia, inadvertidamente, em algum dos [principais erros](https://kb.zeev.it/formula-zeev/resumo-de-principais-erros#erros-comuns-na-etapa-de-configuracoes-iniciais) de organização; * Importe essas informações de um local ou base de dados que, depois, se mostre incompatível (tal como os casos de folha e [AD/LDAP/SSO](https://kb.zeev.it/formula-zeev/resumo-de-principais-erros#erros-comuns-na-etapa-de-configuracoes-iniciais)); * Crie uma estrutura hierárquica complexa demais que, depois, se mostre desnecessária e difícil de manter; * Crie uma estrutura hierárquica simples demais que, depois, não suporte seus processos; Essa é nossa **estratégia preferencial**, e a que acreditamos ser mais assertiva e com mais chances de sucesso. Como veremos na próxima seção desse artigo, o próximo passo será definir e implementar uma estratégia de manutenção. Na estratégia de manutenção, essa sim recomendamos que você procure a automatização. {% hint style="warning" %} **Atenção:** sim, podem existir desconexões e retrabalho entre uma implementação inicial manual e implementação de manutenção automatizada em um segundo momento. Porém, de nossa experiência, esse retrabalho será menor do que uma implementação inicial incorreta. {% endhint %} ## Estratégia 2: Carregar todos os dados de uma vez Nessa estratégia, você deseja criar no sistema, logo de início, de uma só vez, todas pessoas, times, funções e os vínculos de pessoas, times e funções. Essa é uma estratégia extremamente arriscada, que não recomendamos, pelos seguintes motivos: * Sem conhecer ainda completamente como funciona a ferramenta, ou mesmo sem refletir ainda profundamente como funcionam os processos de sua organização, é grande a probabilidade de você cair, inadvertidamente, em algum dos [principais erros](#principais-erros) de organização; * Também é grande a possibilidade de você criar times e funções que não possuem conexão nenhuma com aplicativos, gerando um volume de dados desnecessário que depois terá que ser mantido; * Ao mesmo tempo, é grande a probabilidade de faltarem times e funções que, posteriormente, você irá aprender que eram fundamentais para executar aplicativos de processo. Caso você opte por essa estratégia, você terá duas opções: ### Opção 1: Carregar todos os dados de uma vez semi-automaticamente Nessa alternativa você irá criar, **manualmente**, **toda** a estrutura de **times** e **funções**. E, utilizando o recurso de [importar pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-importar-usuarios), poderá carregar arquivo .CSV no sistema com a lista de todas as pessoas e seus respectivos vínculos com times e funções antes criados. ### Opção 2: Carregar todos os dados de uma vez automaticamente Nessa alternativa o [desenvolvedor profissional](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-profissional-professional-developer) irá montar [integrações com as APIs](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev) do Zeev de modo a automatizar a carga de dados de **todas** as informações. Você deverá usar como chave de identificação e sincronização com seu sistema legado: * Para pessoas, utilizar sempre o login; * Para times, usar o [código original / integração](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times#codigo-original-integracao); * Para funções, usar o [código original / integração](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes#codigo-original-integracao); O grande desafio aqui é encontrar e definir a base de dados / sistema legado que possua os dados da maneira que seus processos futuros irão precisar. # Planejar manutenção de pessoas As estratégias de manutenção consistem em definir como, no dia-a-dia, você irá manter e expandir os dados do cadastro de pessoas do Zeev. ## Visão geral As estratégias de manutenção consistem em definir como, no dia-a-dia, você irá manter e expandir os dados do Zeev. Essas atividades irão envolver: * **Criar novos** [**times** ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times)para suportar novos aplicativos ou mudanças na estrutura da empresa; * **Criar novas** [**funções** ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times)para suportar novos aplicativos ou mudanças na estrutura da empresa; * **Criar novas pessoas** que entraram na empresa; * **Desativar pessoas** que deixaram de trabalhar na empresa; * **Vincular pessoas a times e funções;** * **Vincular pessoas a** [**grupos de permissões**](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes)**;** As estratégias para manter esses dados atualizados são: ## Estratégia 1: Manter manualmente Nessa estratégia, você irá realizar as manutenções diárias **manualmente**. Como a ideia é buscar o reuso, e o cadastro de times e funções é compartilhado por todos os aplicativos da ferramenta, **é fundamental que essa atividade seja realizada de maneira centralizada em sua organização, provavelmente pela** [**equipe de sustentação**](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#sustentacao-operations)**.** Para isso, basta utilizar o recurso de [grupos de permissão](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) e habilitar essas permissões somente em pessoas selecionadas. Essa equipe irá assegurar que não estão sendo criados times, funções, pessoas e estruturas em geral duplicadas e repetidas, ou fora do formato de organização escolhido pela empresa. ## Estratégia 2: Manter semi-automaticamente Nessa estratégia, você irá realizar uma parte das manutenções manualmente, e outra automaticamente. A equipe de [sustentação](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#sustentacao-operations) será responsável por manter manualmente o cadastro de times e funções, e assegurar que não estão sendo criadas estruturas duplicadas. Essa mesma equipe, porém, utilizando os recursos de[ exportar pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-exportar-usuarios) e [importar pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-importar-usuarios), através da carga de arquivos .CSV ao sistema, poderá acelerar a execução das seguintes operações: * **Criar novos pessoas** que entraram na empresa; * **Desativar pessoas** que deixaram de trabalhar na empresa; * **Vincular pessoas a times e funções;** ## Estratégia 3: Manter automaticamente Nessa estratégia, seu time de TI irá montar [integrações com as APIs](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev) do Zeev de modo a automatizar ao máximo possível todas as operações. Você deverá usar como chave de identificação e sincronização com seu sistema legado: * Para pessoas, utilizar sempre o login; * Para times, usar o [código original / integração](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times#codigo-original-integracao); * Para funções, usar o [código original / integração](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes#codigo-original-integracao); Você deverá prever, pelo menos, as seguintes operações de sincronização: * **Criar novos times** para suportar novos aplicativos ou mudanças na estrutura da empresa; * **Criar novas funções** para suportar novos aplicativos ou mudanças na estrutura da empresa; * **Criar novos pessoas** que entraram na empresa; * **Desativar pessoas** que deixaram de trabalhar na empresa; * **Vincular pessoas a times e funções;** Ainda, você poderá querer prever essas operações automáticas adicionais: * **Desativar times**, que não são mais utilizados; * **Desativar funções**, que não são mais utilizadas; * **Atualizar pessoas**, que tiveram algum dado modificado; O grande desafio aqui é encontrar e definir a base de dados / sistema legado que possua os dados da maneira que seus aplicativos irão precisar. # Como configurar a linguagem No Zeev é possível determinar uma linguagem para o uso do sistema Para determinar o idioma no qual o seu Zeev vai rodar, você pode acessar as suas **Configurações pessoais** e escolher qual o idioma de sua preferência. Após a sua seleção, todo o sistema estará na linguagem disponível.
{% hint style="info" %} No seu primeiro acesso, por padrão, o Zeev buscará o idioma padrão do seu navegador. {% endhint %} # Criar um aplicativo O segundo roteiro da Fórmula Zeev é o de Criar um aplicativo, que é composto por 6 fases. Cada fase possui um conjunto de atividades. ## Visão geral O **segundo roteiro** da Fórmula Zeev é o roteiro de **Criar um aplicativo**. Ele compreende o passo a passo e conjunto de melhores práticas para conduzir projetos de concepção e criação de novos aplicativos. Você pode executar esse roteiro diversas vezes, uma para cada projeto de automatização de sua empresa. As fases do roteiro são: 1. Priorizar; 2. Delimitar; 3. Mapear; 4. Automatizar; 5. Customizar; 6. Treinar; 7. Publicar; 8. Monitorar; Por se tratar de um processo iterativo, após **monitorar os resultados**, você pode **repetir fases** anteriores, como melhorar o mapeamento do processo novamente. ![](/files/4MZVV42i7nupWVg7s52D) # Priorizar A escolha de qual aplicativo criar e, principalmente, qual processo começar e qual priorizar envolve uma série de critérios particulares a cada organização. ## Visão geral **A escolha de qual aplicativo criar e, principalmente, qual aplicativo priorizar envolve critérios particulares a cada organização.** Nem todos os processos de uma organização podem ser transformados em aplicativos, e nem todos valem a pena o investimento de tempo e recursos para automatizar. Em geral, você deve fazer algumas reflexões: * Esse fluxo de atividades está **impactando** o meu negócio a ponto de ser transformado em um aplicativo? * Esse fluxo de atividades está **impactando** o meu negócio a ponto de ser um **problema**? * Existem **oportunidades** para que a criação desse aplicativo traga retornos e resultados positivos? * Eu tenho **controle**, poder de decisão e acesso a todas as informações necessárias para poder mudar como esse aplicativo funciona hoje? Algumas dicas de bons futuros aplicativos: * *Tarefas rotineiras, ou seja, aquelas que se repetem diversas vezes na empresa;* * *Baixa maturidade tecnológica. Ou seja, aquelas tarefas que são executadas via e-mail, planilhas, papel, aplicativos informais e "conversas no corredor";* * *Clientes infelizes;* * *Alto volume de erros, inconsistências, retrabalho e estresse;* ## Matriz de prioridade Uma ferramenta simples e bastante comum de ser utilizada para priorizar por onde começar é uma matriz de prioridade. A matriz muitas vezes começa por uma planilha Excel, onde são dadas notas (muitas vezes subjetivas) a determinados critérios que a organização defina como relevantes para indicar se o aplicativo deve ser criado ou não. Recomendamos, em geral, que você defina no máximo 3 critérios de priorização. Por exemplo, uma organização poderia definir os seguintes critérios: * **Impacto:** refere-se ao impacto que o aplicativo tem o potencial de causar na organização. Esse impacto pode ser financeiro, competitivo, qualitativo, etc. O impacto é muito particular de cada empresa. Em uma determinada organização o aplicativo de "Reembolso de despesas" pode ter pouco impacto, e em outra organização pode ter um elevado impacto.
* **Complexidade:** a complexidade se refere ao quão complexo é a criação do aplicativo. Dos critérios desse exemplo, é o mais simples. Quanto mais atividades o aplicativo tiver, mais complexo será. Quanto mais times e áreas envolver, mais complexo será. Se envolver o cliente, será mais complexo. Quanto mais integrações tiver, mais complexo será. Com os critérios definidos, você pode montar uma tabela como o exemplo a seguir, indicando a nota (1-3) de cada critério em cada aplicativo:
ProcessoComplexidadeImpactoMédia
Processo 1333
Processo 2131,5
Processo 3222
E, com base nas notas, você consegue definir uma média (ou outra métrica), indicando a importância do processo para organização. Com certeza o primeiro aplicativo a ser trabalhado seria o Processo 1 acima. Na sequência, iríamos para Processo 3. ## Exemplo mais completo No vídeo abaixo trazemos um exemplo de matriz de prioridade um pouco mais completa. {% embed url="" %} # Delimitar Uma vez priorizado o processo a ser trabalhado, é importante ter uma visão do escopo inicial de trabalho. ## Visão geral Uma vez priorizado o aplicativo a ser trabalhado, é importante ter uma **visão do escopo inicial de trabalho.** **Escopo** determina e documenta os objetivos específicos de cada **projeto**, como suas entregas, tarefas, custos e prazos. Na visão ágil, entretanto, o escopo é sempre variável, podendo aumentar ou diminuir conforme os aprendizados de cada etapa. Na automação do Zeev, não é diferente. O escopo vai aumentar ou diminuir, naturalmente. Esse capítulo, portanto, **não diz que você deve pré-definir e pré-fixar o escopo, e sim que você precisa entender como o escopo de um projeto funciona.** ## Exemplo Reflita: **onde começa e onde termina um Processo de Compras?** O Processo de Compras é algo comum em todas as organizações, e ao mesmo tempo diferente em cada empresa. Dentro de uma mesma empresa, algumas pessoas dizem que o Processo de Compras começa com o Pedido de Compras e termina com a Entrega do produto: ![](/files/jvPLB6JDWlelm9pann7t) Outras, que, na verdade, só termina com o Pagamento. ![](/files/AZDQjDxdJZXUsMisDSpE) Já ouvimos também que uma compra começa um ano antes, no Orçamento. E termina alguns anos depois, quando finaliza a Garantia. ![](/files/X8wrW7eyvDLvJBJx673q) **Qual dessas visões está correta?** Na prática, não existe visão certa nem errada. Todos os processos de organização estão conectados, de uma maneira ou de outra. Por isso, podemos prolongar indefinidamente essa visão, agregando mais etapas e processos, antes ou após o final dos processos desenhados acima. No limite, temos a própria [cadeia de valor da organização](https://pt.wikipedia.org/wiki/Cadeia_de_valor). Como os recursos financeiros e de tempo da empresa são limitados, é necessário uma delimitação básica de qual parte do processo será transformada em aplicativo. Simplesmente dizer que vamos criar o "Compras" não é o suficiente. Algo mais tangível seria "Compras, do pedido à entrega do produto". ### O escopo do aplicativo deve começar e terminar o quanto antes possível Quanto menor for o aplicativo: * Mais rápido ele irá entregar valor; * Menor será seu custo de desenvolvimento; * Mais rapidamente você irá aprender sobre ele, para poder evoluí-lo; Na hora de escolher os limites do seu projeto, procure sempre pelo mínimo possível. ### Evolua iterativamente Uma vez que seu aplicativo estiver em produção, você começará a gerar aprendizados valiosos sobre seu funcionamento e sua performance. Esses aprendizados serão a base para a evolução do aplicativo. Através da criação de novas versões ou a conexão com [subprocessos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/o-que-sao-subprocessos-e-como-usa-los), você poderá, iterativamente, no longo prazo, expandir o escopo do aplicativo, agregando fluxos complementares. # Executar fases A Fórmula Zeev é composta por 6 fases. Cada fase possui um conjunto de atividades. ## Visão geral **A Fórmula Zeev para criar aplicativos é composta por 6 fases**. Cada fase possui um conjunto de atividades. As fases são executadas em iterações dentro delas mesmas, e iterativamente entre elas no longo prazo. Uma iteração significa um ciclo de repetição de atividades e acúmulo de experiências. | Fase | Descrição | Papel principal | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | [**Mapear**](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-mapear) | Identificar, mapear e realizar o desenho básico e inicial do aplicativo. | [Desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) | | [**Automatizar**](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-automatizar) | Realizar todas as atividades de mapeamento, modelagem e configuração da ferramenta Zeev que não envolvam nenhum tipo de programação ou criação de códigos. | [Desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) | | [**Customizar**](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-customizar) | Realizar as atividades que necessitam ser programadas ou customizadas. | [Desenvolvedor profissional](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-profissional-professional-developer) | | [**Treinar**](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-treinar) | Orientar e treinar atores, clientes e o time de sustentação para que possam conhecer a ferramenta Zeev e aplicativo criado. | [Dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner) | | [**Publicar**](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-publicar) | Nessa fase o aplicativo será configurado e publicado para utilização real. | [Sustentação](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#sustentacao-operations) ou [Desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) | | [**Monitorar**](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-monitorar) | Monitorar indicadores e relatórios de performance, assim como colher feedbacks de stakeholders, de modo a compilar uma lista de melhorias para próxima versão. | [Dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner) | **Iterar dentro da mesma fase** significa que as atividades de uma fase se repetem periodicamente dentro da própria fase. Por exemplo, as atividades dentro da fase Mapear se repetem por curtos períodos, que envolvem especificação, desenvolvimento, homologação e aprendizagem. **Iterar entre as fases** significa que as fases se repetem em ciclos, para sempre. Por exemplo, após a fase Monitorar, uma nova fase de Mapear inicia. # Fase Mapear O objetivo principal dessa fase é identificar, mapear e realizar o desenho básico e inicial do processo do aplicativo. ## Objetivos Essa é a **primeira fase** da [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) de criar aplicativos. O objetivo principal dessa fase é identificar, mapear e realizar o **desenho básico e inicial do processo do aplicativo**. ## Profissionais envolvidos O [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) é o principal responsável pela execução dessa etapa. É ele o responsável por conduzir as atividades colaborativas de desenho do processo do aplicativo. É fundamental a participação ativa do [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner), dos [especialistas](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#especialista-de-dominio-subject-matter-expert), do [cliente ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#clientes-customers)e dos [atores](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#atores-performers) em encontros organizados pelo desenvolvedor cidadão. Geralmente, encontros em conjunto são mais ricos pois permitem a todos terem uma visão geral do processo, porém encontros individuais de levantamento também podem ocorrer. ### O dono do aplicativo O dono do aplicativo é peça fundamental na fórmula. Ele será o principal responsável por tomar as decisões que nortearão a implementação e a automatização. No caso de não haver consenso, o dono do aplicativo é quem decide. Em processos multifuncionais, que permeiam muitos times da organização, às vezes pode ser difícil definir um dono. Mas não defini-lo é pior ainda. Muito tempo poderá ser perdido resolvendo conflitos e múltiplos interesses, e o aplicativo corre o risco de ser um segregado de interesses de times diferentes. O dono do aplicativo é quem define a visão unificada do processo. {% hint style="info" %} **Dica**: não ter um dono do aplicativo claro desde o início é um dos [principais erros](/zeev/formula-zeev/resumo-de-principais-erros#nao-definir-um-dono-do-processo) de projetos de automação. {% endhint %} ## Como A fase de Mapear é o momento em que, em geral, você irá discutir, rascunhar, especificar, documentar e mapear o desenho básico do aplicativo. Diversos métodos e metodologias de mercado pregam diferentes níveis e ferramentas de documentação. Nenhum é necessariamente compatível ou incompatível com nossa fórmula, e você pode usar livremente as ferramentas que julgar necessárias. Exemplo: * Ferramentas de gerenciamento de projetos tradicionais pregam uma elevada e detalhada documentação nas fases iniciais do projeto, de modo a ter clareza do escopo, prazos e riscos do projeto; * Métodos tradicionais de descobrimento de processos pregam o mapeamento do processo AS IS (como o processo ocorre hoje) seguido do processo TO BE (como o projeto deveria ser ou como será). ### Documentação ágil Anteriormente falamos que nossa fórmula é baseada na [filosofia ágil](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev#seja-agil). De acordo com o [manifesto ágil](https://agilemanifesto.org/iso/ptbr/manifesto.html), o software em funcionamento deve ter mais prioridade do que uma documentação abrangente. Mas isso, de forma alguma, tira a importância de documentar. Construir a documentação de um projeto é fundamental para a comunicação do cliente com o time e vice-versa. **O principal erro que ocorre nessa fase é prolongar demais o uso de ferramentas de documentação.** A documentação ágil deve ser tão magra quanto possível, ou seja, deve ser simples, clara e muito objetiva, considerando, claro, o nível de detalhes necessários para o projeto. Informações demais podem tornar o documento muito complexo e cansativo para quem irá utilizá-lo e, também, atualizar suas informações será bem trabalhoso. Sendo mais claro: nas demais fases da fórmula, seu processo **vai** mudar. Documentação demais ou muito detalhada no início do projeto **será** perda de tempo. {% hint style="info" %} **Dica**: prolongar demais essa fase, criando uma documentação grande, detalhada e desnecessária, é um dos[ principais erros](/zeev/formula-zeev/resumo-de-principais-erros#especificar-e-documentar-demais) de projetos de automação. {% endhint %} A maneira mais simples e otimizada que nós usamos para começar a desenhar um processo é o Excel. Mas, antes de mostrar um processo no Excel, é preciso entender o conceito de "caminho feliz". ### O que é "caminho feliz" Caminho feliz é o conjunto de atividades sequenciais de um processo que levam a **geração de valor mais rapidamente**. É o caminho do processo onde tudo dá certo, onde não há retrabalhos nem erros. Apesar de o caminho feliz nem sempre acontecer, pensar no caminho feliz é uma boa tática para começar a refletir e desenhar seu processo. Veja, por exemplo, no desenho completo abaixo, o caminho em verde representando o caminho feliz do processo, onde tudo dá certo. ![](/files/Pk30o3Vem12yq0Wbmj0u) ### Representando o caminho feliz no Excel Representar o caminho feliz do processo no Excel é bastante simples. Veja o exemplo do processo desenhado acima em um formato de tabela: | Responsável | Atividade | Prazo \* | | -------------------- | --------------------------------------------- | ---------------- | | Assistente comercial | Registrar pedido de proposta | | | Equipe comercial | Montar proposta | 8 horas úteis | | Equipe comercial | Atualizar CRM | Automático | | Assistente comercial | Enviar proposta ao cliente e aguardar retorno | 10 dias corridos | | Equipe de entrega | Despachar produtos | 2 dias corridos | | Equipe de entrega | Atualizar o CRM | Automático | Você pode, no Excel, ir criando novas colunas para já iniciar a documentação de cada etapa. Aos poucos, pode ir acrescentando novas planilhas, indicando os caminhos alternativos, o caminho **que não é feliz**; quando a solicitação é rejeitada, quando algo dá errado, quando é preciso voltar para um ponto passado do processo. Imagine o caminho feliz como a espinha dorsal do processo, e os caminhos alternativos como as costelas. ### Desenhando o processo do aplicativo Nessa fase não é necessário que você utilize o Zeev; o desenho inicial pode ser feito em qualquer ferramenta que permita desenhos de processos. Exemplos de ferramentas complementares: * Quadro na parede; * Posts-its; * Microsoft Visio; * Miro; * Powerpoint; * Bizagi; Algumas notações de mercado mais conhecidas para desenho de processos são: * [Fluxograma](https://blog.zeev.it/5-passos-para-criacao-de-um-fluxograma/) * [SIPOC](https://blog.zeev.it/o-que-e-sipoc/) * [VSM ou Value Stream Mapping](https://blog.zeev.it/vsm-value-stream-mapping/) * EPC * [BPMN](#o-que-e-bpmn) Você pode prosseguir (opcionalmente) até o[ desenho do BPMN](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos#o-que-e-bpmn), mas procure manter o desenho mais simples possível, pois a maior parte das pessoas envolvidas na co-criação dessa etapa não vão conhecer o BPMN. Nesse momento, NÃO é preciso que o processo desenhado siga [todas as regras](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho) e [boas práticas de desenho](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/boas-praticas-de-desenho). ## Cursos Online Esses são os cursos online que apoiam essa fase. * [Fórmula Zeev](https://universidade.zeev.it/p/ead-02-formula-zeev)
* [Dia-a-dia usando o Zeev](https://universidade.zeev.it/p/ead-03)
* [Como criar aplicativos](https://universidade.zeev.it/p/ead-05-criar-aplicativos) ## Duração Considerando que o desenho do processo irá mudar ainda diversas vezes ao longo do projeto, conforme as demais fases forem executadas, é indicado que essa fase seja a mais curta possível, envolvendo o mínimo de iterações. ## Entregas Ao final de todas as iterações dessa fase, é esperado que as seguintes entregas sejam finalizadas: * [ ] Visão coesa entre [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders) sobre expectativas e objetivos do projeto
* [ ] Mapeamento básico inicial do processo # Fase Automatizar Nessa fase o desenvolvedor cidadão irá realizar todas as atividades de mapeamento, modelagem e configuração da ferramenta Zeev que não envolvam nenhum tipo de programação ou criação de códigos. ## Objetivos Essa é a **segunda fase** da [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) de criar aplicativos. Nessa fase o [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) irá realizar todas as atividades de mapeamento, modelagem e configuração da ferramenta Zeev **que não envolvam nenhum tipo de programação ou criação de códigos.** O grande segredo dessa fase é explorar ao máximo o uso de recursos nativos da ferramenta, separando e isolando requisitos técnicos que eventualmente envolvam codificação para a próxima fase ([customizar](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-customizar)). ## Profissionais envolvidos O [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) é o principal responsável pela execução dessa etapa. É ele o responsável por realizar todas as configurações necessárias no Zeev. Essa fase pode levar uma ou mais iterações, dependendo do tamanho do aplicativo. O desenvolvedor cidadão irá contar com apoio do [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner), dos [especialistas](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#especialista-de-dominio-subject-matter-expert), do [cliente ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#clientes-customers)e dos [atores ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#atores-performers)para: 1. Elucidar dúvidas; 2. Simular o aplicativo; 3. Aprovar a fase; Eventualmente, o desenvolvedor cidadão poderá interagir com o [desenvolvedor profissional](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-profissional-professional-developer), responsável pela próxima fase, para ajudá-lo em dúvidas de como especificar da melhor maneira os requisitos técnicos que serão implementados no futuro. ## Como Nessa fase, o desenvolvedor cidadão irá: * [Desenhar o processo do aplicativo](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos) completo, totalmente no [formato BPMN](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-padrao-bpmn), seguindo todas as[ regras de modelagem](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho) e [boas práticas de desenho](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/boas-praticas-de-desenho); * Implementar o [formulário eletrônico](/zeev/como-construir-processos/como-criar-formularios) do aplicativo; * [Simular](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/como-simular-a-execucao-de-processo), conjuntamente com os [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders), a execução do aplicativo. Para que essa fase seja implementada iterativamente, a recomendação é que o desenvolvedor cidadão determine um número máximo de elementos do aplicativo que serão contemplados em cada ciclo. Geralmente, em casos normais, trabalhamos entre 8 e 12 elementos em cada iteração. Isso significa que você irá desenhar, configurar e automatizar de maneira completa entre 8 e 12 elementos do desenho. Irá simular essa parte do aplicativo, e apresentá-la aos stakeholders. E buscar a aprovação dos stakeholders sobre esse pedaço. Após essa aprovação, você parte para a próxima parte do aplicativo, com mais 8 a 12 elementos. E assim sucessivamente. ### Desenhar o processo do aplicativo Recomendamos que o primeiro passo seja o [desenho do processo do aplicativo](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos), puro e simples. Nessa etapa, você **não deve se preocupar** ainda com: * Formulários; * Anexos; * Atores; * SLAs; * Prazos; * Controles; * Configurações de etapas; * Configurações de condicionais; * Integrações, * Etc. Você irá se preocupar somente em representar visualmente o fluxo de informações de sua empresa. Encare o desenho do aplicativo como uma ferramenta iterativa. Você irá gerar diversas versões incrementais desse desenho, melhorando-o pouco a pouco, validando com seus colegas e com os *stakeholders* do aplicativo. Para desenhar o processo do aplicativo, é necessário que você conheça: * O funcionamento de [atividades](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades), [gateways](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-configurar-gateways), [eventos ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos)e [swinlanes](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes); * Como usar nossa [ferramenta de desenhador de processos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/desenhador-de-processos); * [Regras fundamentais de desenho](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho); * [Boas práticas de desenho](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/boas-praticas-de-desenho); Exemplo de um desenho de processo: ![](/files/NYfA8VQXu6HyHfqUoREa) Veja o manual completo desse assunto no link abaixo: {% content-ref url="/pages/xWEWzLx4YkBs6zcgnLSq" %} [Como desenhar processos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos) {% endcontent-ref %} ### Criar formulário Recomendamos que o formulário seja a segunda etapa, e que o formulário comece a ser construído depois de você ter uma versão inicial básica do [desenho do aplicativo](#desenhar-processo). Os formulários são alguns dos principais elementos dentro de um aplicativo de processo. Apesar de nem todos os aplicativos possuírem formulários (ex.: um aplicativo de documentos), a maioria utiliza este recurso como método de estruturação das informações digitadas pelos solicitantes e participantes do aplicativo. Assim, na maior parte das vezes, você irá criar um formulário associado a um aplicativo. Cada aplicativo pode possuir somente um formulário. Mas, não se preocupe! Na próxima etapa, de [configurar elementos](#configurar-elementos), entre outras coisas, você irá definir quais campos do formulário serão visíveis e quais serão editáveis em cada etapa do aplicativo. Ou seja, no Zeev, você irá construir um grande formulário que inclui todas as informações necessárias para seu processo rodar. E esse formulário poderá ser quebrado em múltiplas visões, ao longo das tarefas. Exemplo de um formulário de aplicativo: ![](/files/cJtmjFjSAr0juhfTp58m) Veja o manual completo desse assunto no link abaixo: {% content-ref url="/pages/Hbkk8Sb8Nk1JnSS6tyfm" %} [Como criar formulários](/zeev/como-construir-processos/como-criar-formularios) {% endcontent-ref %} ### Configurar elementos Com seu processo já desenhado e o formulário base construído, vamos a etapa de configuração. Essa etapa consiste em acessar a tela de configurações de cada elemento do aplicativo e definir como esse elemento será executado. Para configurar um elemento, [selecione o elemento](#selecionar-elemento) e, nos ícones de opções avançadas, clique no ícone de configuração. A barra de configurações aparecerá do lado esquerdo da tela. ![](/files/1FScMmQ5WZPuZ91N5ttM) A maior parte das configurações são opcionais. Aos poucos, você vai acrescentando níveis de recursos no aplicativo. As regras de negócio envolvidas na configuração de cada elemento, nesse manual, estão justamente dentro da documentação geral de cada elemento: [atividades](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades), [gateways](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-configurar-gateways) e [eventos.](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos) ### Depurar e simular A [depuração](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/depuracao-de-processos) de um processo de aplicativo é um procedimento automatizado que irá percorrer todo o seu desenho, seu formulário e suas configurações, buscando inconsistências. Você pode e deve rodar a depuração diversas vezes ao longo de seu desenvolvimento. Com base no relatório de problemas identificados, você pode implementar melhorias e correções no processo do aplicativo. {% content-ref url="/pages/-MDti2aE2tBG1-0Oydw6" %} [Como identificar erros nos aplicativos](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/depuracao-de-processos) {% endcontent-ref %} Já a [simulação ](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/como-simular-a-execucao-de-processo)consiste em rodar, manualmente, todo o aplicativo. Com essa ferramenta, todas as tarefas humanas serão direcionadas a você, que poderá simular o papel de outras pessoas recebendo e executando tarefas. A simulação é importante para você ter a mesma visão dos atores finais e garantir que tudo está funcionando corretamente. {% content-ref url="/pages/-MDti5o\_HRRHp6G60ded" %} [Como testar a execução de aplicativos](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/como-simular-a-execucao-de-processo) {% endcontent-ref %} ### Customizações e integrações Um dos grandes objetivos dessa fase é dar condições para que o aplicativo possa ser simulado, validado e aprovado pelos [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders), **SEM** se preocupar com integrações e customizações. Para isso, o desenvolvedor cidadão deverá usar algumas técnicas para simular as integrações e customizações. #### Necessidades de customizações no formulário Como desenvolvedor cidadão, é possível que você identifique, ao criar o formulário associado ao aplicativo, a necessidade de algumas customizações que vão além do que a ferramenta oferece nativamente. Exemplos de necessidades relativamente comuns de customizações: * Realizar cálculos matemáticos com base em campos do formulário; * Esconder e mostrar campos do formulário de acordo com regras de negócio; * Realizar validações especiais; * Carregar valores de campos com base em integrações e sistemas externos; Nessa fase, você não irá desenvolver nenhuma dessas customizações. Você fará adaptações no aplicativo temporárias para permitir que ele seja simulado e poderá usar o recurso "Ajuda do campo" no construtor de formulários para especificar e tornar visível os requisitos técnicos necessários. Digamos que você tenha um formulário com os campos valor unitário, quantidade e valor total, e possua como requisito realizar o cálculo do valor total com base no valor unitário e na quantidade. Nossa sugestão seria: * Tornar o campo "Valor total" editável no aplicativo (temporariamente), permitindo que ele seja preenchido manualmente, possibilitando assim que o aplicativo seja simulado; * Adicionar comentário no campo "Valor total" explicitando a necessidade da automação. Veja como poderia ficar: ![](/files/unbzNmoIsYxE3gLMZtBl) Em outro cenário, digamos que você tenha um formulário com duas caixas de seleção, UF e cidade. Deseja que, após selecionada a UF, a lista de cidades seja atualizada automaticamente. Nossa sugestão seria: * Transformar o campo "Cidade" temporariamente em um campo do tipo texto, permitindo que o nome da cidade seja preenchido manualmente e possibilitando assim que o aplicativo seja simulado; * Adicionar comentário no campo "Cidade" explicitando a necessidade da automação. Veja como poderia ficar: ![](/files/bX4y9q11OD4VUUes2bd6) Observe que ao utilizar esses artifícios: * Você permite que o aplicativo seja executado e simulado de ponta a ponta; * Você permite que os stakeholders aprendam com o aplicativo real, executado; * Você permite que os stakeholders confirmem que a customização é extremamente necessária; * Você deixa explícito aos stakeholders que está ciente do requisito que foi solicitado, mas informa que ele não foi implementado ainda. {% hint style="info" %} **Dica**: partir direto para a codificação de customizações sem passar pela aprovação pelos stakeholders da fase de Automatização é um dos [principais erros](/zeev/formula-zeev/resumo-de-principais-erros#partir-para-integracoes-e-customizacoes-logo) de projetos de automação. {% endhint %} #### Necessidades de integrações com outros sistemas Digamos que você identifique, no meio do desenho do aplicativo, a potencial necessidade de integrações com outros sistemas, com o uso de [tarefa de serviço](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-servico). Como desenvolvedor cidadão, você irá [especificar essa necessidade](#backlog-de-pendencias-tecnicas-revisto-e-priorizado-1) e desenhar a tarefa no aplicativo , mas não irá configurá-la. Se você não configurá-la e não se preocupar com a criação da integração em si, o aplicativo ainda assim poderá ser simulado e executado; a tarefa de serviço simplesmente será ignorada. Veja o exemplo abaixo. Caso a tarefa "Criar negócio no CRM" não seja configurada, após "Montar proposta comercial" ([tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas)), o aplicativo seguirá direto para "Enviar proposta ao cliente e aguardar retorno". ![](/files/CRh9Q91IQAxn78yFXasT) Caso essa integração seja responsável por retornar algum dado (por exemplo, o número do negócio no CRM), você usará as mesmas técnicas utilizadas na simulação das customizações do formulário para apresentar essa informação aos stakeholders: ![](/files/ndTZBUsgDDOvcHqdLegB) {% hint style="info" %} **Dica**: partir direto para a codificação de integrações sem passar pela aprovação pelos stakeholders da fase de Automatização é um dos [principais erros](/zeev/formula-zeev/resumo-de-principais-erros#partir-para-integracoes-e-customizacoes-logo) de projetos de automação. {% endhint %} #### Backlog de pendências técnicas revisto e priorizado O Backlog é um documento de especificação onde o desenvolvedor cidadão realiza a identificação, mapeamento e descrição das necessidades técnicas de customização e integração que serão, na próxima fase, implementadas pelo [desenvolvedor profissional](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-profissional-professional-developer). Esse Backlog é construído ao longo das diversas iterações da fase de automação. Ao final, é muito importante que o dono do aplicativo aprove o documento, formalmente confirmando a importância de cada item ser desenvolvido. Na tabela abaixo, temos um exemplo simplificado de como um documento de Backlog poderia ser:
#TipoAtividadeDescrição
REQ01IntegraçãoCriar negócio no CRMEnviar as informações nome, CPF, e-mail, valor e descrição para o CRM, módulo de negócios, e salvar o ID do negócio no campo "Número do CRM"
REQ02IntegraçãoConsultar escore de créditoCom base no CPF, consultar API de consulta de crédito e armazenar o valor no campo "retornoCredito"
REQ03FormulárioPreencher solicitaçãoAo selecionar o campo UF, preencher automaticamente com a lista de cidades
REQ04FormulárioPreencher solicitaçãoAo preencher os valores da solicitação, somar todos os valores e salvar o valor de soma no campo "somaTotal"
## Cursos Online Esses são os cursos online que apoiam essa fase. * [Dia-a-dia usando o Zeev](https://universidade.zeev.it/p/ead-03)
* [Como criar aplicativos](https://universidade.zeev.it/p/ead-05-criar-aplicativos) ## Duração Essa fase pode levar de alguns dias até alguns meses, dependendo do tamanho do projeto. Se o projeto é grande, divida-o em ciclos menores de entregas. ## Entregas Ao final de todas as iterações dessa fase, é esperado que as seguintes entregas sejam finalizadas: * [ ] Processo do aplicativo [desenhado ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos)e configurado no Zeev, usando padrão [BPMN ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos#o-que-e-bpmn)e melhores práticas
* [ ] [Formulário eletrônico](/zeev/como-construir-processos/como-criar-formularios) construído no Zeev, usando somente funções nativas
* [ ] [Times ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times)e [funções ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes)cadastrados na plataforma
* [ ] Aplicativo [simulável ](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/como-simular-a-execucao-de-processo)na plataforma, sem customizações nem integrações
* [ ] Aplicativo básico testado e aprovado pelos [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders)
* [ ] [Backlog de pendências](#backlog-de-pendencias-tecnicas-revisto-e-priorizado) técnicas revisto e priorizado # Fase Customizar Nessa fase são realizadas as atividades que necessitam ser programadas ou customizadas. ## Objetivos Essa é a **terceira fase** da [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) de criar aplicativos. Nessa fase são realizadas as atividades que necessitam ser programadas ou customizadas. Serão feitas as integrações de sistemas, quando necessárias. Nem todo projeto passa por essa fase. Muitos aplicativos podem ser criados usando funções nativas do produto, sem necessitar de nenhum tipo de customização. {% hint style="info" %} **Dica:** misturar essa fase com a fase de [Automatizar](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-automatizar), criando integrações e customizações logo no início do projeto, quando o aplicativo ainda não está maduro nem foi aprovado pelos [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders), é um dos [principais erros](/zeev/formula-zeev/resumo-de-principais-erros#partir-para-integracoes-e-customizacoes-logo) de projetos de automação {% endhint %} ## Profissionais envolvidos O [desenvolvedor profissional](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-profissional-professional-developer) é o principal responsável pela execução dessa etapa. É ele quem irá realizar a implementação dos códigos de customizações e integrações especificados em fases anteriores. O desenvolvedor profissional não precisa conhecer todo o aplicativo, seus detalhes e seu funcionamento; *a priori*, ele pode ficar restrito aos pontos que requerem sua atenção. O desenvolvedor profissional irá contar com apoio direto do [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) para dúvidas de regras de negócio. Além disso, o [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) fará a ponte com o [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner), com os [especialistas](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#especialista-de-dominio-subject-matter-expert), com o [cliente ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#clientes-customers)e com os [atores ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#atores-performers)para: 1. Elucidar dúvidas; 2. Simular o aplicativo; 3. Aprovar a fase; ## Como Integrações e customizações requerem um profissional técnico especializado e treinado. Se o seu aplicativo precisa de integrações ou customizações , essa será, com certeza, **a** [**etapa** ](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-customizar)**mais complicada e potencialmente mais demorada e cara do seu projeto.** ### **Assertividade** {% hint style="info" %} **​​Dica:** Se estiver publicando a primeira versão do aplicativo, recomendamos customizar o mínimo possível, focando no indispensável. {% endhint %} Ao longo de centenas de projetos de automação, descobrimos uma estatística um tanto triste: um grande número de integrações e customizações, após serem implementadas, nunca são usadas efetivamente após o aplicativo ser [publicado](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-publicar). Elas foram "imaginadas" como fundamentais em fases [anteriores ](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-mapear)do projeto, mas não resistiram ao choque de realidade do dia-a-dia de uso; na prática, era desnecessárias, irrelevantes ou longe do que os atores [realmente ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#atores-performers)precisavam. Isso vai ao encontro das famosas estatísticas compiladas pelo [Standish Group](https://www.standishgroup.com/), empresa internacional independente de consultoria em pesquisa de TI, conhecida por seus relatórios sobre projetos de implementação de sistemas de informação. Ao longo de décadas e diversas versões de pesquisas, a Standish defende que **45%** das funcionalidades de um software **nunca** são utilizadas e **19%** raramente são utilizadas. Generalizando, podemos dizer **64%** do escopo pode ser inútil, não gerar valor e não ser necessário. Esse erro pode ser mitigado de algumas formas: * O aplicativo como um todo deve ser[ iterativo, com pequenas fases e ciclos, cada qual com validações e aprovações;](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo) * Os [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders), e principalmente o dono do aplicativo, devem participar ativamente de todo o projeto, e não só do começo. Um erro comum é o dono do aplicativo participar somente da fase de [Mapear](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-mapear), e depois só ver o produto pronto final na[ entrega do projeto](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-publicar). * Atividades que envolvam codificação, como integrações e customizações, devem ser feitas somente depois que o aplicativo já foi testado e validado, mesmo que isso possa impactar no prazo de entrega do projeto; ### Implementação O [desenvolvedor profissional](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-profissional-professional-developer) irá receber a lista de requisitos técnicos do [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer). A lista de requisitos técnicos contém todas as necessidades de customizações e codificações especificadas e já confirmadas pelos [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders), durante testes preliminares em iterações passadas, que são fundamentalmente relevantes para o aplicativo. É fundamental que, ao chegar nessa fase, o desenvolvedor cidadão e o desenvolvedor profissional tenham absolutamente claros que esses requisitos são essenciais para o projeto, e que sem eles o aplicativo é inútil. As atividades geralmente desenvolvidas nessa fase são: * Customizar a interação de campos de formulários; * [Integrar o Zeev com outros sistemas](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev); * [Integrar outros sistemas ao Zeev](/zeev/integracoes/como-criar-integracoes); Nessa etapa, também, poderão ser utilizados [conectores middlewares](/zeev/integracoes/usando-ferramentas-conectoras) para facilitar implementações. Na tabela abaixo, temos um exemplo simplificado de um documento de requisitos técnicos que poderia ser recebido da fase anterior do projeto:
#TipoAtividadeDescrição
REQ01IntegraçãoCriar negócio no CRMEnviar as informações nome, CPF, e-mail, valor e descrição para o CRM, módulo de contatos e módulo de negócios.
REQ02IntegraçãoConsultar escore de créditoCom base no CPF, consultar API de consulta de crédito e armazenar o valor no campo "retornoCredito"
REQ03FormulárioPreencher solicitaçãoAo selecionar o campo UF, preencher automaticamente com a lista de cidades
REQ04FormulárioPreencher solicitaçãoAo preencher os valores da solicitação, somar todos os valores e salvar o valor de soma no campo "somaTotal"
O desenvolvedor profissional deve procurar agrupar os requisitos técnicos por algum critério, como etapa do aplicativo ou tecnologia envolvida, seguindo o mesmo modelo de desenvolvimento iterativo das outras fases. Deve sempre que possível procurar validação com o desenvolvedor cidadão e com os stakeholders. ### Integrações com terceiros Um ponto especialmente sensível é na integração com sistemas de terceiros. Por exemplo, caso seja necessário integrar o Zeev com o ERP, o CRM ou outro sistema desenvolvido por um terceiro fornecedor. [Como explicamos no tópico específico sobre integrações](/zeev/integracoes/o-que-e-preciso-para-fazer-integracoes), a conexão entre dois sistemas é uma via de mão dupla. O Zeev está preparando e utiliza padrões de mercado para integrações, possuindo uma API documentada. Entretanto, muitos softwares de mercado **não possuem API, não possuem documentação da API ou criam barreiras para integrações**. Além disso, a equipe do software terceiro ou da empresa terceira provavelmente não estará alinhada e engajada com os prazos e os critérios de sucesso do projeto de automação no Zeev. Não contar com o alinhamento e com o apoio direto da empresa terceira ou equipe terceira responsável pelo software a ser integrado provavelmente irá gerar retrabalho e atrasos no cronograma. Muitas vezes, o dono do aplicativo ou mesmo um gestor geral da empresa precisará criar um canal de comunicação livre entre as diversas empresas e equipes envolvidas em uma integração. ## Cursos online Esses são os cursos online que apoiam essa fase. * [Integrações: como conectar sistemas](https://universidade.zeev.it/p/ead09-integracoes)
## Duração Essa fase pode levar de alguns dias até alguns meses, dependendo do tamanho do projeto. Se o projeto é grande, divida-o em ciclos menores de entregas. Um ponto especialmente sensível é se o projeto envolver integrações que dependam de informações, APIs ou documentações de empresas terceiras. Não contar com o alinhamento e com o apoio direto da empresa terceira ou equipe terceira responsável pelo software a ser integrado provavelmente irá gerar atrasos no cronograma. ## Entregas Ao final de todas as iterações dessa fase, é esperado que as seguintes entregas sejam finalizadas: * [ ] Integrações com sistemas externos implementadas
* [ ] Regras customizadas em formulários implementadas
* [ ] Aplicativo [simulável ](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/como-simular-a-execucao-de-processo)na plataforma
* [ ] Aplicativo testado e aprovado pelos [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders), notadamente pelo dono do aplicativo # Fase Treinar O objetivo dessa fase é orientar e treinar atores, clientes e o time de sustentação para que possam conhecer a ferramenta Zeev e o aplicativo criado. ## Objetivos Essa é a **quarta fase** da [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) de criar aplicativos. O objetivo dessa fase é orientar e treinar [atores](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#atores-performers), [clientes ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#clientes-customers)e o time de [sustentação ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#sustentacao-operations)para que possam conhecer a ferramenta Zeev e o aplicativo criado. ## Profissionais envolvidos O [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner) costuma ser o principal responsável por essa fase, coordenando todas as atividades de treinamento e capacitação necessárias para executar o aplicativo. Ele pode contar com o apoio do [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) para dúvidas de implementação. Todos os [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders), profissionais que irão interagir com a aplicação criada, podem precisar serem treinados. ## Como ### Clientes e atores Clientes e atores devem ser treinados no uso do Zeev principalmente em relação a funções básicas do sistema, tais como: * Realizar login; * Filtrar solicitações; * Abrir solicitações; * Realizar tarefas; O capítulo "**área de trabalho"** desse manual contempla conteúdos básicos de dia-a-dia que podem ser usados por esse público. {% content-ref url="/pages/-MDRDvEF3kdN4dg8USBr" %} [Dia a dia usando o Zeev](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema) {% endcontent-ref %} É comum, também, donos de aplicativos e desenvolvedores cidadãos preparem materiais específicos de divulgação e treinamento de aplicativos de processos , tais como: * Eventos de apresentação presenciais; * Eventos de apresentação online; * Vídeos de treinamento; * Apresentações powerpoints; * Manuais específicos dos aplicativos; ### Sustentação A equipe de sustentação não faz manutenções em aplicativos, mas ajuda no dia-a-dia na gestão de cadastros. Por isso, ela precisa conhecer detalhes do aplicativo, principalmente: * Integrações necessárias para o aplicativo rodar; * Times e funções usados como base na configuração de tarefas; * Regras de permissões de acesso em geral; Em geral, a equipe de sustentação atenderá diversos aplicativos da organização, e por isso possui uma visão mais holística da ferramenta. ### Resistência à mudança A resistência das pessoas às novidades é normal. Por isso, aqui fica uma dica de ouro: não ignore as pessoas e os seus sentimentos. As mudanças mexem com os seres humanos. Não afaste os profissionais de você. **Na hora de implementar melhorias seja firme, mas seja empático.** Por traz da resistência sempre existem, na verdade, outros motivos pessoais e maiores que a gente não enxerga. Leve de um jeito leve. {% embed url="" %} ## Cursos online Esses são os cursos online que apoiam essa fase. * [Bem-vindo: conheça nosso produto e nossos canais de atendimento](https://universidade.zeev.it/p/ead-01-bem-vindo)
* [Dia a dia usando o Zeev](https://universidade.zeev.it/p/ead-03)
* [Configurações de apoio](https://universidade.zeev.it/p/ead-07-configuracoes-apoio) ## Entregas Ao final de todas as iterações dessa fase, é esperado que as seguintes entregas sejam finalizadas: * [ ] [Clientes ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#clientes-customers)treinados e capacitados para usar o Zeev e abrir solicitações;
* [ ] [Atores ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#atores-performers)treinados e capacitados para usar o Zeev e executar tarefas;
* [ ] Time de [sustentação ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#sustentacao-operations)treinado e capacitado para usar o Zeev e dar suporte ao aplicativo; ## Outras dicas sobre treinamento de pessoas {% embed url="" %} # Fase Publicar Nessa fase o aplicativo será configurado e publicado para utilização real. ## Objetivos Essa é a **quinta fase** da [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) de criar aplicativos. Nessa fase o aplicativo será configurado e publicado para utilização real. ## Profissionais envolvidos O [desenvolvedor cidadão](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) é parte importante dessa etapa, pois ele tem o know-how necessário de quais são as permissões e configurações necessárias para que o aplicativo seja publicado e utilizado pelos [stakeholders](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#stakeholders). Se tiver dúvidas, ele irá consultar o [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner). Dependendo do caso, o desenvolvedor cidadão poderá ter as permissões necessárias para realizar toda essa fase sozinho. Em algumas organizações, a operação de publicação é realizada pelo time de [sustentação](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#sustentacao-operations), orientados pelo desenvolvedor cidadão ## Como ### Situações mais robustas com mais de um ambiente O nível de complexidade dessa fase varia bastante se a organização possui somente um ambiente, ou se possui diversos ambientes. Organizações com políticas de governança mais robustas podem ter mais de uma instalação / ambiente do Zeev, por exemplo: * Desenvolvimento; * Teste; * Homologação; * Produção Nesse caso, cada ambiente é utilizado para um fim em específico, e é preciso assegurar que eles possuam as mesmas configurações, o que demanda mais trabalho de manutenção. Para publicar um aplicativo em produção, será preciso primeiramente utilizar o recurso de [exportar e importar o aplicativo de processo](/zeev/como-construir-processos/como-modificar-aplicativos-apos-o-uso/como-importar-processos-de-outras-ferramentas), do ambiente de desenvolvimento, teste, homologação ou outro, para o ambiente de produção. Como pode ser visto no [link do recurso](/zeev/como-construir-processos/como-modificar-aplicativos-apos-o-uso/como-importar-processos-de-outras-ferramentas), o aplicativo exportado e importado entre ambientes diferentes pode não sincronizar todas as informações necessárias para que o aplicativo funcione. Portanto, nesse cenário, algumas configurações de manutenção (por exemplo, o relacionamento entre pessoas, times e funções), terão que ser refeitas manualmente. Para assegurar que o procedimento de transferência do aplicativo funcionou corretamente, é altamente recomendável que o desenvolvedor cidadão realize um novo teste completo do aplicativo, do início ao fim. ### Publicação Após realizar a exportação e importação, ou caso seja uma situação mais simples, com somente um ambiente, o próximo passo será definir as [configurações de acesso ao aplicativo](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo), definindo, entre outras coisas, quem poderá acessá-lo. É plenamente possível disponibilizar [duas versões publicadas ao mesmo tempo](/zeev/como-construir-processos/como-modificar-aplicativos-apos-o-uso/como-versionar-um-processo). Isso pode ser útil, por exemplo, quando você quer que a versão 1 do aplicativo seja disponível para toda a empresa, e a versão 2 disponível somente para um time, em formato piloto. ## Duração Caso seja um [contexto mais robusto com mais de um ambiente de uso](#situacoes-mais-robustas-com-mais-de-um-ambiente) (desenvolvimento, teste, produção, etc.) essa fase pode precisar de um agendamento prévio e preparação com equipe de sustentação. Não é incomum que, então, a publicação do aplicativo tenha que ser feita fora do horário comercial. O prazo da fase, então, dependerá muito das políticas de governança e gestão de mudança da empresa. Caso seja um contexto mais simples, com um só um ambiente, e onde o desenvolvedor cidadão tenha todas as permissões para publicar um aplicativo, a fase pode levar poucos minutos. ## Entregas Ao final de todas as iterações dessa fase, é esperado que as seguintes entregas sejam finalizadas: * [ ] Aplicativo importado e funcional no ambiente final
* [ ] [Permissões de acesso](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo) do aplicativo publicadas
* [ ] [Aplicativo publicado](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-publicar-um-processo) para uso real no ambiente de produção ## Demonstração prática Veja na prática como publicar aplicativos: {% embed url="" %} # Fase Monitorar O objetivo principal dessa fase é monitorar indicadores e relatórios de performance, assim como colher feedbacks de stakeholders ## Objetivos Essa é a **sexta e última fase** da [Fórmula Zeev](https://paper.dropbox.com/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) e será executada de modo recorrente a fim de identificar oportunidades de melhorias e entendimento do uso pelos Power Users. Esta fase irá iniciar em momento considerado estratégico pela organização. Uma dica é iniciar esta fase quando houver dados suficientes para análise. O objetivo principal dessa fase é monitorar indicadores e relatórios de performance, assim como colher feedbacks de stakeholders, de modo a compilar uma lista de melhorias para a próxima versão do aplicativo. ## Profissionais envolvidos ​​O principal responsável por essa fase é o [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner). É ele que está acompanhando relatórios e indicadores e consolidando um backlog de melhorias para a próxima versão. O dono do aplicativo está em constante comunicação com os atores e clientes do processo, colhendo feedbacks e sugestões de melhorias. Em paralelo, a equipe de [sustentação](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#sustentacao-operations) resolve dúvidas de dia a dia de uso da aplicação. ## Como A gestão do aplicativo no dia-a-dia é realizada pelo [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner) através do [acompanhamento de solicitações](/zeev/gestao-de-solicitacoes-em-andamento/monitoramento/como-filtrar-e-monitorar-solicitacoes) e do [monitoramento de indicadores](broken://pages/-MDtm-KKSN9RdnkcLHJc), além do feedback dos demais stakeholders do processo. [Como vimos anteriormente](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev#metodologia-base), **processos mudam constantemente.** Isso ocorre pela própria natureza do conceito de processos: processos de negócios são entidades dinâmicas, que mudam constantemente, evoluem, à mercê da própria organização. A tecnologia, o ambiente, o mercado e as pessoas mudam, e com isso os processos também mudam. Apesar de o Zeev apresentar [diversas facilidades para modificar o processo](/zeev/como-construir-processos/como-modificar-aplicativos-apos-o-uso) a qualquer tempo, nós recomendamos que isso seja feito de maneira ordenada e controlada, através de uma política de governança de mudança clara. Ao invés de, diariamente, mudar o processo de forma desordenada e desconectada, recomendamos que o dono do aplicativo compile uma lista de sugestões de melhorias e realize as mudanças em blocos ou períodos pré-definidos. No momento de compilar os pedidos de mudança e evolução do processo e decidir pela sua implementação, inicia-se uma nova de [Mapear](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-mapear), fazendo o ciclo de fases da fórmula reiniciar. ## Cursos online Esses são os cursos online que apoiam essa fase. * [Monitorar relatórios e indicadores](https://universidade.zeev.it/p/ead-06-monitorar-relatorios-indicadores) ## Duração Algumas organizações implementam ciclos pré-definidos de revisões de processos. Por exemplo, você pode determinar que o processo de Reembolso de Despesas, que eventualmente tem pouco impacto e muda pouco, tem um ciclo de monitoramento de 1 ano. Já um processo de Vendas é altamente dinâmico, impactado por mudanças de mercado, e deve ser reavaliado e melhorado a cada 45 dias de monitoramento. ## Entregas Ao final de todas as iterações dessa fase, é esperado que as seguintes entregas sejam finalizadas: * [ ] Indicadores de performance e tempo de execução dos aplicativos
* [ ] Feedbacks e sugestões de melhoria solicitada por [atores ](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#atores-performers)e [clientes](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#clientes-customers)
* [ ] Lista consolidada de mudanças para o próximo ciclo # Resumo de principais erros Ao longo de centenas de projetos, identificamos erros comuns de condução da metodologia que podem levar a sérios impactos no sucesso da automação. Ao longo de centenas de projetos, identificamos erros comuns de condução da fórmula que podem levar a sérios impactos no sucesso da automação. Abaixo, compilamos alguns desses principais erros. ## Erros comuns na etapa de configurações iniciais * Confundir [funções com cargos](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes#funcoes-nao-sao-cargos);
* Confundir [times com organograma](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times#times-nao-representam-o-organograma);
* Forçar importar times e funções do [sistema de folha](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-organizacao-de-times-e-funcoes#forcar-importar-times-e-funcoes-do-sistema-de-folha);
* Forçar importar times e funções do [AD / LDAP / SSO](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-organizacao-de-times-e-funcoes#forcar-importar-times-e-funcoes-do-ad-ldap-sso);
* Querer importar todas as pessoas ou estruturas de times e funções da empresa, sem conhecer como funcionam seus processos; ## Erros comuns na etapa de criar aplicativos * Não definir claramente um [dono do aplicativo](/zeev/formula-zeev/definir-papeis#dono-do-aplicativo-app-owner)
* Não contar com a participação ativa do dono do aplicativo ao longo das diversas fases do projeto;
* [Documentar demais o aplicativo](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-mapear#documentacao-agil), gerar uma especificação muito detalhada ou prolongar demais a fase de mapeamento;
* Tentar criar um aplicativo usando um modelo de processo que [não foi desenhado originalmente para esse fim](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho#visao-geral);
* [Não seguir as regras de desenho para automação;](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho)
* [Partir para customizações logo de cara](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-customizar#assertividade), enquanto o aplicativo é automatizado, sem tê-lo validado;
* [Partir para integrações logo de cara](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-customizar#assertividade), enquanto o aplicativo é automatizado, sem tê-lo validado;
* [Não contar com o apoio de empresas terceiras](/zeev/formula-zeev/criar-um-aplicativo/executar-fases/fase-customizar#integracoes-com-terceiros) proprietárias de softwares terceiros que serão integrados; # Formas de acesso ao sistema Para utilizar o Zeev, é necessário possuir um navegador padrão conectado à Internet. ## Visão geral Para utilizar o Zeev, é necessário possuir um navegador de Internet padrão. Recomenda-se o uso de um dos seguintes navegadores, sempre em suas versões mais recentes: * Google Chrome; * Mozilla Firefox; * New Microsoft Edge; {% hint style="warning" %} **Importante**: o Internet Explorer ou o Microsoft Edge antigo não é suportado. {% endhint %} ## Formas de autenticação Existem diversas formas possíveis de se autenticar no sistema. As formas disponíveis, assim como a forma definida para você se autenticar, serão determinadas pelo administrador da sua ferramenta, e dependerão da versão e tipo de licenciamento do produto. Algumas formas possíveis são: * Uma senha específica e própria do Zeev, que possui [autenticação multifator](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema/autenticacao-multifator); * A mesma senha de seu e-mail corporativo Microsoft ou Google; {% hint style="warning" %} **Importante**: cuidado ao digitar errado sua senha. O sistema pode estar configurado para bloquear seu acesso após um determinado número de tentativas falhas. {% endhint %} ## Autenticação com uso de senha específica do Zeev ### Criação de senha Caso a sua forma de acesso seja a de uso de senha específica então você precisará criar uma senha no seu primeiro acesso. Ao ser cadastrado, você irá receber um e-mail para criar sua nova senha. Para aumentar sua segurança, não são enviadas senhas geradas automaticamente, com isto, você deverá criar sua própria senha no primeiro acesso. A senha deve atender a critérios mínimos de tamanho e complexidade de caracteres. {% hint style="warning" %} **Importante**: seu nome de usuário e senha de acesso são pessoais e intransferíveis. Considere-os tão importantes quanto a senha de seu banco. Lembre-se: uma pessoa com seu nome de usuário e senha poderá realizar tarefas, determinar ações e aprovar formulários em seu nome. {% endhint %} ### Recuperação de senha Se o seu acesso estiver configurado para usar uma senha específica e própria do Zeev então você poderá recuperar sua senha utilizando o link de "Esqueci minha senha" na tela de entrada do sistema. Para isso você deverá digitar seu e-mail ou usuário de autenticação e clicar no link de "esqueci minha senha". Ao fazer isso o sistema enviará um e-mail com instruções para você redefinir sua senha. Por questões de segurança o sistema não envia a sua senha por e-mail. ## Duração da sessão Caso, durante o login, você selecione a opção "Salvar minhas informações nesse computador" então suas credenciais serão armazenadas por um tempo determinado, de maneira segura, no computador onde você realizou o login. Durante esse período, que por padrão é **7 dias**, mas pode ser modificado pelo administrador, você não precisará entrar com suas credências novamente. Caso você **não selecione** a opção “Salvar minhas informações nesse computador”, suas credenciais serão armazenadas, também de maneira segura, por **3 horas**, prazo que vai sendo estendido a cada interação. {% hint style="warning" %} **Importante**: a utilização da opção “Salvar minhas informações nesse computador” é recomendada se o seu computador é utilizado somente por você e não é compartilhado. Em computadores públicos é recomendado **não** utilizar esta opção. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Dica**: se você clicar em "Sair" e deslogar-se do sistema, ou se você efetuar a remoção dos cookies do seu navegador através de uma limpeza dos dados temporários, então seus dados não serão mais lembrados. {% endhint %} ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre as formas de acesso e como conectar pela primeira vez no Zeev. {% embed url="" %} # Funcionalidades na tela de login A tela de login permite o acesso direto a aplicativos, monitoramento de solicitações e a instalação do Zeev em dispositivos móveis. ## Visão geral

Ao lado esquerdo é possível acessar as opções de autenticação e, na parte superior, as abas de utilização do sistema.

A interface de login do Zeev oferece diversas opções para acesso e configurações que facilitam a utilização do sistema por usuários autenticados e não autenticados. Abaixo, você entenderá como configurar a interface de login para permitir o acesso direto a aplicativos, monitoramento de solicitações e a instalação do Zeev em dispositivos móveis. ## Iniciar aplicativos na tela de login Ao acessar a interface de login do Zeev, além das [opções de autenticação](/zeev/dia-a-dia/formas-de-acesso-ao-sistema), você pode configurar para que certos aplicativos sejam acessados diretamente na tela de login, sem que os usuários precisem estar logados no sistema. Isso é especialmente útil para permitir que pessoas de fora da organização possam iniciar solicitações sem precisar ter acesso ao sistema ou de forma anônima. Para habilitar essa funcionalidade, primeiro, você precisa ter permissão de acesso ao menu **Construir** e realizar os seguintes passos: 1. Acesse a área de **Modelagem** do aplicativo desejado e, em seguida, vá até as **Configurações de Publicação** do aplicativo. 2. Clique na opção **Gerenciar controle de acesso ao aplicativo**. 3. No campo **Pessoa**, selecione **Pessoa anônima** e habilite a opção **Iniciar execuções (exclusivo para Pessoa Anônima)**. 4. Após isso, marque a opção [**Publicar solicitação na tela de login (pessoas autenticadas/anônimas)**.](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-anonimo-a-um-processo)

Passo a passo para publicar e permitir a solicitação de aplicativos na tela de login

Com essas configurações, o aplicativo estará disponível na tela de login, permitindo que qualquer pessoa, mesmo sem um login no sistema, possa iniciar uma solicitação de forma fácil e prática. ## Monitorar instâncias de aplicativos na tela de login A aba **Monitorar instâncias de aplicativos** permite que o andamento de solicitações de aplicativos seja consultado diretamente na tela de login, mesmo por pessoas que não estão autenticadas no Zeev. Isso possibilita que terceiros, como clientes ou parceiros, acompanhem o progresso de uma solicitação sem precisar de um login. Para configurar essa funcionalidade acesse as **Configurações de Publicação** do aplicativo e ative a opção [**Permitir monitoramento por código verificador**](https://kb.zeev.it/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-publicar-um-processo#permitir-o-monitoramento-de-solicitacoes-por-codigo-verificador).
Com essa opção habilitada, qualquer pessoa que tenha o **número da solicitação** e o **código verificador** poderá acompanhar o status da solicitação. Esses dados podem ser compartilhados via e-mail utilizando [tokens](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/dicionario-de-tokens-de-variaveis/tokens-de-instancias-de-solicitacoes), garantindo que o acompanhamento seja seguro e restrito a quem possui as informações necessárias.

Quando a funcionalidade é habilitada, o dígito verificador poderá ser encontrado na parte superior direita do relatório da solicitação.

## Instalar o Zeev como aplicativo em dispositivos móveis Outra funcionalidade disponível na interface de login é a opção de instalar o Zeev como aplicativo em dispositivos móveis. Através dessa aba, você terá acesso a um **link** ou **QR Code** que permite a instalação do Zeev em seu celular ou tablet.
Com o Zeev instalado em seu dispositivo móvel, você poderá: * Acessar sua **caixa de entrada**. * **Executar e acompanhar tarefas**. * **Iniciar solicitações**. Para isso é preciso acessar as configurações de publicação do aplicativo desejado e selecionar a opção [Permitir uso em dispositivos móveis](https://kb.zeev.it/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-publicar-um-processo#permitir-uso-em-dispositivos-moveis). {% hint style="info" %} No entanto, é importante destacar que, no ambiente móvel, não é possível **construir novos aplicativos** ou realizar configurações avançadas. A versão móvel é focada em operações rápidas e no acompanhamento de fluxos já existentes. {% endhint %} # Autenticação multifator Os usuários que utilizam login interno no Zeev precisam realizar a autenticação multifator ### Como funciona na prática? 1. O usuário acessará a tela de login e digitará seu usuário e senha. 2. Ao confirmar, o sistema enviará automaticamente um código temporário de validação para o endereço de e-mail associado ao cadastro do usuário no Zeev. Caso o login seja um e-mail, o código seguirá para esse mesmo endereço, também. 3. O usuário deverá inserir o código recebido na tela de confirmação para finalizar o acesso. 4. Para conveniência, durante as próximas 24 horas, caso o usuário faça o logoff e login de novo, nesse mesmo dispositivo, não precisará realizar o MFA. 5. Para conveniência, se o usuário marcar a opção "Salvar informações nesse computador", na tela de login, não precisará fazer login novamente por 7 dias e, portanto, não precisará realizar o MFA. {% embed url="" %} ### O que é MFA e por que é importante? MFA (Autenticação Multifator) é um processo de autenticação no qual o usuário precisa confirmar sua identidade usando pelo menos dois fatores distintos. Além de inserir usuário e senha, o usuário receberá um código de validação enviado para o seu e-mail. Esse passo adicional garante uma camada extra de proteção, tornando muito mais difícil o acesso não autorizado, mesmo que alguém descubra a sua senha. Por exemplo, digamos que um usuário do seu ambiente tenha, teoricamente, inadvertidamente instalado um vírus em seu computador pessoal. Existem vírus que executam de maneira silenciosa, "registrando" todas as teclas digitadas. Esse tipo de vírus pode identificar padrões de login e senha digitados e enviar essas informações para a deep web, onde depois são comercializadas. Um pessoa mal intencionada poderia ter acesso ao login e senha de seu ambiente, acessando-o e realizando operações sem a autorização do usuário. Com o MFA, o acesso torna-se mais difícil, pois o invasor teria que ter acesso, também, as credenciais de e-mail corporativas. ### Em quais situações será implementado? A obrigatoriedade do MFA se aplicará somente aos usuários que fazem login interno no Zeev (usuário e senha armazenados no próprio sistema). Para usuários que utilizem autenticação via SSO (Single Sign-On) com Microsoft ou Google, o provedor de SSO que você utiliza já oferece MFA e você poderá usufruir desses recursos de segurança adicionais, seguindo as configurações do seu próprio provedor. ### É obrigatório? Sim, o MFA é obrigatório para todos os usuários que utilizam autenticação interna em todos os clientes do Zeev. Essa medida faz parte do nosso compromisso com a segurança e integridade dos dados dos nossos clientes. ### Posso desabilitar esse recurso? A segurança de sua aplicação Zeev é uma responsabilidade compartilhada, de sua empresa, e da Zeev by Stoque. Ambas devem tomar ações continuamente para resguardar a integridade e segurança das informações transacionadas no sistema. Sua empresa pode optar por não utilizar o MFA, assumindo a responsabilidade dos potenciais impactos dessa ação. Se esse for seu desejo, entre em contato com nosso suporte técnico, comunicando formalmente seu desejo de ter o recurso desligado. # Uso em dispositivos móveis É possível acessar o Zeev através de dispositivos móveis como tablets ou smartphones Você também pode acessar o sistema utilizando um s*martphone ou tablet e p*ara isto será necessário ter um dispositivo com um navegador de internet como: * iOS (Safari e Google Chrome) * Android (Google Chrome) Ao acessar o Zeev por seu dispositivo móvel, você onde poderá acessar sua caixa de entrada, executar e acompanhar tarefas ou iniciar solicitações*.*

Menu do Zeev logado em dispositivo móvel

{% hint style="warning" %} Note que **apenas** menu PRINCIPAL estará disponível. Ou seja, não é possível realizar ações do menu ADMINISTRAÇÃO, como desenhar processos ou gerenciar acesso de usuários. {% endhint %} # Como iniciar uma solicitação ## Visão geral Diferentes pessoas poderão ter acesso a diferentes aplicativos na ferramenta. A possibilidade de requisição ou não de um determinada solicitação é determinada diretamente pela pessoa administradora que criou a solicitação. Ao iniciar uma solicitação você terá acesso a todas as informações disponíveis sobre a solicitação selecionada, podendo acrescentar dados e informações e tomar ações que, de uma maneira ou de outra, irão impactar no caminho da solicitação que se segue. ## Aplicativos favoritos As solicitações são listadas, naturalmente, por ordem alfabética. Para tornar o acesso mais fácil aos seus aplicativos principais você pode marcá-los como "favorito". As solicitações que você marcar como "favorito" serão listados antes dos demais aplicativos. ## Pesquisar É possível também pesquisar aplicativos que você pode iniciar. ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração de como iniciar novas solicitações: {% embed url="" %} # Como acompanhar as solicitações que abri ## Visão geral O relatório de **Acompanhar solicitações** é o principal mecanismo de monitoramento e gerenciamento das solicitações que a pessoa iniciou. Através deste relatório é possível, primeiramente, ter uma visão geral sobre todas as instâncias de solicitações em andamento ou já concluídas de um determinada solicitação, em que você está envolvido. ## Filtros Através do uso de filtros, podemos encontrar rapidamente um determinada solicitação que precisamos. ## Detalhamento da solicitação O detalhamento traz todas as informações consolidadas sobre uma determinada solicitação de um aplicativo. Entre elas: 1. A lista de atividades já realizadas e em andamento dessa solicitação; 2. Os dados do formulário; 3. As mensagens trocadas no aplicativo; 4. Os arquivos anexados no aplicativo. ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como acompanhar suas solicitações. {% embed url="" %} # Como receber e filtrar tarefas ## Visão geral No menu **Executar tarefas** você consegue visualizar todas as tarefas que possui pendente e que necessitam agora de sua participação. Somente as tarefas pendentes serão listadas. Tão logo a tarefas sejam executadas, são retiradas automaticamente da lista. Essas tarefas são sua responsabilidade, e você deve atentar aos prazos para concluí-las. É possível, entretanto, que outras pessoas sejam co-responsáveis por essa mesma tarefa também. Nessa situação, quem finalizar primeiro a tarefa será marcado como o executor dela e ela desaparecerá da caixa dos demais co-responsáveis. A lista de tarefas pendentes vem ordenada, por padrão, por ordem crescente de data de expiração, ou seja, são primeiramente vistas as tarefas que irão expirar mais cedo ou que já estão expiradas. Você pode modificar essa ordenação através da barra lateral de filtros. ## Receber e-mails de notificação Quando uma tarefa é criada, um e-mail **pode ou não** ser enviado a você informando sua responsabilidade e seu prazo na tarefa. Esse e-mail será enviado se ambas as condições abaixo forem verdadeiras: 1. Quem construiu o aplicativo de processo [configurou explicitamente ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#avisar-o-responsavel-por-e-mail)na sua tarefa que ela deve enviar e-mails de notificações; 2. Você configurou em suas [preferências pessoas](/zeev/dia-a-dia/configuracoes-pessoais#preferencias-de-notificacoes) que deseja receber e-mails de notificações de tarefas; Observe que, em razão do item 1 acima, você poderá estar recebendo notificações via e-mail de alguns tipos de tarefas e de outras não. Tudo dependerá da configuração que o responsável pelo aplicativo definiu, tarefa a tarefa. ## Filtrar tarefas É possível realizar diversos filtros nas tarefas apresentadas. As opções para refinamento da pesquisa são exibidas do lado esquerdo da página. # Como executar tarefas ## Visão geral A tela de **Executar tarefas** é um ambiente geral para execução das diferentes tarefas encaminhadas para você. Você terá acesso a todas as informações disponíveis sobre a solicitação que está participando, podendo acrescentar dados e informações e tomar ações que, de uma maneira ou de outra, irão impactar no caminho da solicitação que se segue. Ao clicar em um dos botões de ações e finalizar a tarefa, ela é automaticamente retirada da sua lista de tarefas pendentes. Ao mesmo tempo, o sistema se encarrega de consultar as regras da solicitação definidas pela pessoa criadora da solicitação e possivelmente encaminhar uma nova tarefa para uma nova pessoa. Assim, no mesmo instante que você clicou em um dos botões de finalização, um colega pode estar recebendo um e-mail avisando-o de que possui uma nova tarefa pendente. A configuração geral de uma tarefa poderá variar conforme a solicitação. Poderemos ter tarefas onde não teremos formulários ou mensagens, somente arquivos, ou tarefas onde teremos todas as ferramentas de informações disponíveis mas não teremos o histórico habilitado, por exemplo. Essa definição (quais componentes de informações as tarefas deste aplicativo possuirão) é de responsabilidade da pessoa administradora da solicitação no momento de sua criação. ### Selecionar a função para iniciar uma solicitação Quando você inicia uma solicitação nova, o sistema salva, entre outras informações, o seu login, a data que você fez a requisição e também a sua função e o seu time no momento dentro da organização. Essas duas últimas informações são essenciais para diversas regras hierárquicas da solicitação. Se, por exemplo, uma atividade futura da solicitação está configurada para notificar "o seu diretor", o sistema precisará saber qual é o seu time para então identificar o diretor. Esse é somente um dos tantos casos possíveis. Por outro lado, é possível que uma pessoa tenha mais de uma função/time relacionada no sistema. Uma mesma pessoa, por exemplo, pode desempenhar um ou mais papéis dentro da organização. Sendo assim, no momento de iniciar a solicitação, a pessoa será convidado a escolher sob qual função/time deseja iniciá-la. Dependendo de sua escolha, os responsáveis futuros da solicitação poderão mudar. ### Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como executar tarefas: {% embed url="" %} # Como adicionar mensagens e/ou mencionar outras pessoas Você poderá incluir mensagens e/ou mencionar pessoas cadastradas no Zeev, responsáveis ou não da solicitação. A menção é feita no campo de "Mensagens" da solicitação. ## Visão geral No envio de uma solicitação ou na execução de tarefas, é possível incluir, opcionalmente, mensagens que acompanharão o andamento da solicitação. A seção de mensagens da tarefa funciona como um fórum de discussão, onde todos os participantes do processo poderão ler as mensagens adicionadas por outras pessoas ou incluir novas mensagens.
### Quem pode adicionar mensagens na solicitação * Pessoas que estão iniciando a solicitação; * Pessoas que estão executando uma tarefa; * Pessoas que podem ver o relatório da solicitação e possuem acesso ao módulo: MONITORAR > SOLICITAÇÕES. {% hint style="info" %} **Dica**: não é possível adicionar mensagens via relatório da solicitação, quando acessado pelo módulo "ACOMPANHAR SOLICITAÇÕES". Para realizar essa operação, a pessoa deve fazer, obrigatoriamente, pelo módulo "MONITORAR > SOLICITAÇÕES". {% endhint %} ### Outras regras importantes * Não é possível editar a mensagem após ser adicionada; * Apenas quem adicionou a mensagem consegue apagá-la na mesma tarefa em que foi incluída, antes de finalizá-la; * A pessoa pode incluir uma mensagem e decidir não a exibir para o solicitante. ## Como mencionar pessoas nas mensagens Você **poderá mencionar o nome de outras pessoas**, responsáveis ou não da solicitação, através do campo de "Mensagens" da solicitação. Você pode mencionar qualquer pessoa do sistema. Em uma mesma mensagem, você pode mencionar uma ou várias pessoas. Ao mencionar uma pessoa: 1. Essa pessoa receberá uma notificação (por e-mail ou pelo sistema, conforme suas preferências pessoais) com o texto integral de sua mensagem e referência a instância da solicitação onde a mensagem foi postada; 2. Essa notificação conterá, ainda, automaticamente, link para o relatório da solicitação desse aplicativo; 3. Ao clicar nesse link, o sistema será aberto diretamente na tela do relatório da solicitação desse aplicativo. Se a pessoa não estiver autenticada no sistema, deverá se autenticar antes. Se ela não possuir acesso aos [relatórios desse aplicativo](/zeev/gestao-de-solicitacoes-em-andamento/como-gerenciar-o-controle-de-acesso-dos-relatorios-e-paineis), não poderá prosseguir. 4. Na tela do relatório da solicitação desse aplicativo, no bloco de "Mensagens", essa pessoa possuirá disponível uma nova caixa de digitação, onde poderá incluir uma nova mensagem na instância desse aplicativo. Observe que a pessoa não precisará ser responsável dessa instância desse aplicativo; simplesmente ao ser mencionado e possui permissão para ver os relatórios dessa solicitação, poderá incluir mensagens nessa instância de aplicativo, através do link recebido por e-mail; 5. Caso esse responsável externo ou interno adicione uma nova mensagem nessa instância de solicitação, nessas condições, todos os demais responsáveis desse aplicativo que possuem atividades pendentes no momento serão igualmente notificados (via e-mail ou sistema), dessa nova mensagem. # Como cancelar uma solicitação Cancelar uma solicitação significa terminá-la abrupta e imediatamente, independentemente do que já foi realizado ou do que está pendente no momento. ## Visão geral Quando uma solicitação é **cancelada**: 1. Ela é terminada imediatamente; 2. Ela finaliza com status padrão "Cancelado". {% hint style="info" %} O cancelamento de uma solicitação não implica no cancelamento dos subprocessos. Essa operação deverá ser feita manualmente. {% endhint %} Os motivos para uso desse recurso são muitos. Entre eles, aplicativos de processo iniciados erroneamente, em duplicidade, ou em que o solicitante desistiu da solicitação. Quem pode cancelar solicitações: 1. [Superadministradores ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)do sistema (podem cancelar qualquer solicitação de aplicativo); 2. O solicitante da instância da solicitação, caso essa tenha sido previamente configurada com a permissão "Cancelar ou congelar suas próprias execuções" no controle de acesso ao aplicativo; 3. Qualquer pessoa que tenha configurada a permissão "Excluir, cancelar ou congelar todas as execuções" no controle de acesso ao aplicativo. *** #### Como cancelar manualmente Para cancelar manualmente uma solicitação, acesse "Monitorar > Solicitações > Filtre e abra a instância a ser cancelada > Ações". No menu, selecione "Cancelar" e justifique o cancelamento da sua instância.

Opções de uma instância ativa

{% hint style="danger" %} Ao cancelar uma instância, a tarefa atual perderá o ator e, mesmo em caso de descancelamento, a informação não será recuperada automaticamente. {% endhint %} # Como acessar dados ou descancelar uma solicitação manualmente Após cancelada, você pode ver os dados de uma solicitação, ou descancelá-la manualmente. Para acessar os dados de uma solicitação cancelada, você pode selecionar a instância em "Monitorar > Solicitações > Selecionando a instância a ser cancelada". Aqui você verá todas as informações, mensagens e ações desta instância. Se deseja descancelar a instância, clique em "Ações" e selecione "Descancelar" como a ação a ser tomada.

Opções de uma instância cancelada

{% hint style="warning" %} Ao descancelar uma instância, ela não recupera a sua informação do ator da solicitação. {% endhint %} # Como encaminhar uma tarefa Encaminhar uma tarefa significa repassar totalmente sua responsabilidade a um terceiro. Consultar um terceiro significa questionar ou solicitar parecer ou opinião, durante uma execução. ## Visão geral **Encaminhar uma tarefa** significa repassar totalmente sua responsabilidade a um terceiro. Quem pode encaminhar solicitações: * Pessoas com perfil de "[Superadministradoras](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)" * Pessoas com perfil de "[Superadministradoras](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)" que estejam [personificando outras pessoas](/zeev/apis/como-utilizar-as-apis-do-zeev/como-personificar-outros-usuarios-nos-consumos-de-apis) * Pessoas que pertençam a um [grupo de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) que possui permissão no módulo de "Acesso / Encaminhar Tarefas " Ao encaminhar uma tarefa: * O novo responsável recebe um e-mail avisando (a mensagem desse e-mail é padrão, e não pode ser modificada); * A solicitação sai de sua lista de tarefas e entra na lista de tarefas da nova pessoa; * Não há nenhuma alteração em prazos. ## Como encaminhar tarefas É possível encaminhar tarefas de duas maneiras: 1. Através do botão "Outras opções" na tela de execução da tarefa; 2. No módulo "Executar tarefas" é possível encaminhar tarefas em massa, marcando-as através da *checkbox* ao lado esquerdo de cada tarefa:

Encaminhando tarefas em massa

{% hint style="danger" %} Por padrão, a opção encaminhar tarefas vem habilitada no ambiente.Quando habilitada, todos os usuários tem a permissão para encaminhar tarefas no ambiente. Caso seja necessário restringir o uso dessa funcionalidade apenas para alguns usuários nos Grupos de Acesso, acione o [Suporte](/zeev/outras-informacoes/sobre-suporte-tecnico#como-falar-com-o-suporte). {% endhint %} ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como encaminhar uma tarefa: {% embed url="" %} # Como consultar a opinião de terceiros Consultar um terceiro significa questionar ou solicitar parecer ou opinião, durante a execução de uma solicitação, para uma pessoa terceira ## Visão geral **Consultar um terceiro** significa questionar ou solicitar parecer, ou opinião, durante a execução de uma solicitação, para uma pessoa terceira, que normalmente não teria responsabilidade no aplicativo nesse momento. Quem pode usar esse recurso: 1. Todas as pessoas do sistema, em qualquer tarefa, das solicitações onde foi explicitamente marcada a opção "Mostrar consultar terceiros" Ao consultar um terceiro: 1. A responsabilidade pela solicitação é temporariamente transferida para um terceiro; 1. Caso a solicitação tenha mais de um responsável, a atividade sairá da caixa de entrada apenas do usuário que realizou a ação. Os demais responsáveis permanecerão com o acesso à atividade podendo concluí-la; 2. Como o usuário que solicita a informação ao terceiro deixa uma mensagem para a consulta ao terceiro, os usuários que permaneceram com acesso à atividade terão acesso à mensagem inserida; 2. O terceiro recebe um e-mail de notificação (a mensagem desse e-mail é padrão, e não pode ser modificada); 3. A solicitação sai de sua lista de tarefas; 4. Os prazos e alertas continuam a ser contabilizados normalmente; 5. O terceiro não pode finalizar a tarefa, somente retorná-la a você; {% hint style="warning" %} É importante enfatizar que, ao usar esse recurso, os prazos continuam a contar normalmente e o SLA continua contando. Em última instância, você continua sendo o responsável pela execução da atividade no prazo, sendo a consulta a um terceiro uma decisão exclusiva sua. Você deverá monitorar o retorno do terceiro. {% endhint %} ## Como habilitar esse recurso Vale lembrar que para que o recurso seja exibido durante a execução de uma solicitação, ele deve estar habilitado. Na modelagem da solicitação, a opção "Mostrar consultar terceiro?" deve estar habilitada. ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como consultar a opinião de terceiros: {% embed url="" %} # Como devolver uma solicitação Devolver uma solicitação significa finalizar a atividade atual e retornar a solicitação para uma atividade passada já executada. ## Visão geral Digamos que você recebeu uma tarefa e, por algum motivo, observou alguma inconsistência em informações preenchidas na solicitação anteriormente por outras pessoas. Você deseja devolver o processo para alguém ou para alguma etapa anterior. Existem duas maneiras de uma solicitação ser devolvida: 1. A maneira mais padronizada, formal, é quando o processo do aplicativo foi desenhado e configurado pensando nessa possibilidade. Nessa situação, o modelador do processo poderá, por exemplo, definir um botão de ação chamado "Devolver" que, quando clicado, faz o roteamento automático para algum passo anterior;
2. Em muitos casos, entretanto, sabemos que o modelador do processo não consegue prever todos os casos. Em outros casos, o modelador não deseja mapear todos os casos, pois tornaria o processo extremamente complexo. Nessas situações, o responsável tem a possibilidade de usar o recurso nativo de "devolver a solicitação". **Devolver a solicitação** significa finalizar a atividade atual e retornar a solicitação para uma atividade passada já executada. ## Uso do recurso Quem pode devolver solicitações: 1. Pessoas com perfil de [superadministradoras](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer); 2. Pessoas com perfil de [superadministradoras](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer) que estejam [personificando outras pessoas](/zeev/apis/como-utilizar-as-apis-do-zeev/como-personificar-outros-usuarios-nos-consumos-de-apis); 3. Pessoas que pertençam a um [grupo de permissão](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) que possui acesso ao módulo de "Devolver solicitações"; 4. Todas as pessoas responsáveis por uma determinada tarefa, se essa possui marcada explicitamente a opção "Permitir devolver solicitação". Ao devolver uma solicitação: 1. Sua tarefa atual é finalizada; 2. A tarefa passada selecionada é reaberta, com novo prazo para conclusão. {% hint style="info" %} É importante destacar que esse recurso só estará habilitado para solicitações onde exista, efetivamente, alguma tarefa passada para devolver. Se não existir nenhuma tarefa humana passada, você não conseguirá devolver. E, lembre-se, a solicitação em si, onde a instância iniciou, não é uma tarefa, então você não pode devolver para o evento de solicitação. Nesse caso, o correto é o modelador prever um caminho no fluxo que leve a uma tarefa para o solicitante da solicitação poder corrigir seu pedido. {% endhint %} ## Cuidado! Avisos para modeladores É importante atentar para as seguintes regras de uso desse recurso: 1. Caso o seu processo possua tarefas de *script* ou tarefas de serviço avalie atentamente desmarcar a opção "Permitir mais de uma execução a cada instância" na configuração dessas atividades. Imagine, por exemplo, que uma atividade desse tipo é utilizada para conectar em um *API* e realizar um pagamento. Liberando o uso do recurso de "devolver solicitação", é possível que a solicitação seja retornando para um momento anterior a essa integração e, nesse momento, a integração seja realizada novamente o com isso ocorra um pagamento duplo. Nesse cenário, você deveria desmarcar a opção "Permitir mais de uma execução a cada instância". Ao desmarcar essa opção, caso a instância da solicitação já tenha executada essa integração antes, não irá executar novamente e pulará automaticamente para a próxima atividade.
2. Se o seu processo possui elementos paralelos ou execuções em paralelo, avalie NÃO utilizar ou habilitar o recurso de devolver solicitação. Ocorre que, em ocorrendo execuções em paralelo, caso você retorne para uma atividade anterior, o outro braço da solicitação em paralelo não irá retornar. Com isso, é possível que, ao atingir o elemento paralelo novamente, as tarefas seguintes sejam executadas de maneira repetida, ocorrendo sobreposição de atividades. Infelizmente não há opções de remediação nesse caso. ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como devolver uma solicitação: {% embed url="" %} # Como acessar arquivos de uma solicitação através das tarefas humanas ## Visão Geral Uma tarefa humana pode possuir arquivos anexados em campos do formulário ou na seção "Anexos" ao final do formulário. A principal diferença entre eles é que campos do tipo Arquivo e Arquivo visualizador, normalmente usados para permitir que documentos sejam anexados em campos do formulário, podem ser visíveis/editáveis em tarefas específicas, ou seja, você consegue gerenciar em qual tarefa aquele arquivo pode ser visualizado/editado. Enquanto na seção "Anexos", que fica ao final do formulário, é armazenado arquivos anexados em qualquer etapa do processo, e **todos** são exibidos em **todas** as tarefas humanas, não permitindo a gestão de acesso. ## Como baixar arquivos de uma solicitação Os arquivos anexados tanto em campos do formulário, quanto na seção "Anexos" podem ser baixadas individualmente ou através do botão "Baixar todos os arquivos" existente na seção "Anexos". * Os arquivos anexados em campos de tabela multivalorada não serão baixados; * Os arquivos anexados em campos do formulário precisam estar visíveis ou editáveis na tarefa; * Esse botão não é habilitado no evento de início; * Se a seção "Anexos" for ocultada na configuração dos recursos do aplicativo, não será possível baixar todos os arquivos de uma vez.

Botão para baixar todos os arquivos.

{% hint style="warning" %} As extensões suportadas pelo campo **Arquivo visualizador** são: doc, docx, rtf e pdf. {% endhint %} # Como configurar um substituto A ausência temporária ocorre quando você fica inabilitado para acessar a ferramenta para executar suas tarefas pendentes ou mesmo receber novas tarefas. ## Visão geral No módulo "Configurações pessoais", você pode configurar um substituto geral para a acessar sua caixa de tarefas e executar suas tarefas enquanto estiver impossibilitado de realizá-las. Por exemplo, em caso de férias, viagem, ausência, motivo de saúde, ou outros. Para utilizar esse recurso, faça o seguinte: 1. Indique uma pessoa que será seu substituto geral; 2. Indique seu período de ausência e faça o agendamento. No dia selecionado, às 00:01, você entrará em ausência imediatamente. No dia final do período, as 23:59, voltará ao status normal. ## O que ocorre quando você está ausente Ao iniciar um período de ausência temporária, ocorrerá o seguinte: 1. O usuário selecionado como substituto geral passará a ter acesso à sua caixa pessoal de tarefas e poderá finalizar as tarefas já em andamento, e as novas tarefas que forem criadas, que estejam ligadas ao seu nome. Para isso, o substituto verá uma sinaleira piscante ao lado do seu próprio nome quando entrar no sistema, indicando que ele está substituindo alguém. Ao clicar em seu próprio nome e selecionar a opção "Alterar pessoa", o substituto verá o nome das pessoas que está substituindo, e poderá personificá-las, clicando em seus nomes, enquanto elas estiverem em ausência. ![Ponto piscante ao lado do nome indicando que a pessoa é substituta de alguém](/files/MyxNFVuzf161yKwSWQuo) 2. O substituto também receberá uma notificação por e-mail toda a vez que novas tarefas forem criadas para você. Essa mensagem somente será enviada se a tarefa foi configurada para enviar mensagem de recebimento. {% hint style="info" %} Pense em sua caixa de tarefas como na sua caixa de e-mails. Observe que: 1. As tarefas já pendentes quando você saiu em ausência não serão encaminhadas automaticamente ao substituto geral. Elas continuarão pendentes com você. Dependendo das configurações do sistema definidas pelo administrador, o recurso de [encaminhar tarefas](/zeev/dia-a-dia/como-executar-tarefas/como-encaminhar-uma-solicitacao-ou-consultar-terceiros) pode estar habilitado e você poderá escolher quais tarefas e para quem deseja encaminhar as tarefas pendentes. Em todo o caso, o substituto terá acesso controlado à sua caixa de tarefas e poderá finalizar essas tarefas; 2. Novas tarefas que forem criadas continuarão a ser enviadas a você. O substituto será notificado, e poderá acessar a sua caixa de tarefas; 3. O substituto não acessará as novas tarefas que forem criadas para você na sua própria caixa de tarefas. Ele precisará acessar a sua caixa de tarefas; {% endhint %} {% hint style="warning" %} Se houver outros usuários alocados no mesmo time e função do usuário ausente, as novas tarefas serão direcionadas a eles, **e também ao usuário substituto**, pois compartilham a mesma responsabilidade do usuário em ausência. {% endhint %} # Como usar notificações Notificações são alertas que o sistema envia a você, após a ocorrência de uma determinada ação. ## Visão geral Notificações são alertas que o sistema envia a você, após a ocorrência de uma determinada operação. Você pode decidir se deseja receber a notificação que o sistema envia: * Via e-mail; * Via módulo específico dentro do próprio sistema; * Ambos; Entre os tipos de notificação que o sistema envia, estão: * Quando você recebe uma nova solicitação; * Quando uma outra pessoa pede sua [opinião sobre uma solicitação](/zeev/dia-a-dia/como-executar-tarefas/como-consultar-a-opiniao-de-terceiros); * Quando uma solicitação é escalonada para você; * Quando você recebe uma mensagem de um evento de mensagem; * Etc. ## Mais informações Para mais informações sobre as notificações, verifique o vídeo abaixo. {% embed url="" %} # Configurações pessoais ## Visão geral O menu de **Configurações pessoais** permite que você configure algumas opções pessoais de funcionamento do Zeev.
### Preferências de notificações A seção de preferências de notificações permite que você defina, para tipo de notificação do sistema, como você gostaria de recebê-la. ![](/files/X8NnQqJw5OJu36IjBdby) * Ao marcar a opção "E-mail", a mensagem será enviada ao seu endereço de e-mail cadastrado no Zeev; * Ao marcar a opção "Sistema", a mensagem será enviada como uma [notificação](/zeev/dia-a-dia/o-que-sao-notificacoes-e-como-le-las) dentro do próprio Zeev. # Como assumir tarefas Quando um grupo de pessoas recebe uma tarefa, é possível que uma delas assuma a responsabilidade pela execução. ## Visão geral Ao delegar a responsabilidade de uma tarefa humana para um grupo de pessoas (via time e função, por exemplo), elas a receberão em suas filas de tarefas. O recurso "Assumir tarefa" permite que uma dessas pessoas assuma a responsabilidade, se tornando a única executora responsável. Isso fará com que a tarefa saia da fila das outras pessoas.

Exemplo de tarefa com corresponsáveis permitindo utlizar o recurso "Assumir tarefa".

{% hint style="info" %} **Dica**: ao assumir a tarefa, não é possível desfazer a operação, e você será o único responsável. {% endhint %} ### Requisitos Para essa funcionalidade ser habilitada nas tarefas, é necessário que opção "Habilitar corresponsáveis" esteja habilitada nos recursos do aplicativo.
# Como criar grupos de permissões O grupo de permissões determina quais módulos e quais operações cada pessoa poderá executar na ferramenta. ## Visão Geral Os **grupos de permissões** determinam quais operações cada pessoa poderá executar na ferramenta. A ferramenta permite a criação de perfis de acesso às funcionalidades de cada componente do Zeev, que depois serão disponibilizados às pessoas. É o grupo que determinará quais operações e funcionalidades a pessoa poderá executar. Uma pessoa poderá fazer parte de um ou mais grupos de permissões. Neste caso, suas permissões e autorizações serão somadas. Uma pessoa sem nenhum grupo de permissão poderá acessar a ferramenta normalmente, realizar requisições e executar tarefas, além de consultar seu histórico, porém não poderá realizar nenhum tipo de manutenção ou alterações em configurações ou aplicativos do sistema. **Com isso, a maior parte das pessoas do sistema, na verdade, podem se enquadrar dentro de uma realidade sem grupos de permissões de acesso, pois unicamente recebem e executam tarefas.** ## Para que grupos são usados Os grupos tem as seguintes funções: 1. **Controle de acesso:** definir quais funcionalidades administrativas do sistema cada pessoa pode acessar;
2. [Permissões de aplicativos de processo](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo): definir as pessoas que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de processo; 3. [Permissões de aplicativos de serviço](/zeev/criacao-de-servicos-simples/como-configurar-e-publicar-um-novo-servico/como-publicar-e-configurar-permissoes-em-servicos): definir as pessoas que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de serviço; ## Exemplos Quando você começa a usar o Zeev, alguns grupos de manutenção já vem criados. Você pode excluí-los, criar novos, ou modificá-los. A título de exemplo, abaixo seguem alguns grupos de permissões que nossos clientes costumam criar:
* **Administradores** : possuem acesso a todas os módulos e funções do sistema;
* **Desenvolvedor cidadão / Modeladores** : possuem acesso a todos os módulos e funções do sistema relacionados a criação de aplicativos de processos e serviços;
* **Desenvolvedor profissional / TI :** possuem acesso a todas os módulos e funções do sistema relacionados a criação de aplicativos de processo e integrações;
* **Donos de aplicativos / Gestores:** possuem acesso relatórios e indicadores;
* **Sustentação:** possuem acesso a todas os módulos e funções do sistema relacionados a gestão de times, funções e pessoas e também funções do sistema acessórias, tais como países, estados, cidades, feriados, tipos de times, tipos de funções, turnos de trabalho, times, funções, grupos de permissões, etc. ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como criar grupos de permissões. {% embed url="" %} # Hierarquia de funções A hierarquia de funções é um recurso do Zeev que ajuda o sistema a identificar automaticamente quem será o responsável por determinada tarefa ## Visão geral A hierarquia de funções é um recurso do Zeev que ajuda o sistema a identificar automaticamente quem será o responsável por determinada tarefa, seguindo a estrutura organizacional configurada no ambiente. Esse funcionamento evita falhas de encaminhamento e garante que cada tarefa seja atribuída ao superior hierárquico correto. ## Estrutura básica A hierarquia é formada por dois elementos principais: **Times:** representam departamentos ou áreas (ex.: Financeiro, Operações, Comercial). **Funções:** representam os cargos dentro de cada time (ex.: Analista, Coordenador, Diretor). {% hint style="success" %} A lógica do Zeev considera sempre a combinação entre time e função para determinar a hierarquia. {% endhint %} ### Como o Zeev faz a análise Sempre que uma tarefa precisa ser encaminhada, o sistema segue os seguintes passos: 1. Identifica o time e a função do usuário que iniciou a solicitação ou executou a tarefa.\ Exemplo: João Silva abriu a instância como Supervisor de Qualidade, no time Controle de Produção. 2. Procura dentro do mesmo time a função superior configurada.\ No exemplo, a função superior de Supervisor de Qualidade é Gerente de Produção. 3. Caso não exista alguém com essa função superior no mesmo time, o sistema sobe para o time imediatamente superior. 4. Se ainda não encontrar, continua subindo até chegar ao nível mais alto da organização (como o CEO). ### Exemplo prático Imagine a seguinte configuração fictícia: **Time:** Controle de Produção **Função:** Supervisor de Qualidade (João Silva) **Função superior configurada:** Gerente de Produção **Time:** Diretoria Industrial **Função:** Diretor Industrial (Maria Souza) Se não houver ninguém cadastrado como Gerente de Produção dentro do Controle de Produção, o sistema não conseguirá atribuir a tarefa a esse cargo. \ Nesse caso, o Zeev sobe a hierarquia e procura no time Diretoria Industrial. \ Como lá existe a função Diretor Industrial (Maria Souza), a tarefa será encaminhada a ela. #### Cenário de configuração incorreta Suponha que o usuário Carlos Pereira esteja cadastrado como Gerente de Produção, mas dentro do time Financeiro. \ Mesmo que ele tenha a função correta, o sistema não o reconhecerá como superior de João Silva, porque ele está em um time diferente. Para que Carlos fosse considerado, seria necessário que estivesse cadastrado como Gerente de Produção dentro do time Controle de Produção. ## Boas práticas de configuração * Configure funções superiores dentro do mesmo time, sempre que possível. * Revise periodicamente as estruturas de times e funções para evitar encaminhamentos incorretos. * Documente a hierarquia organizacional para facilitar o entendimento de novos administradores. * Em caso de movimentação de colaboradores (promoção, mudança de setor etc.), atualize a função e o time imediatamente. ## Conclusão A hierarquia de funções no Zeev garante que os encaminhamentos de tarefas sigam a lógica organizacional definida. \ Como regra, o sistema analisa sempre o time + função e, caso não encontre o superior no mesmo time, sobe até o próximo nível # Como criar times Times são unidades organizacionais onde as pessoas estão alocadas, no menor nível possível; onde as estruturas de trabalho estão definidas. ## Visão geral **Times** são unidades organizacionais onde as [pessoas ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios)da ferramenta estão alocadas. Os times são todas as estruturas de trabalho definidas e hierarquizadas onde as pessoas do sistema podem desempenhar suas [funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes). Nas empresas, os times comumente podem ser definidos como: 1. Empresas 2. Filiais 3. Departamentos 4. Áreas 5. Squads 6. Grupos de trabalho 7. Comitês 8. Equipes 9. Etc. O recurso de [Tipos de times](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/exclusivo-orquestra-bpms/como-cadastrar-tipos-de-times), presente em algumas versões do sistema, geralmente permite utilizar a organização acima para ter mais controle sobre seus times. Uma pessoa pode pertencer a um time, diversos times, ou nenhum time. Essa alocação poderá impactar em suas permissões e nas tarefas que ele irá receber. ## Para que times são usados Os times têm diversas funções: 1. [Permissões em aplicativos de processo](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo): definir as pessoas vinculadas a times que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de processo; 2. [Permissões em aplicativos de serviço](/zeev/criacao-de-servicos-simples/como-configurar-e-publicar-um-novo-servico/como-publicar-e-configurar-permissoes-em-servicos): definir as pessoas vinculadas a times que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de serviço; 3. [Organização de solicitações:](/zeev/dia-a-dia/como-abrir-uma-nova-solicitacao) organizar os aplicativos em times na tela de abertura de solicitações, para facilitar a pesquisa por pessoas; 4. [Responsáveis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos): definir os responsáveis por executar [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) e os destinatários de [eventos de mensagem](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/como-configurar-eventos-de-mensagens); ## Relacionamento com funções Enquanto os times são as unidades organizacionais, as [funções ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes)são os papéis que existem dentro do time. Times e funções funcionam juntos. ## Granularidade de times Algumas organizações criam somente um time, que representa a organização como um todo. E utilizam [funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes) para definir permissões e alocações de tarefas. Outras organizações criam dezenas ou centenas de times, hierarquizados, conectados, representando todas as estruturas de negócio da empresa. **Não existe certo nem errado.** [Essa definição irá depender da estratégia de implementação de cada empresa.](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-organizacao-de-times-e-funcoes) ## Hierarquia de times Ao criar um time, você pode definir o time pai. Com isso, você estabelece uma relação hierárquica entre os dois times. No limite, você pode criar uma estrutura organizacional completa, totalmente hierarquizada. Isso não significa que você **precisa** fazer isso. Algumas organizações não utilizem a relação hierárquica, criando times no mesmo nível, como uma lista. **Novamente, não existe certo nem errado.** [Essa definição irá depender da estratégia de implementação de cada empresa.](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-organizacao-de-times-e-funcoes) ## Times não representam o organograma Assim como achar que funções são cargos, é errado achar que times devem representar o organograma formal da empresa. **Times, no Zeev, servem para apoiar processos**. Você sabia que mais de 90% dos processos de uma organização não são formais, são orgânicos? Permeiam a organização, através de e-mails, planilhas, mensagens diretas. É claro que ao utilizar o Zeev você está querendo padronizar uma parte de seus processos. Mas, ao começar essa iniciativa, nossos clientes descobrem rapidamente que, geralmente, a estrutura organizacional existente não foi feita para representar formalmente os processos. Times podem ser áreas do seu organograma, sim. Mas não só. Times também podem representar *squads*, *chapters*, *guildas*, comitês, grupos de interesse, áreas de conhecimento, etc. E, muitas vezes, você verá que as tarefas de um processo estão mais conectadas a esses times "informais" do que às áreas formais de sua empresa. ## Código original / integração Ao criar um time, é criado automaticamente um código único identificável, chamado de "código original / integração". Esse código é único para esse time. Você pode, também, definir ou modificar o valor desse código. Zeev irá forçar sempre que ele seja único. O motivo para você definir manualmente ou modificar esse valor é para adequá-lo ao código de algum sistema legado interno onde esse time também existe. Esse código pode ser usado para: * Conectar nas [APIs do Zeev](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev), para fins de integração; * Representar uma conexão entre esse time e o cadastro desse time em outro sistema legado seu, para permitir a sincronização entre os times; {% hint style="warning" %} Importante: uma vez criada a função e definido seu código original, é muito temerário alterar esse valor. Ao fazer isso, você pode quebrar o funcionamento de uma integração ou sincronização de dados. {% endhint %} ## Turnos de trabalho e cidades Ao criar um time, você pode definir o [turno de trabalho](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/como-cadastrar-turnos-de-trabalho) desse time. Se você não definir um, será usado o [turno de trabalho padrão](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/como-cadastrar-turnos-de-trabalho#turno-de-trabalho-padrao) da ferramenta. O turno de trabalho do time será usado para o [cálculo de horas úteis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#prazo-fixo) quando uma [tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) for alocada às pessoas desse time. Você também pode definir uma [cidade](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/exclusivo-orquestra-bpms/como-cadastrar-paises-estados-e-cidades) para o time. A cidade irá impactar em quais [feriados ](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/como-cadastrar-feriados)regem o trabalho das pessoas desse time. E, igualmente, essa informação será usada para o [cálculo de horas úteis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#prazo-fixo) quando uma [tarefa](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) for alocada às pessoas desse time. ## Como organizar times **Existem estratégicas específicas e melhores práticas de como organizar o uso de times na organização.** Veja, no tutorial abaixo, um pouco mais sobre o assunto: {% content-ref url="/pages/2KIpiebphSB9Xp4G3QZ1" %} [Planejar organização de times e funções](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-organizacao-de-times-e-funcoes) {% endcontent-ref %} ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como criar times. {% embed url="" %} # Como criar funções Funções indicam todos cargos / atividades / funções que podem ser definidas para uma pessoa. ## Visão Geral **Funções** consistem no gerenciamento de todos cargos / atividades / funções / papéis que podem ser definidas para uma [pessoa ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios)e para os quais se podem alocar atividades dentro de um aplicativo criado no sistema. Exemplos de funções são: 1. Presidente 2. Diretor 3. Gerente 4. Coordenador 5. Analista 6. Analista de sistemas 7. Analista de contabilidade 8. Aprovar de despesas 9. Responsável por notas fiscais Uma pessoa pode possuir uma função, diversas funções, ou nenhuma função. Essa alocação poderá impactar em suas permissões e nas tarefas que ele irá receber. {% hint style="info" %} Dica: se você está acostumado com outros softwares de segregação de perfis e tarefas, em inglês, funções é o que você talvez conheça como *roles* {% endhint %} ## Para que funções são usadas As funções podem ser usadas para: 1. [Permissões em aplicativos de processo](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo): definir as pessoas vinculadas a funções que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de processo; 2. [Permissões em aplicativos de serviço](/zeev/criacao-de-servicos-simples/como-configurar-e-publicar-um-novo-servico/como-publicar-e-configurar-permissoes-em-servicos): definir as pessoas vinculadas a funções que podem **modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar** aplicativos de serviço; 3. [Responsáveis](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos): definir os responsáveis por executar [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) e os destinatários de [eventos de mensagem](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/como-configurar-eventos-de-mensagens); ## Funções não são cargos À primeira vista, as funções podem ser confundidas com os cargos da empresa. **Não faça essa suposição.** Os cargos tradicionais da empresa podem ser representados por funções, porem as funções podem ser muito mais que os cargos. No mundo real, no dia-a-dia, centenas de processos e atividades são realizados por papéis em que não existe, *a priori*, uma regra formal da empresa. Por exemplo, dentro de uma equipe de TI você pode ter um o cargo formal de "Analista de sistemas" , mas o gerente da área pode ter subdividido seus analistas pelos sistemas que suportam: Analista de ERP, Analista do CRM, etc. **E essa informação não está registrada hoje em nenhum sistema.** Se você tem processos em que necessita rotear tarefas diferentes para os analistas que suportam sistemas diferentes, deverá criar essas funções "virtuais". Assim, geralmente, o *mix* de funções de uma organização é uma mistura entre cargos formais e papéis desempenhados informalmente no dia-a-dia, mas que são fundamentais para os processos rodarem. O recurso de [Tipos de funções](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/exclusivo-orquestra-bpms/como-cadastrar-tipos-de-funcoes), presente em algumas versões do sistema, geralmente permite organizar diferentes tipos para ter mais controle sobre suas funções. ## Relacionamento com times Enquanto os [times ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times)são as unidades organizacionais, as funções são os papéis que existem dentro do time. Times e funções funcionam juntos ## Hierarquia de funções Ao criar uma função, você pode definir a função pai. Com isso, você estabelece uma relação hierárquica entre as duas funções. No limite, você pode criar uma estrutura organizacional completa, totalmente hierarquizada. Isso não significa que você **precisa** fazer isso. Algumas organizações não utilizem a relação hierárquica, criando funções no mesmo nível, como uma lista. **Novamente, não existe certo nem errado.** [Essa definição irá depender da estratégia de implementação de cada empresa.](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-organizacao-de-times-e-funcoes) ## Código original / integração Ao criar uma função, é criado automaticamente um código único identificável, chamado de "código original / integração". Esse código é único para essa função. Você pode, também, definir ou modificar o valor desse código. Zeev irá forçar sempre que ele seja único. O motivo para você definir manualmente ou modificar esse valor é para adequá-lo ao código de algum sistema legado interno onde essa função também existe. Esse código pode ser usado para: * Conectar nas [APIs do Zeev](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev), para fins de integração; * Representar uma conexão entre essa função e o cadastro dessa função em outro sistema legado seu, para permitir a sincronização entre funções; {% hint style="warning" %} Importante: uma vez criada a função e definido seu código original, é muito temerário alterar esse valor. Ao fazer isso, você pode quebrar o funcionamento de uma integração ou sincronização de dados. {% endhint %} ## Como organizar funções **Existem estratégicas específicas e melhores práticas de como organizar o uso de funções na organização.** Veja, no tutorial abaixo, um pouco mais sobre o assunto: {% content-ref url="/pages/2KIpiebphSB9Xp4G3QZ1" %} [Planejar organização de times e funções](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/planejar-organizacao-de-times-e-funcoes) {% endcontent-ref %} ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como criar funções. {% embed url="" %} # Gerenciar pessoas # Como listar, filtrar e editar pessoas ## Visão geral A lista completa de pessoas do sistema é acessível através do módulo de Pessoas, com link no menu de administração. Somente pessoas autorizadas com permissões explicítas em [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) podem acessar esse módulo. No módulo de pessoas é possível: 1. [Criar novas pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-criar-usuarios)[;](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-criar-usuarios) 2. [Vincular pessoas a grupos de manutenção;](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-grupos-de-permissoes) 3. [Vincular pessoas a times e funções;](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes) 4. [Exportar pessoas;](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-exportar-usuarios) 5. [Importar pessoas;](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-importar-usuarios) 6. [Excluir pessoas;](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-excluir-usuarios) 7. [Mover dados entre pessoas;](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-mover-dados-entre-usuarios) ## Permissões Ao acessar o módulo, a lista de pessoas apresentada dependerá de como o sistema está configurado. Caso, no módulo de [Configurações Gerais](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/menu-configurar-do-sistema#controlar-acesso-a-listas-de-usuarios-a-partir-de-regras-hierarquicas), pessoas [superadministradoras ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)tenham definido que o sistema usará controle hierárquico para acesso à lista de pessoas, somente serão listadas as pessoas que tiverem funções e times hierarquicamente inferiores à pessoa logada. Existe uma exceção: se a pessoa A criou a pessoa B, a pessoa A sempre poderá, também, dar manutenção no cadastro da pessoa B, independente de sua posição. Isso é essencial para evitar que uma pessoa em posições hierárquicas fique perdida. Caso o parâmetro esteja desligado, todas as pessoas serão listadas. ## Filtros É possível realizar a busca por uma pessoa utilizando os filtros de pesquisa; além de realizar a alteração de alguma informação do seu cadastro. Para mais informações sobre como realizar tais operações, assista ao vídeo abaixo. {% embed url="" %} {% hint style="info" %} A partir da versão 4.88.2.0 do Zeev, a tela de pessoas não apresentará mais os usuários de sistema: * Suporte SML Brasil; * "usuário anônimo"; * "usuário de timer". {% endhint %} # Como criar pessoas O cadastro de uma pessoa constitui-se em informações para acesso de um indivíduo ao sistema. ## Visão geral Existem diversas maneiras de criar uma pessoa no sistema. 1. [Através da importação de arquivos CSV](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-importar-usuarios), principalmente para o cadastro de pessoas em lote; 2. [Através do recurso de autocadastro](/zeev/usuarios-e-permissoes/autocadastro), onde a própria pessoa cria sua conta; 3. [Através de APIs](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev), automatizando a criação de pessoas a partir de outros sistemas e integrações. Confira maiores detalhes em "[Como cadastrar pessoas no Zeev utilizando APi?](/zeev/apis/all/access/people/add#como-cadastrar-pessoas-no-zeev-utilizando-api)"; 4. Através de integração com o módulo de [Transferência de Pessoas](broken://pages/-MbNNAw2rnZLjMkKicHO); 5. Através de carga de pessoas por LDAP / AD, em versões Enterprise específicas do sistema; 6. Manualmente; ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como criar uma pessoa manualmente. {% embed url="" %} # Como importar pessoas A importação de pessoas permite carregar pessoas em lote para o sistema OU editar dados de pessoas já existentes. ## Visão geral De maneira geral, a importação de pessoas permite carregar pessoas em lote para o sistema OU editar dados de pessoas já existentes. Ela funciona através da carga de um arquivo no formato .CSV. Esse tipo de arquivo pode ser facilmente criado no Excel, por exemplo, selecionando a opção de salvar como CSV. Para acessar esse recurso, é preciso ter permissão no sistema para criar novas pessoas. ![](/files/crTmjwd6jPrSp6NpnBmk) Uma maneira prática de obter o arquivo modelo de importação é realizar uma [exportação de pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-exportar-usuarios). O arquivo de exportação de pessoas é o mesmo arquivo / formato utilizado na importação. ## Regras gerais 1. Pessoas novas, identificadas pelo login, serão importados no sistema; 2. Pessoas já existentes, identificadas pelo login, serão atualizadas; 3. É possível incluir mais de uma linha para a mesma pessoa, permitindo a inclusão de múltiplos [times e funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes), e [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-grupos-de-permissoes); 4. Nenhuma pessoa receberá nenhum e-mail. Novas pessoas deverão usar o recurso de "Esqueci minha senha" para criar uma nova senha de acesso, ou usar um dos meios de autenticação integrada, se foram habilitados; ## Com esse recurso, é possível: 1. Criar novas pessoas, caso o login já não exista no sistema; 2. Criar novas pessoas e já vincular elas a [grupos de manutenção](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-grupos-de-permissoes) e [times e funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes); 3. Atualizar dados cadastrais de pessoas existentes (identificadas através do login), tais como nome ou endereço de e-mail; 4. Desativar pessoas em lote, modificando o valor da propriedade que identifica seu status; 5. Acrescentar [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-grupos-de-permissoes) e [times e funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes) a pessoas já existentes; ## **Não** é possível com esse recurso: 1. Excluir [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-grupos-de-permissoes) da pessoa existente. Essa operação deverá ser feita manualmente, ou através de outros recursos; 2. Excluir [times de funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes) da pessoa existente. Essa operação deverá ser feita manualmente, ou através de outros recursos; ## Demonstração prática Veja na demonstração abaixo como importar pessoas via planilha: {% embed url="" %} # Como exportar pessoas A exportação de pessoas permite exportar toda a base de pessoas do sistema para um arquivo no formato .CSV. Esse arquivo pode ser aberto no Excel, por exemplo. ![](/files/6Oz02kjHOSuCgN1Emks4) Algumas informações importantes: 1. É importante observar que o arquivo exportado irá conter, também, os [grupos de manutenção](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-grupos-de-permissoes) e [times / funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes) da pessoa. Por isso, poderá existir mais de uma linha para cada pessoa exportada.
2. A lista de pessoas exportadas irá respeitar os filtros realizados na tela.
3. A lista de pessoas exportadas deve respeitar a configuração "**Controlar acesso a listas de essoas a partir de regras hierárquicas",** definida no módulo de [Configurações Gerais](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/menu-configurar-do-sistema#controlar-acesso-a-listas-de-usuarios-a-partir-de-regras-hierarquicas). # Como excluir pessoas A exclusão é definitiva e, quando for possível de ser realizada, não poderá ser desfeita Uma pessoa que já tenha realizado algum tipo de ação na ferramenta, como efetuar uma solicitação ou executar uma tarefa, não poderá ser mais excluída do sistema, por questões de histórico e auditoria. Caso ela não esteja mais trabalhando na organização, o procedimento correto é desmarcar a opção "Ativa" de seu cadastro. Neste caso, ela não conseguirá mais efetuar sua autenticação, tampouco consumirá licenças do sistema. Faz sentido, também, antes de tentar excluir ou desativar uma pessoa, tentar [mover seus dados e responsabilidades para outra pessoa](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-mover-dados-entre-usuarios). Com isso, você garantirá que nenhuma solicitação de aplicativo em andamento apresentará problemas. # Tipos de autenticação ## Formas de autenticação Existem diversas formas possíveis de se autenticar no sistema. As formas disponíveis, assim como a forma definida para você se autenticar, dependerão da versão e tipo de licenciamento do produto. Confira, no link abaixo, os detalhes de cada tipo de autenticação: {% content-ref url="/pages/6ecbo4uV3TkoVDhh0Hc8" %} [Definir formas de autenticação](/zeev/formula-zeev/configuracoes-iniciais/definir-formas-de-autenticacao) {% endcontent-ref %} ### Limitar acessos a endereços de IP No cadastro de cada pessoa, é possível informar uma lista de IPs autorizados a acessarem o Zeev. Isso fará com que a pessoa consiga acessar o sistema somente através da(s) rede(s) especificada(s). Para vincular mais de um endereço IP, escreva-os separados por espaço, como neste exemplo: 192.168.254.117 192.168.254.120 192.168.254.148 Para criar regras genéricas para intervalos de IP, utilize \* como neste exemplo: 192.168.254.\* {% hint style="info" %} **Dica**: essa funcionalidade não é recomendada para usuários que serão utilizados em integrações e usuário anônimo. {% endhint %} # Vincular pessoas a grupos de permissões Os grupos de permissões da pessoa determinarão que tarefas administrativas ela pode fazer no sistema. Os [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) determinam quais módulos e quais operações cada pessoa poderá executar na ferramenta. **Uma pessoa poderá fazer parte de um ou mais grupos de permissões. Neste caso, suas permissões e autorizações serão somadas.** Você pode definir os grupos de permissões de uma pessoa através dos seguintes recursos: 1. Manualmente, na tela de edição do cadastro da pessoa; 2. Através da[ planilha de importação de pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-importar-usuarios); 3. Através de [APIs](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev), conectadas a outros sistemas ou integrações; Uma pessoa sem nenhum grupo de permissões poderá acessar a ferramenta normalmente, realizar requisições e executar tarefas, além de consultar seu histórico, porém não poderá realizar nenhum tipo de manutenção ou alterações em configurações ou aplicativos do sistema. Na prática, a maior parte das pessoas do sistema, na verdade, podem se enquadrar dentro de uma realidade sem grupos de permissões de acesso, pois unicamente recebem e executam tarefas. ## Demonstração prática Confira como vincular pessoas a grupos de permissões no vídeo abaixo. {% embed url="" %} # Vincular pessoas a times e funções As funções que uma pessoa possui irão determinar seus papéis enquanto ator em aplicativos de processo da ferramenta, refletindo-se nas tarefas e obrigações que irá receber através do sistema. [Função ](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-funcoes)é um papel desempenhado pela [pessoa ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-criar-usuarios)dentro da organização em um determinado [time](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-times). **Uma pessoa poderá possuir uma ou várias funções.** As funções que uma pessoa possui irão determinar seus papéis enquanto ator em aplicativos de processo da ferramenta, refletindo-se nas tarefas e obrigações que irá receber através do sistema. Uma pessoa sem nenhuma função poderá acessar a ferramenta normalmente, realizar requisições em aplicativos, mas diminuirá sua possibilidade de receber tarefas. Você pode definir as funções e times de uma pessoa através dos seguintes recursos: 1. Manualmente, na tela de edição do cadastro da pessoa; 2. Através da[ planilha de importação de pessoas](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-importar-usuarios); 3. Através de [APIs](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev), conectadas a outros sistemas ou integrações; ## **O que acontece ao adicionar uma nova função / time à pessoa** 1. A pessoa passará a ter acesso imediato a aplicativos de processo e serviço cujas permissões de acesso estão relacionados a essas entidades; 2. A pessoa passará a receber as NOVAS tarefas criadas a partir de agora que tenham como rota essa função e time. {% hint style="info" %} A pessoa **não** irá receber cópia das tarefas já existentes, pendentes com outras pessoas, encaminhadas originalmente a essa função / time. {% endhint %} ## **O que acontece ao excluir uma função / time da pessoa** Se existirem tarefas pendentes que foram encaminhadas originalmente a essa função / time, as seguintes regras irão ser aplicadas: 1. Se não existirem mais pessoas com a mesma função/time do que a pessoa atual, será apresentada mensagem informando que não é possível realizar a exclusão. Nesse caso o indicado é encaminhar as tarefas desta pessoa para um novo responsável e então excluir a função.
## Demonstração prática Confira como vincular pessoas a times e funções no vídeo abaixo. {% embed url="" %} # Como mover dados entre pessoas ## Visão Geral Com esse recurso você pode realizar a migração de dados de uma pessoa para outra. Isso é bastante comum quando a pessoa **A** não trabalha mais em sua organização, e você quer repassar todas as suas responsabilidades para a pessoa **B.** As operações realizadas são: * Repassar todas tarefas atualmente pendentes exclusivamente com a pessoa A para a pessoa B; * Modificar o solicitante das solicitações abertas pela pessoa A para a pessoa B; * Alterar valores de campos de formulário de solicitações em andamento que referenciem a pessoa A para a pessoa B; Opcionalmente, você pode escolher também que a pessoa B receba uma cópia de todos os [times e funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes) da pessoa A. {% hint style="warning" %} **Importante**: as tarefas **finalizadas** pela pessoa A não são migradas para a pessoa B. Isso quer dizer que ainda existirão registros em nome da pessoa B para possibilitar auditoria de operações legadas. {% endhint %} Você pode realizar essa operação através dos seguintes recursos: * Manualmente, na tela de edição do cadastro da pessoa; * Através de [APIs](/zeev/apis/introducao-a-apis-do-zeev), conectadas a outros sistemas ou integrações. ## Demonstração prática No vídeo abaixo é demonstrado o passo a passo de como mover dados entre pessoas. {% embed url="" %} # O que são superadministradores e o que podem fazer Superadministradores são pessoas que podem acessar todos os dados de todas as solicitações de todas as pessoas. Superadministrador é um status do cadastro de uma pessoa. Essa configuração é definida no cadastro da pessoa. {% hint style="danger" %} #### Muito cuidado! Somente dê essa permissão a pessoas que realmente necessitarem desse acesso. Para todas as demais pessoas, utilize o sistema de permissionamento nativo via grupos ou controle de acesso a aplicativos. Geralmente, essa permissão é dada a funções de suporte técnico, treinamento e apoio diário à operação do sistema. {% endhint %} Entre outras coisas, os superadministradores podem: * Ver o monitoramento de todas as solicitações, independente de seu controle de acesso; * Realizar a manutenção em as todas as solicitações (cancelar, congelar, editar, etc), independente de seu controle de acesso; * Realizar a manutenção em todos os aplicativos, independente de seu controle de acesso; * Realizar a manutenção em todos os serviços, independente de seu controle de acesso; * Realizar a manutenção em todas as pessoas, independente de seu controle de acesso; * [Personificar todas as pessoas](/zeev/apis/como-utilizar-as-apis-do-zeev/como-personificar-outros-usuarios-nos-consumos-de-apis), independente de controles de acesso; {% hint style="warning" %} **Os superadministradores não podem:** 1. Acessar módulos (exemplo manutenção de times, funções, feriados, cidades, etc.) que não possuam explicitamente permissão de acesso. Eles devem estar vinculados a um grupo para que possam acessar as funções da ferramenta; 2. Abrir solicitações que não possuam explicitamente acesso; {% endhint %} ### Permissões dos superadministradores Para conhecer mais sobre os superadministradores, assista ao vídeo abaixo: {% embed url="" %} # Como configurar fuso horário por pessoa Além de permitir configurar o fuso horário global, o Zeev permite configurar o fuso horário por pessoa, possibilitando que cada uma visualize as informações conforme o fuso horário da região em está. ## Visão geral Se a sua empresa possui colaboradores trabalhando em diferentes lugares do mundo, você já deve ter enfrentado dificuldades para conciliar os horários entre eles para, por exemplo, agendar uma reunião. Quando falamos de processos automatizados no Zeev, não podemos ignorar que processos de negócio possuem prazos, logo, você se vê na necessidade de monitorá-los. Além de permitir configurar o [fuso horário global](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/menu-configurar-do-sistema#fuso-horario), o Zeev permite configurar o fuso horário por pessoa, possibilitando que cada uma visualize as informações conforme o fuso horário da região em que está. Imagine a seguinte situação: João trabalha em São Paulo (BR), logo, seu fuso horário é de Brasília. \ Ao enviar uma solicitação no aplicativo de compras (às 14h), seu superior imediato, que reside em Orlando (EUA), recebe o pedido para aprovação. \ Diferentemente de João, que visualiza a data de abertura de seu pedido às 14h no horário de Brasília, seu superior identifica o horário da solicitação às 13h, exatamente 1h de diferença de Brasília. ### Como definir o fuso horário por pessoa É possível definir o fuso horário da pessoa de 2 formas: 1. Ela mesma pode mudar seu próprio fuso horário em suas configurações pessoais; 2. O administrador do ambiente pode definir o fuso horário no [cadastro da pessoa](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/como-criar-usuarios#visao-geral). ### Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como configurar fuso horário por pessoa: {% embed url="" %} # Como definir seu gestor imediato É possível que cada usuário do Zeev determine qual o seu gestor imediato Para que você defina seu gestor imediato, acesse suas **Configurações pessoais** e digite o nome do seu gestor. {% hint style="warning" %} É preciso que seu gestor tenha um usuário ativo no Zeev. Caso contrário, não será possível localizá-lo. {% endhint %}
O gestor imediato pode ser utilizado para definir o responsável pela aprovação de atividades em aplicativos. Se esse campo não for configurado, o sistema tentará procurar o gestor através da hierarquia de [times e funções](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/vincular-usuarios-a-times-e-funcoes). # Como alterar/personificar pessoa Alterar pessoa é um poderoso recurso que permite que pessoas com permissões especiais acessem a caixa de entrada de outras pessoas. ## Visão geral Ao utilizar o recurso de **Alterar pessoa**, você personifica outro usuário do Zeev e pode iniciar solicitações, executar tarefas e acompanhar solicitações como se fosse esta pessoa. Vale lembrar que nos relatórios de detalhamento de solicitações e nos logs de auditoria do sistema, a informação de quem é **pessoa original** e quem é a **pessoa personificada** ficará visível. {% hint style="warning" %} Os módulos administrativos do sistema, como "Construir", "Monitorar", "Avançado" e "Configurar" não ficam disponíveis ao personificar pessoa com estas permissões, como medida de segurança. {% endhint %} Podem utilizar esse recurso: * Pessoas [superadministradoras](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer); * Pessoas que pertençam a [grupos de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) que possuam explicitamente permissão no módulo "Modificar pessoa". * Pessoas configuradas como "Substituto geral" de uma pessoa em ausência temporária. ## Controle de acesso No módulo de [Configurações Gerais](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/menu-configurar-do-sistema#controlar-acesso-a-listas-de-usuarios-a-partir-de-regras-hierarquicas), pessoas [superadministradoras ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)poderão definir que pessoas com acesso a esse recurso, que não sejam superadministradoras, somente poderão personificar outras pessoas que estejam hierarquicamente no mesmo nível ou abaixo delas. Mesmo com essa opção ativada, pessoas que cadastrarem outra pessoa ainda poderão personificar a pessoa cadastrada. # Como permitir o autocadastro de pessoas Quando habilitado esse recurso, o autocadastro permite que a própria pessoa crie o seu cadastro para acessar o sistema. ## Visão geral Para permitir que as pessoas se cadastrem diretamente no sistema, é necessário ativar o parâmetro específico na tela de [Configurações Gerais](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/menu-configurar-do-sistema#permitir-que-usuarios-realizem-seu-auto-cadastro-no-sistema) (acesso exclusivo de pessoas [superadministradoras](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)). Quando a opção de autocadastro estiver ativada, a página de login passará a exibir o botão “Quero me cadastrar”. Ao clicar nesse botão, a pessoa será redirecionada para o formulário de criar uma conta. ![](/files/-MiM4cgSiUjPJg1Okt3X) A pessoa será convidada a preencher um formulário onde informará seu nome, seu e-mail e também criará uma senha de acesso. **Ao habilitar esse recurso, por favor, tenha ciência das seguintes informações:** * Qualquer pessoa que tiver acesso ao seu endereço URL do sistema poderá se cadastrar e acessar sua plataforma; * O cadastro não passará por nenhuma validação ou aprovação; * Essa pessoa, ao entrar no sistema, **não estará**, *a priori*, relacionada a nenhum [grupo de permissões](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) ou função e time; ## Casos de uso Um caso de uso comum da aplicação desse recurso é durante a fase de implantação do produto. Você pode habilitar temporariamente a funcionalidade, fazendo o onboarding de todos os seus colaboradores, solicitando que eles mesmos façam seu cadastro. Após fazer o cadastro inicial, você pode desabilitar a funcionalidade. Outro caso de uso é quando você deseja que clientes ou fornecedores possam abrir solicitações diretamente em sua plataforma, aproveitando todos as facilidades de ser uma pessoa autenticada. Através do controle de acesso a aplicativos, você poderá determinar exatamente quais aplicativos de processo e serviço cada pessoa pode solicitar. ## Opções avançadas Você pode acionar sua equipe técnica para utilizar recursos avançados que permitirão customizar ou melhorar a experiência do autocadastro. O formulário de autocadastro permite receber por parâmetro na URL da página controles que irão fixar valores de campos do cadastro. Por exemplo, digamos que o endereço de seu sistema seja . Ao habilitar o uso do recurso e acessar o link será aberto o formulário de cadastro. Se você adicionar o parâmetro *name* na URL, o campo nome virá bloqueado e pré-preenchido. Exemplo: ``` https://fabrikam.zeev.it/signup?name=Bill%20Gates ``` Na tabela abaixo estão listados os parâmetros possíveis de serem recebidos: | Query string | Informação do campo | Valores permitidos | | -------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | type | Tipo de cadastro |
  • Vazio
  • PF (pessoa física)
  • PJ (pessoa jurídica)
  • E (estrangeiro)
| | name | Nome completo / Razão social | | | email | Endereço de e-mail | | | document | CPF / CNPJ / Documento / Passaporte | | | authentication | Tipo de autenticação |
  • Vazio
  • O (Zeev + SSO)
  • S (SSOOnly)
  • R (rede)
| | licenseType | Tipo de licenciamento |
  • Vazio
  • A (ator)
  • S (solicitante)
| | groupCode | Código original/integração do Grupo de permissões que será vinculado à pessoa | | | positionCode | Código original/integração da Função que será vinculada à pessoa | | | teamCode | Código original/integração do Time que será vinculado à pessoa | | Veja que com o recurso acima você pode até mesmo pré-vincular a pessoa criada a um [grupo de permissão](/zeev/usuarios-e-permissoes/como-criar-grupos-de-permissoes) ou função e time. Um caso de uso comum do uso desse recurso é contar com o apoio da sua equipe técnica para automatizar a criação de links particulares e específicos para cada colaborador de sua empresa, permitindo não só que eles criem sua conta de acesso ao sistema, mas também que já tenham suas permissões e funções pré-definidas. ## Demonstração prática No vídeo a seguir é demonstrado o passo-a-passo de como permitir o auto-cadastro de usuários. {% embed url="" %} # O que são aplicativos Aplicativos no Zeev é o produto final/software que pode ser criado por pessoas com baixo ou nenhum conhecimento em codificação. {% hint style="warning" %} Essa página está em construção. {% endhint %} Um Aplicativo no Zeev é o produto final/software que pode ser criado por pessoas com baixo ou nenhum conhecimento em codificação. Isso é possível graças a revolução tecnologia que vem crescendo no mercado, chamada "Low-Code". O Low-Code tem o objetivo de **democratizar a produção de software e tecnologia**, simplificando produtos e permitindo nascer uma nova geração de profissionais: os [citizen developers](https://kb.zeev.it/formula-zeev/definir-papeis#desenvolvedor-cidadao-citizen-developer) (desenvolvedores cidadãos). ### Aplicativos de processo Aplicativos de processo são softwares que podem ser criados através da automatização de um processo. No Zeev, você pode criá-los a partir da tela inicial do Zeev em "Criar novo aplicativo".
Também é possível acessar "Administração" > "Construir" > "Aplicativos" e "Novo".
Você pode saber mais sobre aplicativos de processo no Zeev, com o vídeo abaixo: {% embed url="" %} # Marketplace de templates de aplicativos Utilize templates de aplicativos e acelere o processo de criação, uso e expansão do Zeev na sua empresa. Templates de diversas áreas estão disponíveis para você escolher. ## Visão geral O Marketplace de templates fornece diversos aplicativos de processo prontos para uso, que atendem diversas necessidades de uma empresa: RH, financeiro, TI, jurídico, entre outros. Você pode usar um template de aplicativo em diversas situações: * Como um ponto de partida para começar a usar o Zeev; * Reduzir o tempo de criação de um aplicativo, considerando que você não começará do zero; * Expandir o uso do Zeev para outras áreas. ### Como acessar o templates prontos Na página "Iniciar aplicativos", basta clicar em "Criar novo aplicativo" e será apresentado o Marketplace. Você pode localizar os templates por categorias ou procurá-los por palavras-chave:
### Configurações básicas para usar os templates Ao escolher um template, certifique-se de realizar as seguintes configurações: * Defina os responsáveis pela execução e os prazos das tarefas humanas; * Defina os endereços de e-mail destinatários dos eventos de mensagem; * Revise o assunto e corpo dos eventos de mensagem, adequando-os para a realidade da sua empresa; * Conceda acessos e publique o aplicativo. Os campos do formulário são de preenchimento opcional, sendo obrigatório apenas os utilizados nas regras de automação do processo. Avalie e defina campos obrigatórios conforme a necessidade da sua empresa. ### Demonstração prática Veja no vídeo abaixo como configurar um template: {% embed url="" %} # Como automatizar processo ## O que é um processo Uma definição geral de processo é: > Processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados ![](/files/cAHea4fnDdJwX4XZ5bsl) Na prática, quase tudo que acontece dentro de uma empresa passa por algum tipo de processo. Uma solicitação entra, ela é executada e entregue ao solicitante. Essa solicitação pode ser um produto requisitado pelo cliente final ou pode ser um simples pedido de férias solicitado por colaborador. Em ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse pedido e a entrega desse pedido. Isso é um processo! {% embed url="" %} ## Como automatizar processos ### **Fórmula** Zeev A [Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) é um conjunto de práticas, métodos e ferramentas que visam congregar as melhores estratégias de projeto de automação de processos usando o Zeev. Esse corpo de conhecimento foi desenvolvido ao longo de mais de 18 anos de projetos em centenas de organizações e milhares de horas de consultoria. Essa fórmula pode ser utilizado como guia para projetos, assim como uma referência para clientes e parceiros desenvolverem seu próprio *roadmap* para o sucesso. {% content-ref url="/pages/ixY2JL7Gd10SvUBlo2sV" %} [Introdução à Fórmula Zeev](/zeev/formula-zeev/introducao-a-formula-zeev) {% endcontent-ref %} ### Visão resumida Em geral, automatizar um processo no Zeev envolve 5 etapas: ![Etapas para automatizar um processo no Zeev](/files/Znu1OIbrHh9T1oj5xSG7) A ordem que essas etapas acontecem não precisa ser necessariamente essa; essa é a ordem que nós recomendamos, seguindo uma sequencia lógica de construção incremental do processo. Por exemplo, nada impede que você crie o formulário **antes** de desenhar o processo. Mas, em geral, essa ordem proposta será a mais otimizada possível. {% hint style="success" %} Repare que ao final das etapas para automatizar um processo você publica um aplicativo. A automatização do processo é a espinha dorsal de seu aplicativo. {% endhint %} ### Escolher o processo A escolha de qual processo automatizar envolve uma série de critérios particulares a cada organização. Nem todos os processos de uma organização podem ser automatizados, e nem todos valem a pena o investimento de tempo e recursos para automatizar. Em geral, você deve fazer algumas reflexões: * Esse processo tem impacto em meu negócio? * Esse processo é um problema hoje para minha organização? * Existem oportunidades para que a automação desse processo traga retornos e resultados positivos? * Eu tenho controle, poder de decisão e acesso a todas as informações necessárias para poder mudar como esse processo funciona hoje? Algumas dicas de bons processos candidatos a automação: * Processos, procedimentos ou rotinas que repetem diversas vezes na empresa; * Processos com baixa maturidade tecnológica, que ocorrem por e-mail, planilhas, papel e "conversas no corredor"; * Processos com clientes infelizes; * Processos com alto volume de erros ou inconsistências; Em nosso blog, temos um post bem completo com uma série de ferramentas de priorização e, também, uma proposta de matriz de priorização de processos: ### Desenhar o processo Recomendamos que o primeiro passo seja o [desenho do processo](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos), puro e simples. Nessa etapa, você **não deve se preocupar** ainda com: * Formulários; * Anexos; * Atores; * SLAs; * Prazos; * Controles; * Configurações de etapas; * Configurações de condicionais; * Integrações, * Etc. Você irá se preocupar somente em representar visualmente o fluxo de informações de sua empresa. Encare o desenho do processo como uma ferramenta iterativa. Você irá gerar diversas versões incrementais desse desenho, melhorando-o pouco a pouco, validando com seus colegas e com os *stakeholders* do processo. Para desenhar o processo, é necessário que você conheça: * O funcionamento de [atividades](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades), [gateways](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-configurar-gateways), [eventos ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos)e [swinlanes](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes); * Como usar nossa [ferramenta de desenhador de processos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/desenhador-de-processos); * [Regras fundamentais de desenho](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho); * [Boas práticas de desenho](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/boas-praticas-de-desenho); Exemplo de um desenho de processo: ![](/files/NYfA8VQXu6HyHfqUoREa) ### Criar formulário Recomendamos que o formulário seja a segunda etapa desse projeto, e que o formulário comece a ser construído depois de você ter uma versão inicial básica do [desenho do processo](#desenhar-processo). Os formulários são alguns dos principais elementos dentro de um processo. Apesar de nem todos os processos possuírem formulários (ex.: um processo de documentos), a maioria utiliza este recurso como método de estruturação das informações digitadas pelos solicitantes e participantes do processo. Assim, na maior parte das vezes, você irá criar um formulário associado a um processo. Cada processo pode possuir somente um formulário. Mas, não se preocupe! Na próxima etapa, de [configurar elementos](#configurar-elementos), entre outras coisas, você irá definir quais campos do formulário serão visíveis e quais serão editáveis em cada etapa do processo. Ou seja, no Zeev, você irá construir um grande formulário que inclui todas as informações necessárias para seu processo rodar. E esse formulário poderá ser quebrado em múltiplas visões, ao longo das tarefas. Exemplo de um formulário de processo: ![](/files/cJtmjFjSAr0juhfTp58m) ### Configurar elementos Como seu processo já desenhado e o formulário base construído, vamos a etapa de configuração. Essa etapa consiste em acessar a tela de configurações de cada elemento do processo e definir como esse elemento será executado. Para configurar um elemento, [selecione o elemento](#selecionar-elemento) e, nos ícones de opções avançadas, clique no ícone de configuração. A barra de configurações aparecerá do lado esquerdo da tela. ![](/files/1FScMmQ5WZPuZ91N5ttM) Defina suas configurações e não esqueça de clicar no botão "Salvar". ![](/files/NqyUkWpEOACHXeRgfIvE) A maior parte das configurações são opcionais. Aos poucos, você vai acrescentando níveis de recursos no processo. As regras de negócio envolvidas na configuração de cada elemento, nesse manual, estão justamente dentro da documentação geral de cada elemento: [atividades](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades), [gateways](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-configurar-gateways) e [eventos.](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos) ### Depurar e simular A [depuração](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/depuracao-de-processos) de um processo é um procedimento automatizado que irá percorrer todo o seu desenho, seu formulário e suas configurações, buscando inconsistências. Você pode e deve rodar a depuração diversas vezes ao longo de seu desenvolvimento. Com base no relatório de problemas identificados, você pode implementar melhorias e correções no processo. Já a [simulação ](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/como-simular-a-execucao-de-processo)consiste em rodar, manualmente, todo o processo. Com essa ferramenta, todas as tarefas humanas serão direcionadas a você, que poderá simular o papel de outras pessoas recebendo e executando tarefas. A simulação é importante para você ter a mesma visão dos atores finais e garantir que tudo está funcionando corretamente. ### Publicar processo Por fim, uma vez que todas as etapas anteriores tenham sido concluídas, você irá publicar seu processo. Essa etapa começa com você definindo as [permissões de acesso](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-configurar-o-acesso-a-um-processo) e solicitação ao processo e, ao final, selecionando as [opções de publicação](/zeev/como-construir-processos/como-publicar-aplicativos/como-publicar-um-processo) para iniciar seu uso. Quando seu processo é publicado, ele entra para o grupo de aplicativos disponíveis na página "Iniciar aplicativos" e pode ser utilizado pelas pessoas que possuem acesso. Você acaba de publicar um **aplicativo de processo**! ## Demonstração prática No vídeo a seguir é demonstrado o passo-a-passo de como automatizar processos. {% embed url="" %} # Como desenhar processos No Zeev, para criar um aplicativo, você irá primeiro desenhar um processo. ## Notações para representar processos Existem dezenas ou centenas de notações de desenho, modelagem e representação de processos no mercado. Em geral, cada notação tem um objetivo ou função mais específica. As notações são usadas para comunicar e documentar um processo. Veja um exemplo abaixo de um processo desenhado utilizadno a notação de Fluxogramas: ![](/files/7sWteANLkyeiHl89rJrA) Algumas notações de mercado mais conhecidas são: * [Fluxograma](https://blog.zeev.it/5-passos-para-criacao-de-um-fluxograma/) * [SIPOC](https://blog.zeev.it/o-que-e-sipoc/) * [VSM ou Value Stream Mapping](https://blog.zeev.it/vsm-value-stream-mapping/) * EPC * [BPMN](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-padrao-bpmn) O Zeev possui uma poderosa ferramenta de desenho de processos que irá utilizar o padrão [BPMN ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-padrao-bpmn)e é utilizado através de navegador de internet. Quando o desenho do seu processo é finalizado, você conclui uma etapa muito importante na criação do seu **aplicativo**. # Começando pelo Excel A maneira mais simples e otimizada que nós usamos para começar a desenhar um processo é o Excel. Mas, antes de mostrar um processo no Excel, é preciso entender o conceito de "caminho feliz". ### O que é "caminho feliz" Caminho feliz é o conjunto de atividades sequenciais de um processo que levam a **geração de valor mais rapidamente**. É caminho do processo onde tudo dá certo, onde não há retrabalhos nem erros. Apesar de o caminho feliz nem sempre acontecer, pensar no caminho feliz é uma boa tática para começar a refletir e desenhar seu processo. Veja, por exemplo, no desenho completo abaixo, o caminho em verde representando o caminho feliz do processo, onde tudo dá certo. ![](/files/Pk30o3Vem12yq0Wbmj0u) ### Representando o caminho feliz no Excel Representar o caminho feliz do processo no Excel é bastante simples, e muito rico. Veja o exemplo do processo desenhado acima em um formato de tabela: | Responsável | Atividade | Prazo \* | | -------------------- | --------------------------------------------- | ---------------- | | Assistente comercial | Registrar pedido de proposta | | | Equipe comercial | Montar proposta | 8 horas úteis | | Equipe comercial | Atualizar CRM | Automático | | Assistente comercial | Enviar proposta ao cliente e aguardar retorno | 10 dias corridos | | Equipe de entrega | Despachar produtos | 2 dias corridos | | Equipe de entrega | Atualizar o CRM | Automático | Você pode, no Excel, ir criando novas colunas para já iniciar a documentação de cada etapa. Aos poucos, pode ir acrescentando novas planilhas, indicando os caminhos alternativos, o caminho que não é feliz; quando a solicitação é rejeitada, quando algo dá errado, quando é preciso voltar para um ponto passado do processo. Imagine o caminho feliz como a espinha dorsal do processo, e os caminhos alternativos como as costelas. Quando você já tiver a espinha dorsal do processo no Excel já definida, você está pronto para ir para o [BPMN](#o-que-e-bpmn). {% embed url="" %} {% embed url="" %} # O padrão BPMN BPMN é a sigla de *Business Process Model and Notation*. É uma notação internacional de desenho de processos, composta por ícones de representação gráfica de conhecimento e uso comuns que, juntos, permitem desenhar processos de negócios que sejam facilmente compreendidos por todos. Atualmente, o BPMN é mantido pela organização internacional OMG (*Object Management Group*), e sua especificação completa e detalhada pode ser encontrada [nesse link](https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/About-BPMN/). {% hint style="warning" %} **Importante! Você NÃO precisa conhecer todos os elementos da especificação BPMN para poder usar o Zeev**. Na prática, poucas pessoas no mundo conhecem o funcionamento de todos os elementos. {% endhint %} A especificação BPMN é grande e complexa e composta por mais de 100 ícones de elementos. **O Zeev utiliza uma versão reduzida do BPMN, com ** **cerca de 20 elementos**, que permitem modelar 99% das regras de negócio das organizações. Cada ícone possui uma função específica e, quando automatizado, irá responder de uma maneira diferente. Ao longo desse manual, nas páginas seguintes, explicaremos o funcionamento de cada um dos elementos utilizados. De maneira geral, os ícones são agrupados em [atividades](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades), [gateways](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-configurar-gateways), [eventos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos) e [swinlanes](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes). ![](/files/thC7pi5JFlsQLtlztchX) [Atividades](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades) são elementos manuais ou automatizados que representam o trabalho que a empresa executa em um processo. Esse trabalho pode ser executado por um ser-humano ou por um sistema. É através de atividades que o processo agrega valor e entrega produtos e serviços aos clientes do processo. Exemplos de atividades poderiam ser "Realizar a compra de insumos", ou "Executar a integração com o software de CRM". [Gateways ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-configurar-gateways)(desvios) são elementos automatizados que podem modificar o caminho do andamento do curso de execução do processo. Um exemplo de uso de gateway seria "Caso a solicitação seja aprovada, enviar para a área de compras efetuar a compra dos materiais; caso seja rejeitada, enviar para o solicitante revisar os itens de seu pedido". [Eventos ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos)são elementos manuais ou automatizados que indicam a espera de um fato pré-definido para iniciar ou dar andamento no processo ou então indicam que o processo produzirá um fato durante ou ao término de sua execução. Exemplo de eventos poderiam ser "Solicitante preenche formulário eletrônico para iniciar o processo", ou "Aguardar até o dia 31/12 para dar continuidade na solicitação", ou "Se a solicitação chegar aqui, marcá-la como aprovada". [Swinlanes ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes)são usadas para delimitar e clarificar o escopo de cada processo e o escopo de trabalho de cada responsável pelo processo. São elementos opcionais, porém recomendados, pois tornam o desenho do processo mais claro e facilitam sua manutenção futura. Além disso, tem função documental somente, não impactando na configuração e na execução dos elementos que contem. Nos próximos capítulos, iremos nos aprofundar no funcionamento de cada elemento. # Desenhador de processos ## Visão geral Ao criar um aplicativo de processo, você será direcionado para o desenhador de processos, compatível com elementos do padrão [BPMN 2.0](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-padrao-bpmn). Será carregado um desenho modelo para te guiar nos primeiros passos:
## Componentes O desenhador é composto por 3 partes: * A barra de elementos que contém os elementos da especificação BPMN; * A área de desenho onde é possível incluir os elementos, conectá-los e criar o desenho; * Uma barra de ferramentas que te permite manipular a visualização do processo.
O rol de elementos que você tem disponível na barra pode variar conforme a versão do produto. A área de desenho não possui um tamanho fixo pré-definido. Ela pode crescer indefinidamente para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita. ## Como adicionar um elemento Para adicionar um elemento, clique no elemento desejado na barra lateral de elementos e, após, clique na posição do desenho onde deseja criar o elemento. A única exceção é o elemento do tipo [raia](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes/raias#como-criar-raias), que é [criado a partir de uma piscina](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes/raias#como-criar-raias).
## Como renomear elemento Para renomear um elemento, clique duas vezes sobre o elemento, digite o novo nome e aperte ENTER.
No caso de [raias ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes/raias)e [piscinas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes/piscinas), clique duas vezes sobre a área interna próxima a borda esquerda da raia ou piscina, onde o título do elemento é mostrado. ## Como selecionar elemento Para selecionar um elemento, simplesmente clique nele. Um borda pontilhada mostrará que o elemento está selecionado. No caso de [raias ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes/raias)e [piscinas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-swinlanes/piscinas), clique sobre uma das bordas do elemento.
## Como selecionar diversos elementos Para selecionar diversos elementos de uma vez, aperte e segure a tecla SHIFT e arraste o mouse, criando uma área de seleção que englobe todos os elementos desejados.
## Como mover um elemento Para mover um elemento, [selecione ](#selecionar-elemento)o elemento e arraste-o pelo desenho. ## Como mover diversos elementos Para mover diversos elementos de uma só vez, [selecione os diversos elementos desejados](#selecionar-diversos-elementos), clique sobre um deles e arraste o bloco de elementos para a posição desejada. ## Como configurar elemento Para configurar um elemento, [selecione o elemento](#selecionar-elemento) e, nos ícones de opções, clique no ícone de configuração. A barra de configurações aparecerá do lado direito da tela.
## Como conectar elementos Para conectar dois elementos, [selecione o elemento](#selecionar-elemento) de origem e, nos ícones de opções avançadas, clique no ícone de criar link. Após, clique no elemento de destino. ![](/files/BWxueH7yKCEeeG2wcsre) É possível criar apenas uma conexão de sequência entre os dois mesmos elementos. Veja o desenho abaixo: ![Apenas uma conexão de sequência pode ser criada do elemento de origem ao elemento de destino.](/files/V6LxoZr1oakKUnZ4E19p) ## Como dar ou editar título à conexão Para dar um título ou editar um título existente a uma linha de conexão entre dois elementos, clique duas vezes na linha de conexão, preencha o título e tecle ENTER.
## Como excluir conexão Para excluir uma conexão, selecione-a clicando sobre ela e clique no ícone de exclusão ou aperte DEL no teclado.
## Como modificar formato da conexão Para modificar o formato da linha conexão, clique sobre um ponto da linha e arraste o mouse para a posição desejada. A linha de conexão tomará nova forma.
## Como copiar elemento Para copiar um elemento, [selecione o elemento](#selecionar-elemento), aperte CTRL + C e, após, CTRL + V. Por fim, clique na posição do desenho onde deseja criar o elemento copiado. ## Como comentar elemento Para adicionar um comentário a um elemento, selecione o elemento e, nos ícones de opções avançadas, clique no ícone de comentários. Adicione seu comentário e aperte ENTER.
## Como excluir um elemento Para excluir um elemento, [selecione o elemento](#selecionar-elemento) e, nos ícones de opções avançadas, clique no ícone de exclusão.
Opcionalmente, [selecione o elemento](#selecionar-elemento) e aperte a tecla DEL. ## Como pesquisar elemento Para pesquisar elementos do processo, tecle CTRL + F e digite o nome do seu elemento. Selecione o elemento dentro das opções que serão mostradas. A tela será movimentada para a área do elemento e o elemento [será selecionado](#selecionar-elemento). Também é possível clicar em "Pesquisar" na barra de ferramentas disponível.
## Como navegar pelo processo Para navegar pelo desenho, clique sobre uma área em branco do desenho e arraste o mouse para a direita, esquerda, para cima ou para baixo. Você também pode usar a barra de ferramentas à direita com suas opções.
## Como fazer zoom Para dar zoom in no processo (aumentar o zoom), tecle CTRL e o sinal de **+** ("mais"), diversas vezes. Opcionalmente, segure a tecla CTRL e realize o scroll do mouse para cima. Para dar zoom out no processo (diminuir o zoom), tecle CTRL e o sinal de **-** ("menos"), diversas vezes. Opcionalmente, segure a tecla CTRL e realize o scroll do mouse para baixo. Para retornar ao zoom padrão 100%, tecle CTRL + 0. ## Como criar ou remover espaços Essa é uma poderosa ferramenta para facilitar a manutenção de grandes desenhos de processos. Com ela você pode mover diversos elementos de uma só vez para a esquerda, direita, para cima, ou para baixo. * Primeiramente, selecione o elemento na barra de elementos. * O cursor do mouse será modificado, e duas linhas pontilhadas, uma horizontal e outra vertical, aparecerão junto ao mouse. * Clique e segure o botão do mouse na posição que você quer criar ou remover espaços; * Arraste ou mouse para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita. Os elementos da tela irão se mover junto com reduzindo o espaço entre eles ou criando espaço entre eles. ![](/files/iadLosKpD9MzlbiDqXV3) ## Resumo de teclas de atalho O novo modelador tem muitas teclas de atalho para facilitar sua navegação. Veja algumas: * CTRL + F: Pesquisar um elemento; * CTRL + C: Copiar; * CTRL + V: Colar; * CTRL + Z: Desfazer; * CTRL + Y: Refazer; * CTRL + Scroll do mouse para cima: Aumentar o zoom; * CTRL + Scroll do mouse para baixo: Diminuir o zoom; * CTRL + 0: Zerar o zoom; * Delete (com elemento selecionado): Excluir elemento ou objeto do desenho; * SHIFT + Arrastar mouse: Selecionar elementos da área; ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir a demonstração de como utilizar o desenhador de processos.![](/files/5jiNyZdmaCiL0I3BmJ5X) {% embed url="" %} # Como usar atividades Uma atividade é um termo genérico para o trabalho que a empresa executa em um processo. Esse trabalho pode ser executado por um ser-humano ou por um sistema. ## Visão geral ![](/files/QGZNjaQKrgyfQxLXXMAG) **Atividade** é um dos elementos básicos da notação de desenho de processos [BPMN](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos#o-que-e-bpmn). Uma atividade é um termo genérico para o trabalho que a empresa executa em um processo. Esse trabalho pode ser executado por um ser-humano ou por um sistema. **É através de atividades que o processo agrega valor e entrega produtos e serviços aos clientes do processo**. Existem dois tipos de atividades: [tarefa ](#o-que-e-uma-tarefa)e [subprocesso](#o-que-e-um-subprocesso). ## O que é uma tarefa "Tarefa" é um nível granular de trabalho de uma atividade. Alguns interpretam essa definição como "A tarefa é o nível **mais** granular de trabalho de uma atividade". Cuidado, pois essa definição é perigosa. Quando estamos falando em "**mais** granular", é importante ter claro que isso é relativo, e não absoluto. Relativo ao nível de detalhamento que você quer dar ao seu processo. Por exemplo, vejamos a tarefa abaixo: ![](/files/U9JpujRFU8ZuwcYxYlN9) Está correto? Esse é o nível *mais* granular? Pode ser que sim, pode ser que não. Tudo depende do nível de detalhamento, e essa escolha é sua. Outra pessoa poderia quebrar "Realizar a compra" em tarefas mais granulares ainda, e ainda assim o desenho estar correto: ![](/files/w77p0f6wzJNPDbCZFg2A) Você vê que a tarefa "Cotar fornecedores" poderia ser quebrada em ainda mais tarefas? Existem somente duas coisas que você deve cuidar: manter o mesmo nível de granularidade / detalhamento ao longo de todo o processo desenhado e [cuidar com o nível de detalhamento ideal quando você está desenhando um processo especificamente para ser automatizado pelo Zeev](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho). ## Tipos de tarefas No Zeev, existem cinco tipos de tarefas:
ÍconeDescriçãoQuem executa
A tarefa humana representa um trabalho que é executado por uma pessoa do Zeev. Ela é mostrada como uma tarefa pendente que entra na caixa de tarefas da pessoa.Pessoa do Zeev
A tarefa de regra de negócio representa uma lógica, cálculo ou operação que é executada pelo sistema.Zeev
A tarefa de serviço representa uma integração que é executada pelo sistema.Zeev
A tarefa de script representa um código de programação que é executado pelo sistema.Zeev
A tarefa de referência não possui nenhuma particularidade especial; ela é o simples reuso de outra tarefa já existente, e portanto sempre irá referenciar outra tarefa.Depende
É interessante observar que, de todas as tarefas, somente **a tarefa humana representa efetivamente o trabalho realizado por uma pessoa**. As demais tarefas são automatizadas, realizadas pelo próprio sistema. ## O que é um subprocesso ![](/files/avggKPzaYHr4H9BJg3WN) Subprocesso é uma atividade cujos detalhes são representados por um outro processo, composto também por eventos, gateways, tarefas e até mesmo outros subprocessos. Saiba mais sobre [subprocessos aqui](#o-que-e-uma-tarefa-1). ## Conhecendo todas os tipos de atividades {% content-ref url="/pages/-MDte8RgM0B5ZJrfon\_b" %} [Tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtfVgpgM23zjX92IEN" %} [Tarefa de regra de negócio](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/o-que-e-atividade-de-regra-de-negocio) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/wX5ReFBeI8zdsq3TPZTw" %} [Tarefa de serviço](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-servico) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/pqaobrbzUI4YoxNyi7RK" %} [Tarefa de referência](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-referencia) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/lN6ApnTraCoVi1gvYWkh" %} [Tarefa de script](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/tarefa-de-script) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MDtfN5JiLiKW0cvJy-F" %} [Subprocesso](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/o-que-sao-subprocessos-e-como-usa-los) {% endcontent-ref %} # Tarefa humana A tarefa humana representa um trabalho que é executado por uma pessa do Zeev. Ela é mostrada como uma tarefa pendente que entra na caixa de tarefas da pessoa. ![](/files/Xd4rbLyuqW0EanvnbqwJ) A tarefa humana representa um trabalho que é executado por uma pessoa do Zeev. Ela é convertida em uma tarefa pendente que entra na [lista de tarefas da pessoa](/zeev/dia-a-dia/como-receber-e-filtrar-tarefas). ![Lista de tarefas do Edwards Deming](/files/lnjaNyfVuBJxmZV5G7RZ) A tarefa humana é um dos principais e mais utilizados elementos de desenho, **pois geralmente são as pessoas que agregam maior valor a um processo**. Ao mesmo tempo, uma tarefa humana é uma tarefa **síncrona**; ou seja, o processo ficará parado, esperando sua conclusão. Como pessoas podem não responder imediatamente (podem levar desde minutos até mesmo semanas para finalizar uma tarefa), **é fato que, quanto mais tarefas humanas você possuir em um processo, mais tempo ele levará em média para finalizar.** ## Nível de detalhamento Talvez um dos pontos mais importantes a observar ao desenhar um processo com tarefas humanas é qual o **nível de detalhamento** da tarefa humana. De maneira geral, quando pensamos no trabalho de uma pessoa, podemos elencar diferentes níveis de detalhamento: * [Atividade](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades) * **Tarefa** * Etapa * Procedimento * Passo a passo Quando estamos automatizando um processo, você deve ter muito cuidado para **não** modelar **etapas**, **procedimentos** nem **passo a passo**. Diferentes etapas, procedimentos e passo a passo devem compor uma única tarefa. Em nosso manual de boas práticas, [temos uma longa explicação sobre como desenhar processos com essa regra em mente. ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho) ## Aprovação X Instrução Uma tarefa humana pode ser do tipo aprovação ou instrução. Na prática, pouca coisa muda de um tipo para outra. Quando você indica que a tarefa é do tipo aprovação, está informando ao sistema que nessa etapa ocorrerá uma aprovação. O [botão ](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-botoes-de-acao)positivo padrão da tarefa será "Aprovar" e o negativo "Rejeitar". Quando você indica que a tarefa é do tipo instrução, está informando ao sistema que nessa etapa a pessoa irá realizar algum procedimento, ação ou passo a passo. O botão positivo padrão da tarefa será "Concluído" e o negativo "Não concluído". ## Notificar tarefa humana Observe o desenho abaixo. Antes da [tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) de aprovar a compra, o desenho possui um [evento de mensagem](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/como-configurar-eventos-de-mensagens) para, teoricamente, informar o ator responsável da existência da nova tarefa. ![](/files/y0gKzYHmaCVvHCOG4KkI) Isso não é necessário e inclusive incorreto. Primeiro, pois o evento de mensagem, como vem antes da tarefa humana, ainda não sabe da existência da tarefa "Aprovar a compra". No momento que a mensagem é enviada, a tarefa nem existe ainda. Segundo, que o evento de mensagem não possui acesso a informações importantes da tarefa, como link para executar a tarefa. E, finalmente, como podemos ver pelas [configurações da tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas), ela mesma possui um recurso próprio [embutido de enviar uma mensagem de recebimento](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos#avisar-o-responsavel-por-e-mail). ## Como finalizar uma tarefa humana Uma mesma tarefa humana pode ser responsabilidade de uma pessoa ou de diversas pessoas ao mesmo tempo. Entretanto, somente uma pessoa pode finalizá-la. A primeira pessoa que finalizá-la irá finalizar a tarefa para todos os demais responsáveis. Uma pessoa responsável por uma tarefa humana poderá: * Finalizar a tarefa, selecionando uma dos [botões de ações](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-botoes-de-acao) disponíveis; * [Consultar um terceiro para opinião](/zeev/dia-a-dia/como-executar-tarefas/como-consultar-a-opiniao-de-terceiros), se tiver permissão; * [Encaminhar a tarefa](/zeev/dia-a-dia/como-executar-tarefas/como-encaminhar-uma-solicitacao-ou-consultar-terceiros) para um terceiro, se tiver permissão; * [Devolver a solicitação](/zeev/dia-a-dia/como-executar-tarefas/como-devolver-uma-solicitacao) para um ponto passado, se tiver permissão; * [Cancelar a solicitação](/zeev/dia-a-dia/como-executar-tarefas/como-cancelar-uma-solicitacao), se tiver permissão; ## Execução e componentes Uma tarefa humana é composta por diversos componentes configuráveis que determinam como a pessoa responsável irá atuar frente à tarefa: {% content-ref url="/pages/zRtNPzPhH4FT9NNhlkPn" %} [Como configurar checklist de procedimentos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-checklist-de-procedimentos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/akCsm8YAa9IrTIDHOkwW" %} [Como configurar formulário](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-formulario) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/e0yQSZELLwOsrkPg2bQx" %} [Como configurar anexos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-anexos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/WANyjNyf1qbWxpWJgX5I" %} [Como configurar botões de ação](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-botoes-de-acao) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/I1vyVegijxy78LRX5nBV" %} [Como configurar responsáveis e prazos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-responsaveis-e-prazos) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/600gmERXcIlHIndIZqs9" %} [Como habilitar o registro de tempo de trabalho (cronoanálise)](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-habilitar-o-registro-de-tempo-de-trabalho-cronoanalise) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/F6GFxsdTdIqbfJICHl4k" %} [Como configurar assinatura eletrônica](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-assinatura-eletronica) {% endcontent-ref %} ## Demonstração prática Confira no vídeo a seguir o passo-a-passo de como utilizar a tarefa humana. {% embed url="" %} # Como configurar orientações para o responsável A opção orientações para o responsável pela tarefa permite descrever e transmitir orientações para a pessoa realizar ou compreender antes de executar a tarefa. A primeira aba que você encontrará na configuração de [eventos de início](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio) em [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) é a BÁSICO. Nesta aba você pode determinar **Orientações para o responsável pela tarefa** em uma caixa de texto, onde é permitido o uso de algumas formatações, disponíveis em uma barra de formatação. É aqui, neste momento, que você pode descrever o que é preciso para que a pessoa realize a tarefa, indicando suas particularidades e conteúdos importantes. Por exemplo, em um processo de cadastro você tem uma tarefa humana chamada "Cadastrar pessoa". Uma possível orientação seria: *"Solicite para que a pessoa a ser cadastrada adicione seu e-mail à lista de contatos para que a confirmação do cadastro por e-mail não caia no SPAM."* Então as orientações apoiam o andamento do processo conforme: * Reforça comportamentos, sugestões e procedimentos não obrigatórias que a pessoa pode realizar antes de executar a tarefa; * Permite que as orientações estejam documentadas nos inícios dos processos.

Orientações para o responsável pela tarefa

{% hint style="warning" %} Este item possui uso opcional, com um limite de 3072 caracteres e as ações descritas aqui não são obrigatórias, como em [Como configurar checklist de procedimentos](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-checklist-de-procedimentos). {% endhint %} # Como configurar checklist de procedimentos O checklist de procedimentos permite criar uma lista de observações, regras ou procedimentos que a pessoa é obrigada a explicitamente declarar que realizou. Visão geral Checklist é um componente opcional de configuração de [eventos de início](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio) e [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas). O checklist permite criar uma lista de observações, regras ou procedimentos que a pessoa é obrigada **a explicitamente declarar que realizou** antes de dar início à solicitação (no caso de eventos de início) ou de finalizar uma tarefa (no caso de tarefas humanas). Por exemplo, digamos que você tenha um processo de compras e uma tarefa humana chamada "Realizar compra". Um possível checklist seria: * [ ] Cotar no mínimo 3 fornecedores; * [ ] Anexar cotações no sistema; * [ ] Escolher menor preço; * [ ] Realizar negociação de valores; * [ ] Realizar negociação de prazo de pagamento; * [ ] Emitir ordem de compra; * [ ] Confirmar recebimento da ordem de compra com fornecedor; Observe que o checklist ajuda em dois aspectos: * Documentar / formalizar / explicitar os procedimentos e o passo a passo relacionados a atividade de "Realizar compra"; * Solicitar confirmação do ator responsável de que ele efetivamente realizou todos os procedimentos necessários; Além desses benefícios, o uso de checklists pode ajudar a diminuir o tamanho do desenho do processo, eliminando tarefas humanas. Observe o processo abaixo: ![](/files/khtW5AKC0RLq5puvqhlL) Esse desenho de processo, apesar de aparentemente correto para fins de documentação e treinamento, poderia ser considerado errado para fins de automação, conforme algumas das [regras de desenho para automação](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/regras-fundamentais-de-desenho#o-nivel-de-detalhamento-ideal). Em algumas circunstâncias, as 4 tarefas poderiam ser resumidas em uma 1 só: ![](/files/WSmam3JBKCaekUC0eRYu) E, para não haver dúvidas, usar um checklist dentro da atividade "Analisar dados e emitir proposta de financiamento": * [ ] Conferir dados cadastrais do solicitante * [ ] Checar credit score do solicitante * [ ] Realizar cálculo de financiamento * [ ] Emitir proposta de financiamento ## Como criar checklists Nas configurações de um [evento de início](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio) ou de uma [tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas), acesse o agrupamento "Básico" e no campo "Checklist de tarefas", adicione os itens de checklist, um a um, um por linha. Por exemplo: *Conferir dados cadastrais do solicitante* *Checar credit score do solicitante* *Realizar cálculo de financiamento* *Emitir proposta de financiamento* Veja como esse checklist seria apresentado:
{% hint style="info" %} Importante salientar que, se necessário, você pode usar Tokens do Sistema no checklist. Para isso clique na chave '{ }' ao lado da caixa de texto e selecione seu token. {% endhint %}
#### Regras gerais do uso do checklist Este campo permite a inserção de, no máximo, 1024 caracteres e cada quebra de linha são contabilizados 2 caracteres. Ou seja, é importante ressaltar que este cálculo é realizado para todo o checklist, não por linha de checklist. Na configuração, as imagens de *checkboxes* no início de cada item, são apenas ilustrativas. Ou seja, não é possível marcar ao clicar sobre cada imagem. Ao clicar no botão *“+ Adicionar novo item”*, será incluída uma nova linha (item). Caso a quantidade de itens já esteja no limite, um alerta será exibido.
Ao clicar no ícone *“X”* (para excluir), o item correspondente será excluído, não sendo possível excluir a linha/item, caso haja apenas uma linha existente. # Como configurar formulário Em uma tarefa humana, para cada campo do formulário, você irá informar se ele é visível, editável e/ou manipulável nessa tarefa em específico. ## Visão geral Os formulários são alguns dos principais elementos dentro de um aplicativo de processo. Apesar de nem todos os aplicativos possuírem formulários (ex.: um aplicativo de documentos), a maioria utiliza este recurso como método de estruturação das informações digitadas pelos solicitantes e participantes do processo. Assim, na maior parte das vezes, você irá [criar um formulário associado a um aplicativo de processo.](/zeev/como-construir-processos/como-criar-formularios) **Cada aplicativo de processo pode possuir somente um formulário**. Mas, não se preocupe! Dentro das configurações de [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas), você irá definir quais campos ou grupo de campos do formulário serão visíveis e quais serão editáveis. Ou seja, no Zeev, você irá construir um grande formulário que inclui todas as informações necessárias para seu aplicativo rodar. E esse formulário poderá ser quebrado em múltiplas visões, ao longo das tarefas ## Como configurar Dentro das configurações de uma[ tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas), você terá acesso a uma tabela com todos os campos e grupos do formulário do aplicativo. Se não existir nenhum campo ainda, quer dizer que você ainda [não criou o formulário](/zeev/como-construir-processos/como-criar-formularios). Para cada campo ou grupo de campos do formulário, você irá informar, por padrão, se ele é **visível e/ou editável**, nessa tarefa em específico. Ao clicar no botão da engrenagem, você também determinará se esse campo é **programável** e se seus **identificadores serão exibidos ou ocultados**. Ao habilitar as opções os itens são exibidos e ao desabilitar são ocultados.
**Visível** Ao informar que o campo ou o grupo de campos é **visível**, você está informando que, nesta tarefa, o responsável poderá **ver** o valor do campo. Esse valor poderá estar em branco ou virá preenchido com algum valor preenchido em uma etapa anterior do processo. ![](/files/sYXGtKxLaa6f6vldiN44) ### **Editável** Ao informar que o campo é **editável**, você está informando que o campo está habilitado para ter seu valor modificado pelo responsável pela tarefa. Caso o campo já tenha sido preenchido antes, ele já virá pré-preenchido. Se o campo é editável, ele será obrigatoriamente [visível ](#visivel)e também [manipulável](#manipulavel). Ser editável não significa que ele é obrigatório, ou seja, não significa que é obrigatório preenchê-lo. A obrigatoriedade ou não do campo será definida: * No cadastro do campo, se ele foi configurado como obrigatório; * No [botão de ação](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-botoes-de-acao) que finaliza a tarefa, se o botão foi configurado para validar a obrigatoriedade do preenchimento do formulário ou não; ![](/files/HJKBMl8MS9zE9ngTt3GO) ### **Programável** Ao marcar um campo como programável, você indica que o valor dele pode ser lido ou modificado por customizações técnicas, como scripts em JavaScript ou integrações via API. Essa é uma configuração avançada que controla como o sistema lida com a persistência dos dados naquela tarefa específica. #### O que acontece ao desmarcar o "Programável"? Se você desmarcar essa opção, o campo perde a capacidade de ser "manipulado" externamente naquela etapa. Isso resulta em alguns comportamentos importantes: ***Scripts JavaScript:*** Alterações feitas via código não serão aplicadas ao campo. \ ***Integrações:*** As integrações vinculadas ao campo não serão executadas automaticamente quando a tela da tarefa for aberta pelo usuário. \ ***Consolidação de dados:*** As ações realizadas no campo durante aquela tarefa específica não serão consolidadas (salvas) no banco de dados. #### Quando desmarcar essa função pode ser útil? Existem cenários estratégicos para desativar a função programável: ***Proteção de Customizações JavaScript:*** Caso você queira garantir que o valor do campo não sofra interferências de scripts automáticos durante aquela etapa do processo. \ ***Controle de Execução de Integrações:*** Se você não deseja que uma integração vinculada ao campo dispare assim que o usuário abrir a tela de execução da tarefa. \ ***Segurança em Modificações de Valores (Concorrência):*** Se o campo possui uma variável que é modificada constantemente via API ou por tarefas paralelas, desmarcá-lo impede que o valor preenchido na tarefa humana sobrescreva acidentalmente o que foi modificado pela outra origem externa. {% hint style="warning" %} **Atenção:** Se você não for um programador ou não tiver total conhecimento sobre as regras técnicas do seu processo, tenha muito cuidado ao desmarcar a opção programável. Alterar essa configuração sem necessidade pode interromper o funcionamento de automações críticas. {% endhint %} ### **Localizar campos** Para facilitar a localização dos campos, temos um seletor com busca textual. Ao se deparar com um processo com muitos campos de formulário pode ser importante buscar o campo por seu título.
### **Identificadores dos campos** Ao escolher exibir os identificadores do campo, esta informação será exibida em um botão e um ícone de "copiar" também será exibido. Ao clicar sobre o identificador de algum campo do formulário, o identificador é copiado para a área de transferência. ## **Definir o valor padrão** É possível definir o valor padrão do campo em uma tarefa, ou seja, preenchê-lo previamente com um valor fixo ou dinâmico. Esse valor irá sobrepor qualquer outro valor que tenha sido antes preenchido em outra tarefa. Para isso, clique no botão disponível junto a configuração do campo na configuração do formulário na atividade humana.
Na tela que será aberta, digite um valor fixo ou um valor dinâmico (usando [tokens](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/dicionario-de-tokens-de-variaveis)), ou uma combinação de ambos. Alguns exemplos: * `{Requester.Name}` irá preencher o campo do formulário com o nome do solicitante; * `{Instance.Id}` irá preencher o campo do formulário com o ID da solicitação; * `{Form.data}` irá preencher o campo do formulário com o valor de outro campo do formulário cujo identificador é "data"; * `Insumos tecnológicos` irá preencher o campo do formulário com o valor fixo "Insumos tecnológicos"; Ao invés de digitar os [tokens](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/dicionario-de-tokens-de-variaveis), você pode selecioná-los em uma lista apresentada ao clicar nas chaves { } ao lado do campo.
{% hint style="danger" %} Caso o campo “Valor pré-definido” seja preenchido com uma informação proibida, será apresentado um alerta. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Dica**: esse recurso apresenta limitações se você está no [evento de início](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio). Algumas variáveis ainda não foram inicializadas no evento de início e os tokens poderão estar em branco. [Veja mais detalhes como usar uma tarefa de regra de negócio](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio#numero-da-solicitacao-e-tokens) após o evento de início para resolver isso. {% endhint %} {% embed url="" %} # Como configurar anexos Documentos e anexos em geral são um componente importante de tarefas humanas e evento de início. ## Visão geral Documentos e anexos em geral são um componente importante de [tarefas humanas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) e [evento de início](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio). Existem 2 maneiras de adicionar anexos em uma tarefa: * No [bloco de "anexos" da solicitação](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-anexos/bloco-de-anexos); * Utilizando um [campo do formulário do tipo arquivo](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-anexos/campo-do-formulario-do-tipo-arquivo); # Bloco de anexos Bloco de anexos permite a inclusão de diversos documentos na tarefa. ## Visão geral Para ter esse recurso disponível em uma tarefa humana ou evento de início, é necessário [habilitá-lo no aplicativo de processo como um todo primeiro](/zeev/como-construir-processos/como-validar-aplicativos-antes-de-publica-los/o-que-sao-anexos-e-como-configurar). O bloco de anexos padrão permite incluir diversos documentos na tarefa. Podem ser incluídos arquivos digitais das [extensões permitidas](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-anexos/extensoes-permitidas-nos-anexos). Sem nenhuma configuração adicional, os anexos aqui incluídos são **opcionais e ilimitados.** A tela para incluir anexos informará o tamanho máximo permitido por anexo, e também as extensões permitidas hoje no sistema. Atualmente o tamanho máximo permitido por arquivo é de **100 MB** e os formatos permitidos são ***doc, xsl, ppt, pdf, htm, html, txt, gif, jpg, xls, rtf, docx, pptx, xlsx, png, js***. É possível habilitar outras extensões de arquivo nas configurações gerais do Zeev. # Como anexar um arquivo no bloco de anexos Inclusão de documentos na tarefa a partir do bloco de anexos. Na tarefa que contém o Bloco de Anexo liberado, você pode clicar no botão "Carregar" para selecionar um arquivo de seu computador, ou arrastar um arquivo, ou pasta de arquivos para essa tela. O tamanho máximo permitido por aquivo a ser anexado é de 100MB.

Modal para carregar arquivos.

{% hint style="info" %} **Dica**: é possível anexar diversos documentos de uma vez arrastando uma pasta / folder do seu computador para o box de anexos acima. {% endhint %} # Como definir uma lista de anexos obrigatórios no bloco de anexos É possível definir a obrigatoriedade de um documento anexo no bloco de anexos. Ao acessar a configuração de uma [tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) ou de um [evento de início](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio), na aba AVANÇADO é possível definir uma lista de **anexos obrigatórios**. É possível realizar a definição de duas formas: 1. Manualmente; 2. Via regra de negócio.
### Definindo os anexos manualmente Para isso, selecione a opção "Manualmente", dentro das opções de "Como serão definidos os anexos obrigatórios?". Esses documentos devem ser informados um abaixo do outro, em uma lista. Por exemplo: > RG > > CPF > > Foto > > Comprovante de residência A configuração acima irá obrigar que o ator responsável inclua, no mínimo, 4 documentos. Para incluir os 4 documentos obrigatórios, ele deverá clicar sobre o nome do documento que quer incluir.
### Definindo os anexos via regra de negócios Em "Como serão definidos os anexos obrigatórios?" selecione a opção "Via regra de negócios" e, posteriormente, procure e defina a Regra de Negócio envolvida.
#### Permitindo somente anexos obrigatórios Essa configuração, entretanto, ainda permite que o ator inclua outros documentos, em número ilimitado. Caso você deseje limitar o número de documentos que podem ser incluídos, marque a opção "Permitir somente arquivos obrigatórios" na configuração da tarefa.
Uma vez que um documento é anexado, você poderá:
* Ver um preview rápido do documento, geralmente em PDF, dentro do próprio sistema; * Fazer o download do documento original para o seu computador, clicando na seta para baixo; * Excluir o arquivo, clicando no ícone de exclusão. A exclusão de um documento incluído no bloco de anexos somente pode ser feita pela própria pessoa que o incluiu, dentro da mesma tarefa onde ele foi incluído. # Campo do formulário do tipo arquivo Os campos do tipo arquivo são campos especiais do formulário. ## Visão geral Eles permitem que anexos sejam incluídos no [formulário](/zeev/como-construir-processos/como-criar-formularios) junto aos outros dados, melhorando o contexto dentro do qual o anexo é analisado. Por exemplo, você pode ter um conjunto de campos de formulário que contenham os dados pessoais do solicitante (nome, e-mail, CPF, endereço, etc.), junto com um campo anexo para realizar o upload do comprovante de residência. Veja outro exemplo abaixo: ![](/files/Bek72qaHmZocdYW1b1tn) Os campos do tipo anexo seguem as mesmas regras dos demais campos de formulário: * Ao criar um campo do tipo anexo, você irá informar se ele é, por padrão, opcional ou obrigatório; * Em cada [tarefa humana](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas) ou [evento de início](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/como-usar-eventos/evento-de-inicio), você irá informar se o [campo é visível, editável e/ou manipulável;](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-formulario) * De acordo com o [botão de ação clicado](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-botoes-de-acao), o sistema irá [validar](/zeev/como-construir-processos/como-desenhar-processos/o-que-sao-atividades/como-configurar-atividades-humanas/como-configurar-botoes-de-acao#validar-formulario) se o campo anexo obrigatório foi incluído ou não; Em tarefas onde o campo do tipo anexo estiver somente visível, mas não editável, como na foto abaixo, você poderá: ![](/files/lRnxoJ2utV0B5uySXpVe) * Ver um preview rápido do documento, em geralmente em PDF, dentro do próprio sistema; * Fazer o download do documento original para o seu computador, clicando na seta para baixo; Se o campo estiver editável, você poderá trocar o anexo, colocando outro em seu lugar. ## Identificação interna do documento Nos exemplos acima, vimos que um documento incluído no aplicativo, seja pelo bloco de anexos ou pelo campo do tipo arquivo pode ser visualizado através de um preview rápido ou fazendo download para o seu computador. Se o documento for visualizado pelo preview rápido e convertido para PDF, dois componentes serão incluídos no documento, para controle: * No rodapé de cada página do documento será incluído um código de identificação único do documento: ![](/files/HWI4vIsa2Z1YLxeNjVvO) E, ao final do documento, será incluída uma nova página com informações de identificação e rastreio do documento: ![](/files/R4AD5Tiw9g9eRCg6kEUZ) {% hint style="info" %} Para ocultar esse bloco de informações, acione o Service Desk através do [**Portal do Suporte**](/zeev/outras-informacoes/sobre-suporte-tecnico#como-falar-com-o-suporte). Se você usar o recurso de download do arquivo, ao invés do preview, essas informações não aparecerão. {% endhint %} # Extensões permitidas nos anexos É possível alterar a configuração de extensões permitidas nos arquivos anexos ## Visão geral Pessoas [superadministradoras ](/zeev/usuarios-e-permissoes/gerenciar-usuarios/o-que-sao-superadministradores-e-o-que-podem-fazer)podem definir, restringir ou expandir a lista de extensões permitidas de anexos através das [configurações gerais](/zeev/outras-configuracoes-avancadas/menu-configurar-do-sistema) da aplicação. Se, por exemplo, você precisa adicionar um arquivo de extensão .CAD mas o Zeev está bloqueando, esse tipo de pessoa tem os acessos para habilitar essa extensão. Essa configuração, entretanto, é global do sistema. Uma vez habilitada a extensão, essa estará liberada para todos os uploads da plataforma, em todos os aplicativos. {% hint style="danger" %} Atenção: observe que há um risco de segurança envolvido ao permitir tipos de arquivo adicionais. Recomendamos que você aceite apenas os tipos de arquivo de que precisa para sua empresa. {% endhint %} --- [Next Page](/llms-full.txt/1)