Começando pelo Excel

A maneira mais simples e otimizada que nós usamos para começar a desenhar um processo é o Excel. Mas, antes de mostrar um processo no Excel, é preciso entender o conceito de "caminho feliz".

O que é "caminho feliz"

Caminho feliz é o conjunto de atividades sequenciais de um processo que levam a geração de valor mais rapidamente. É caminho do processo onde tudo dá certo, onde não há retrabalhos nem erros.

Apesar de o caminho feliz nem sempre acontecer, pensar no caminho feliz é uma boa tática para começar a refletir e desenhar seu processo.

Veja, por exemplo, no desenho completo abaixo, o caminho em verde representando o caminho feliz do processo, onde tudo dá certo.

Representando o caminho feliz no Excel

Representar o caminho feliz do processo no Excel é bastante simples, e muito rico.

Veja o exemplo do processo desenhado acima em um formato de tabela:

Responsável	Atividade	Prazo *
Assistente comercial	Registrar pedido de proposta
Equipe comercial	Montar proposta	8 horas úteis
Equipe comercial	Atualizar CRM	Automático
Assistente comercial	Enviar proposta ao cliente e aguardar retorno	10 dias corridos
Equipe de entrega	Despachar produtos	2 dias corridos
Equipe de entrega	Atualizar o CRM	Automático

Você pode, no Excel, ir criando novas colunas para já iniciar a documentação de cada etapa.

Aos poucos, pode ir acrescentando novas planilhas, indicando os caminhos alternativos, o caminho que não é feliz; quando a solicitação é rejeitada, quando algo dá errado, quando é preciso voltar para um ponto passado do processo. Imagine o caminho feliz como a espinha dorsal do processo, e os caminhos alternativos como as costelas.

Quando você já tiver a espinha dorsal do processo no Excel já definida, você está pronto para ir para o BPMN.