Como configurar o evento de mensagem
Como configurar destinatários
Atualmente a configuração de destinatários é a mesma da atribuição dos responsáveis pela tarefa humana, sendo elas:
Solicitante
Gestor imediato ou superior do solicitante
Função / Time
Função relativa ao solicitante
Executor da tarefa
Campo do formulário
Endereço de e-mail fixo
Todos no tipo de time
Pessoa específica
Todos no grupo
Todos no time
Todos na função
Responsáveis atuais da tarefa
Regra de negócio
Para saber mais sobre essas regras, clique aqui.
Aqui você também pode estabelecer destinatários com e-mails fixos. Para inserir mais de um e-mail, separe-os com "ponto-e-vírgula" (;).
Há o limite de 20 perfis de Destinatários para serem configurados. Após salvar o evento, você pode clicar em "Verificar" e descobrir quem são as pessoas/grupos que receberão a mensagem.
No caso de solicitações em modo teste, eventuais e-mails serão enviados a pessoa que está testando o processo. Nesse mesmo cenário, em modo teste, não serão enviadas mensagens aos endereços informados nos campos CC (com cópia) e CCO (cópia oculta);
Como configurar assunto e mensagem
No Evento de Mensagem do Zeev, é possível configurar tanto o assunto quanto o corpo da mensagem que será enviada aos destinatários. Essa personalização permite que as notificações sejam mais claras, organizadas e adequadas ao contexto do processo.
Além de textos fixos, o assunto e o corpo da mensagem podem conter tokens dinâmicos, que são informações extraídas automaticamente do processo. Esses tokens possibilitam a personalização do assunto conforme os dados da solicitação. Alguns exemplos de tokens disponíveis incluem:
{Requester.Name} → Insere automaticamente o nome do solicitante.
{Company.Name} → Insere automaticamente o nome da empresa associada ao sistema.
{Instance.Id} → Insere automaticamente o número da solicitação.
Para usar os tokens você pode clicar nas chaves {} ao lado dos campos e inseri-los.
O corpo da mensagem pode ser editado utilizando a barra de ferramentas do editor de texto rico, permitindo a personalização da mensagem com diversas opções de formatação, como: negrito, itálico, listas numeradas, links, tabelas, imagens, entre outros.
Mas, cuidado! Alguns programas de leitura de e-mail podem prejudicar a leitura ou bloquear a leitura de conteúdo HTML, dependendo do tamanho (MB) que esse e-mail tiver, por exemplo.
Este componente permitirá, também, a configuração do e-mail editando diretamente o conteúdo HTML, sendo necessário acessar a opção ‘Código-fonte’
O campo de configuração "Responder para" é opcional e permite incluir um usuário ou endereço de e-mail para que o destinatário possa responder a notificação recebida.
Após revisar a mensagem, basta clicar em Salvar para que as configurações sejam aplicadas.
Como enviar anexos na mensagem
É possível adicionar anexos aos e-mais enviados aos destinatários. Isso permite que documentos, relatórios e outros arquivos importantes sejam compartilhados diretamente no e-mail, garantindo que as informações essenciais estejam acessíveis de maneira prática e eficiente.
Se o documento que você quer enviar é um documento fixo e externo ao Zeev, salve-o em um repositório de arquivos na internet, como Google Drive, Dropbox ou Onedrive, gere um link público e salve o link do documento junto ao corpo da mensagem.
Se o documento foi anexado utilizando um campo do tipo de arquivo, você pode usar um dos tokens de formulário que geram o link para o documento, incluindo esse token no corpo da mensagem. Observe nesse caso que existem tokens para gerar o link privado e o link público do documento. O link privado só pode ser acessado por usuários autenticados no Zeev. E o link público por qualquer pessoa. Se o destinatário da mensagem não é usuário do Zeev, com certeza você tem que usar o link público!
Se o documento foi anexado utilizado o bloco de anexos, você pode definir, na configuração do evento de mensagem, qual a tarefa humana cujos documentos anexados serão enviados na mensagem. Por exemplo, se você tem uma tarefa humana chamada "Realizar cotações" e apontar o evento de mensagem para essa tarefa, todos os documentos anexados nessa tarefa serão enviados como anexos no e-mail.
Devido às limitações estabelecidas pelos provedores de entrega de e-mails, utilize preferencialmente o tamanho máximo para envio de arquivos anexos no evento de mensagem com até 20MB. Para enviar arquivos com tamanho superior, utilize o envio de arquivos através de tokens de variáveis no corpo do texto.
Demonstração prática
Confira no vídeo a seguir como configurar o evento de mensagem.
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