Como configurar checklist de procedimentos

Visão geral

Checklist é um componente opcional de configuração de eventos de início e tarefas humanas.

O checklist permite criar uma lista de observações, regras ou procedimentos que a pessoa é obrigada a explicitamente declarar que realizou antes de dar início à solicitação (no caso de eventos de início) ou de finalizar uma tarefa (no caso de tarefas humanas).

Por exemplo, digamos que você tenha um processo de compras e uma tarefa humana chamada "Realizar compra". Um possível checklist seria:

• Cotar no mínimo 3 fornecedores;

• Anexar cotações no sistema;

• Escolher menor preço;

• Realizar negociação de valores;

• Realizar negociação de prazo de pagamento;

• Emitir ordem de compra;

• Confirmar recebimento da ordem de compra com fornecedor;

Observe que o checklist ajuda em dois aspectos:

• Documentar / formalizar / explicitar os procedimentos e o passo a passo relacionados a atividade de "Realizar compra";

• Solicitar confirmação do ator responsável de que ele efetivamente realizou todos os procedimentos necessários;

Além desses benefícios, o uso de checklists pode ajudar a diminuir o tamanho do desenho do processo, eliminando tarefas humanas. Observe o processo abaixo:

Esse desenho de processo, apesar de aparentemente correto para fins de documentação e treinamento, poderia ser considerado errado para fins de automação, conforme algumas das regras de desenho para automação. Em algumas circunstâncias, as 4 tarefas poderiam ser resumidas em uma 1 só:

E, para não haver dúvidas, usar um checklist dentro da atividade "Analisar dados e emitir proposta de financiamento":

• Conferir dados cadastrais do solicitante

• Checar credit score do solicitante

• Realizar cálculo de financiamento

• Emitir proposta de financiamento

Como criar checklists

Nas configurações de um evento de início ou de uma tarefa humana, acesse o agrupamento "Básico" e no campo "Checklist de tarefas", adicione os itens de checklist, um a um, um por linha. Por exemplo:

Conferir dados cadastrais do solicitante

Checar credit score do solicitante

Realizar cálculo de financiamento

Emitir proposta de financiamento

Veja como esse checklist seria apresentado:

Regras gerais do uso do checklist

Este campo permite a inserção de, no máximo, 1024 caracteres e cada quebra de linha são contabilizados 2 caracteres. Ou seja, é importante ressaltar que este cálculo é realizado para todo o checklist, não por linha de checklist.

Na configuração, as imagens de checkboxes no início de cada item, são apenas ilustrativas. Ou seja, não é possível marcar ao clicar sobre cada imagem.

Ao clicar no botão “+ Adicionar novo item”, será incluída uma nova linha (item). Caso a quantidade de itens já esteja no limite, um alerta será exibido.

Ao clicar no ícone “X” (para excluir), o item correspondente será excluído, não sendo possível excluir a linha/item, caso haja apenas uma linha existente.