Como configurar um substituto

A ausência temporária ocorre quando você fica inabilitado para acessar a ferramenta para executar suas tarefas pendentes ou mesmo receber novas tarefas.

Visão geral

No módulo "Configurações pessoais", você pode configurar um substituto geral para a acessar sua caixa de tarefas e executar suas tarefas enquanto estiver impossibilitado de realizá-las. Por exemplo, em caso de férias, viagem, ausência, motivo de saúde, ou outros.

Para utilizar esse recurso, faça o seguinte:

1. Indique uma pessoa que será seu substituto geral;

2. Indique seu período de ausência e faça o agendamento. No dia selecionado, às 00:01, você entrará em ausência imediatamente. No dia final do período, as 23:59, voltará ao status normal.

O que ocorre quando você está ausente

Ao iniciar um período de ausência temporária, ocorrerá o seguinte:

1. O usuário selecionado como substituto geral passará a ter acesso à sua caixa pessoal de tarefas e poderá finalizar as tarefas já em andamento, e as novas tarefas que forem criadas, que estejam ligadas ao seu nome. Para isso, o substituto verá uma sinaleira piscante ao lado do seu próprio nome quando entrar no sistema, indicando que ele está substituindo alguém. Ao clicar em seu próprio nome e selecionar a opção "Alterar pessoa", o substituto verá o nome das pessoas que está substituindo, e poderá personificá-las, clicando em seus nomes, enquanto elas estiverem em ausência.

Ponto piscante ao lado do nome indicando que a pessoa é substituta de alguém

1. O substituto também receberá uma notificação por e-mail toda a vez que novas tarefas forem criadas para você. Essa mensagem somente será enviada se a tarefa foi configurada para enviar mensagem de recebimento.

Pense em sua caixa de tarefas como na sua caixa de e-mails.

Observe que:

1. As tarefas já pendentes quando você saiu em ausência não serão encaminhadas automaticamente ao substituto geral. Elas continuarão pendentes com você. Dependendo das configurações do sistema definidas pelo administrador, o recurso de encaminhar tarefas pode estar habilitado e você poderá escolher quais tarefas e para quem deseja encaminhar as tarefas pendentes. Em todo o caso, o substituto terá acesso controlado à sua caixa de tarefas e poderá finalizar essas tarefas;

2. Novas tarefas que forem criadas continuarão a ser enviadas a você. O substituto será notificado, e poderá acessar a sua caixa de tarefas;

3. O substituto não acessará as novas tarefas que forem criadas para você na sua própria caixa de tarefas. Ele precisará acessar a sua caixa de tarefas;

Se houver outros usuários alocados no mesmo time e função do usuário ausente, as novas tarefas serão direcionadas a eles, e também ao usuário substituto, pois compartilham a mesma responsabilidade do usuário em ausência.