Como configurar templates de e-mails
Visão geral
O menu "Configurar" do Zeev permite que pessoas autorizadas possam modificar configurações gerais de funcionamento da ferramenta.
Essa ferramenta é acessível somente por superadministradores.
Dentro do menu "Configurar", você pode acessar o submenu "E-mails".
Importante: é necessário ter cuidado e cautela em alterações nessa página. Mudanças de configuração podem impactar no funcionamento do sistema.
É importante ter cuidado ao realizar essas alterações e ter certeza que você possui conhecimentos em HTML e CSS para fazê-las. Alterações incorretas podem impactar em todas as mensagens enviadas pelo sistema.
Utilização de tokens
Os tokens são expressões que permitem capturar e reutilizar informações diversas sobre as solicitações, pessoas e campos de formulário em momentos diversos do sistema.
Sempre que possível, utilize tokens nas configurações de e-mail para poder personalizar e tornar mais assertivas suas mensagens.
Para cada campo de configuração, os tokens disponíveis serão listados.
Configurações gerais de mensagens de e-mail
Esse conjunto de configurações permite que você defina configurações importantes que serão utilizadas por todos os e-mails enviados pelo Zeev.
Nome do remetente de e-mails
O nome do remetente de e-mails indicará o nome amigável que irá aparecer como remetente do e-mail enviado pelo Zeev nos programas de e-mail dos destinatários. Veja o exemplo abaixo:
Dicas:
Mantenha o nome mais simples e curto possível;
Não utilize caracteres especiais;
Seja claro e transparente sobre o nome do remetente;
Corpo do template de e-mails
O corpo do template de e-mails é talvez a peça de configuração mais importante pois consiste no invólucro / modelo que será utilizado por todos os e-mails enviados pelo sistema.
Para alterar esse template, é fundamental:
Possuir conhecimentos em HTML;
Possuir conhecimentos em estilo CSS;
Possuir conhecimentos em particularidades de documentos HTML para templates de e-mails;
Se você não possui esses conhecimentos, simplesmente utilize o modelo pronto da Zeev.
Os templates de e-mails serão abertos pelos destinatários dos e-mails enviados pelo Zeev em toda a sorte de programas e sistema operacionais diferentes. Cada programa de e-mail possui regras e controles de segurança diferente que limitam - em muito - como um e-mail pode ser estilizado. O código HTML que é utilizado para construir um site, por exemplo, não pode ser utilizado para construir um template de e-mails.
Existem dezenas / centenas de regras para a construção de HTML de e-mails. O link https://ajuda.locaweb.com.br/wiki/boas-praticas-de-html-para-email-marketing-ajuda-locaweb/ traz algumas dicas e detalhamentos valiosos. Abaixo, trazemos algumas regras gerais resumidas:
Sempre utilize URL absoluta da imagem quando for utilizar imagens externas;
Evite utilizar uma única imagem grande como conteúdo do e-mail, pois isso é considerado prática de SPAM;
Prefira utilizar mais textos na criação de sua mensagem;
Utilize layouts baseados em tabelas, ao invés de DIVs, como no padrão tableless;
Nunca utilize a tag <link> para referenciar um arquivo de estilos (.css), pois a maioria dos provedores removem essa tag;
Prefira utilizar o CSS em sua forma inline, ou seja, direto no código HTML;
O ideal é que o layout não ultrapasse 600px de largura, evitando rolagem horizontal.
O não seguimento dessas regras pode acarretar:
Destinatários dos e-mails do Zeev não conseguirem abrir ou visualizar o e-mail;
O e-mail ser considerado SPAM e não ser visto pelo destinatário.
Ainda assim, diferentes programas de e-mail, como Outlook Web, Outlook Desktop, Outlook Mobile, Gmail, Gmail Mobile e Apple Mail podem interpretar e restringir de maneira diferente o e-mail.
E-mail de recebimento de nova tarefa
Essas configurações de assunto e corpo de e-mail customizam a mensagem que é enviada à pessoa responsável por uma nova atividade criada. É uma das mensagens mais importantes do Zeev.
Assunto de recebimento de nova tarefa
Essa configuração permite definir o assunto da mensagem de uma nova tarefa.
Dicas:
Mantenha o nome mais simples e curto possível;
Não utilize caracteres especiais;
Seja claro e transparente;
Utilize os tokens disponíveis para deixar claro no assunto do que se trata;
Utilize os tokens únicos, tais como o Nome da tarefa ou o Número da solicitação, para que o programa de e-mails do destinatário não agrupe mensagens de tarefas e contextos diferentes.
Mensagem de recebimento de nova tarefa
Esse é o corpo da mensagem enviada a pessoa responsável que recebe uma nova tarefa.
Essa configuração permite a inclusão de formatações HTML e CSS e, por isso, deve ser customizada por pessoa com conhecimentos no assunto.
É fundamental atentar para as mesmas regras de formatação e estrutura HTML/CSS explicadas na configuração Corpo do template de e-mails. As mesmas regras se aplicam aqui.
Utilize extensivamente tokens para customizar sua mensagem.
Alterar em outros idiomas
Para alterar os textos e mensagens de configurações em outros idiomas, simplesmente troque o idioma do seu Zeev e realize as alterações.
Observe que a configuração de Corpo do template de e-mails é a única configuração que é única em todos os idiomas, ou seja, você não pode ter diferentes templates para diferentes idiomas.
Testar modificações
Antes de salvar, você pode testar as modificações feitas nas configurações, selecionando o respectivo botão de "Testar envio".
Observe que a tela disponibiliza diferentes botões de "Testar envio" que irão enviar diferentes e-mails de teste.
Reestabelecer configurações originais
A qualquer momento, após realizar suas customizações, você pode voltar para as configurações e modelos originais da Zeev, selecionando as opções "Restaurar padrão". Não esqueça de salvar as configurações após restaurar o padrão.
Atualizado