Regra para monitorar/observar documentos
Ela é responsável por monitorar/observar documentos, conforme critérios pré-estabelecidos, podendo realizar ações automatizadas.
Visão geral
Essa regra faz parte das que rodam em background, conforme comentamos nessa página, ou seja, sua configuração não reflete a interface de algum módulo, por isso é chamada "regra do tipo Serviço".
Ela é responsável por monitorar documentos, conforme critérios pré-estabelecidos, podendo realizar ações automatizadas, como:
Excluir o documento;
Notificar uma pessoa;
Associar (bloquear) o documento para uma pessoa;
Movimentar o documento de Etapa, Situação e Pendência;
Acionar uma API.
Como configurar a regra de Observação
O serviço possui diversas configurações que podem ser realizadas. Isso não significa que você deve utilizar todas as funcionalidades disponíveis.
Agora vamos te explicar o objetivo e comportamento de suas principais funcionalidades.
Aba Geral
Na aba Geral é possível configurar:
Recorrência de verificação (em horas) / (máximo 24 horas);
Definir quantidade de documentos por ciclo a serem verificados;
Habilitar a exclusão lógica do documento;
Priorizar por ordem de data de inclusão do documento (ascendente ou descendente).
Aba Critérios
Na aba Critérios é possível configurar os critérios da regra para realizar alguma ação.
Critério via campo do tipo Data
A ação será executada a partir do vencimento de um documento. E para calcular esse vencimento, é necessário definir a data de origem, ou seja, a partir de quando o prazo será contabilizado.
É possível definir a data de origem através dos campos:
Data de inserção do documento (nativo do Zeev docs);
Data de atualização do documento (nativo do Zeev docs);
Campo de data customizado (criado pelo usuário na criação da biblioteca).
Como definir os prazos de vencimento dos documentos
Dias fixos: todos os documentos vencerão ao final dos dias configurados nesse campo, a contar a partir da data preenchida no campo selecionado anteriormente (Data de emissão);
Temporalidade por tipo: o vencimento dos documentos será dinâmico, conforme a temporalidade do tipo selecionado.
Exemplo: se você tipificou um documento como "RG" e configurou sua temporalidade para 3650 dias (10 anos), o RG vencerá ao final desse período. Se importou outro tipo de documento, com outra temporalidade, ele vencerá ao final de sua temporalidade, e assim por diante.
Entendendo os operadores
Os operadores são utilizados para calcular o vencimento do documento, como no exemplo abaixo:
O resultado da seguinte soma: Data de emissão + a quantidade de dias, definido na regra, é menor ou igual à data de hoje? Se o resultado for negativo, então nenhuma ação é realizada. Se for positivo, quer dizer que o documento já venceu e a ação pode ser realizada.
Para facilitar a compreensão, vamos a um exemplo prático:
Importei no Zeev docs um documento com a seguinte data de emissão do contrato: 30/09/2023;
Defini que o prazo fixo para vencimento do contrato é de 180 dias;
Nos critérios da regra utilizei o operador menor ou igual: <=
Para simularmos, considere que atualmente estou no dia 30/10/2023
A regra de monitoramento realizará o seguinte cálculo:
30/09/2023 + 180 dias = 30/03/2024
Na sequência, realizará a seguinte validação:
30/03/2024 é <= (menor ou igual) à data de hoje (30/10/2023)?
A resposta é "NÃO", pois a data de vencimento é maior. Logo, nenhuma ação será executada.
Quando chegar no dia 30/03/2024 ele fará a mesma validação e a resposta será "SIM", pois esse dia será igual à data de vencimento do documento (30/03/2024). Entao a ação será executada.
A tabela abaixo contém outro exemplo de maneira ilustrativa para validar o comportamento.
Aba Notificações
Na aba Notificações, caso os critérios sejam atendidos, é possível configurar para:
Notificar usuários por e-mail;
Ad hoc por usuário (bloquear o documento um usuário específico);
Configurar requisições de métodos e retornos para webservices:
Como determinar etapas de processamento
Para essa regra de negócio funcionar, é obrigatório configurar as etapas, situações e pendências do Processamento, Sucesso e Exceção.
Isso significa que a regra observará somente os documentos que estejam na etapa, situação e pendência configurada na coluna "Processar" e os enviará para a etapa, situação e pendência da coluna "Sucesso". Caso haja algum erro na execução da operação, enviará para as etapas da coluna "Exceção".
