Como emitir capa de lote e documento

Nos módulos "Nova capa de lote" ou "Nova capa de documento" é possível emitir capas de lotes e capas de documentos, realizando sua pré-indexação.

Visão geral

Nos módulos "Nova capa de lote" ou "Nova capa de documento" é possível emitir capas de lotes e capas de documentos, realizando a pré-indexação de lotes e documentos, facilitando o controle e eficiência durante uma digitalização centralizada, por exemplo.

Aqui exemplificaremos a geração de capa de lote, porém, o mesmo procedimento serve para emissão de capa de documento.

Como emitir uma capa de lote

Uma capa de lote pode delimitar onde começa e termina um lote, contendo informações de controle, como quantos documentos compõem aquele lote.

Isso facilita a separação e identificação de lotes e documentos quando há um grande volume de papel.

Módulo Capa de lote

Ao acessar o módulo, será exibido alguns campos para serem preenchidos conforme a configuração da sua regra de negócio. Estes campos serão utilizados na pré-indexação do documento, ou seja, ao criar a capa você também cria um documento com os campos preenchidos na geração da capa. Este documento possui a capa em PDF.

Capa gerada conforme os campos preenchidos

Documento pré-indexado com a capa em PDF

Como imprimir capa de lote

A impressão da capa é importante para você usá-la na digitalização dos malotes de documentos físicos e endereçá-los para o lote criado. Quem faz esse relacionamento entre documentos digitalizados e o lote pré-indexado é a capa.

Impressão da capa de lote

Dica: se o seus documentos estiverem no formato digital e não for necessário a impressão da capa, você pode fazer download para PDF e utilizá-la mesmo assim. Converta a capa para algum formato de imagem (png, jpg ou tiff) e a importe em primeiro lugar no módulo "Capturar scanner".

Outras operações

Após efetuar a criação da capa de lote, ainda com ela aberta no módulo "Nova capa de lote" você consegue:

• Editá-la: você pode editar a capa enquanto ela ainda não foi indexada (digitalizada);

• Excluí-la: ao excluí-la, o documento pré-indexado também é excluído.

Informações contidas em uma capa de lote

Abaixo, é possível ver um exemplo de capa de lote:

Novo-Documento-Capa-de-lote

Opção	Função
1	Identificador visual de capa de lote.
2	Proprietário.
3	Aplicação.
4	QRCode. Contém informações de controle sobre o lote.
5	Contador de capas geradas.
6	Identificador do lote. É um valor único.
7	Permite que a capa seja digitalizada diversas vezes.
8	Contabiliza a quantidade de imagens digitalizadas que o lote terá. Na contagem são incluídas as capas.
9	Contabiliza a quantidade de documentos que o lote terá. Na contagem a capa de lote é incluída como um documento.
10	Código de barras. Sua exibição e seu formato (Code 3 of 9 ou Code 128) podem ser customizados na atividade do módulo. Pode ser composto por um valor fixo ou campos da própria aplicação. Atenção: Alguns caracteres especiais não são suportados pelos códigos de barra e serão removidos. No caso de acentuação, a letra será removida. Atenção: Ao selecionar o formato de código de barras Code 3 of 9, os caracteres informados serão convertidos para letras maiúsculas.
11	Campos da aplicação. A exibição de cada um dos campos da aplicação pode ser customizada na atividade do módulo.
12	QRCode. Tem como objetivo facilitar a leitura e rastreabilidade do documento no Zeev docs, contendo a URL direta para visualização do documento ou lote de documentos.
13	Informações de controle sobre a origem da capa, como: código da aplicação, endereço, usuário e data.