Como quebrar documentos e lotes
A quebra de documentos e lotes pode ser realizada no módulo Capturar scanner manual ou automaticamente.
Visão geral
A quebra de documentos e lotes é realizada no módulo Capturar scanner para organizar seus lotes e documentos.
Você pode fazer isso manual ou automaticamente por um código de barras, ou quantidade de arquivos.
O que é quebra de documento
Antes de avançarmos é importante revisar a hierarquia de documentos existente no Zeev docs. Você pode visualizar essa hierarquia no momento de digitalizar seus documentos:
Arquivo: é a menor unidade existente dentro de um lote. No caso da digitalização, cada página digitalizada corresponde a um arquivo.
Documento: contém um conjunto de arquivos. Um exemplo de documento seria um contrato, que possui diversas páginas (diversos arquivos).
Lote: pode conter um ou mais documentos. Como exemplo, é possível citar um dossiê de contratos. Cada dossiê corresponde a um lote, porque possuirá diversos tipos de contratos (documentos) e estes, por fim, possuirão diversas páginas (arquivos).
A quebra de documento corresponde, portanto, ao conjunto documento + arquivos.
1
Identificador do lote.
2
Delimitação do documento e dos aquivos que o compõem.
3
Identificador de quebra do documento. Na maioria das vezes o identificador corresponde à um código de barras.
Quebras manuais e automáticas
É possível digitalizar lotes e documentos com suas respectivas quebras. As quebras de documentos poderão ser feitas manual ou automaticamente:
Quebras manuais: o usuário poderá escolher quais documentos fazem parte de uma quebra, assim como qual será o valor do seu identificador de quebra.
Quebras automáticas: são realizadas quando os documentos possuem código de barras para diferenciá-los. Assim, com base nas capas de documentos emitidas pelo módulo de Novo Documento ou nos formatos de código de barras reconhecidos pelo Zeev docs é possível quebrar os arquivos em documentos à medida que ocorre sua digitalização.
Importante: para garantir o funcionamento correto da ferramenta, a quantidade máxima suportada de arquivos por lote é 1500. Caso o lote possua uma quantidade maior de arquivos, poderá ocorrer problemas durante o encerramento.
Outras opções na quebra de documentos
Até aqui te apresentamos a hierarquia de documentos do Zeev docs (lote > documento > arquivo) e duas possibilidades de quebra de documento (manual e automática).
Agora vamos te apresentar outras operações da quebra de documento:
Remover quebra de documento: caso a quebra de documento ocorra erroneamente, é possível removê-la. Você não excluirá os arquivos, mas removerá a quebra indesejada e seus respectivos arquivos comporão o documento superior.
Remover documento: diferente da remoção da quebra do documento, esta opção remove o documento e seus respectivos arquivos, deixando o lote apenas com os outros documentos:
O que é quebra de lote
A quebra de lote, semelhantemente à de documento, é utilizada para organizar uma quantidade grande de documentos em lotes diferentes.
A diferença entre essas duas quebras é que a de lote corresponde ao conjunto de lotes + documentos + arquivos, enquanto a quebra de documento, conforme supracitado, corresponde ao conjunto apenas dos documentos + arquivos.
Todo lote possui um identificador de quebra, utilizado para delimitar quais documentos e arquivos pertencem a um determinado lote. Este identificador, na maioria das vezes, corresponde a um código de barras e pode ser editado pelo usuário.
1
Identificador de quebra do lote.
2
Delimitação dos documentos (e dos aquivos) que o compõem o lote.
3
Identificador de quebra do documento.
Assim como na quebra de documento, na quebra de lote é possível:
Quebrar lotes manualmente;
Quebrar lote automaticamente via código de barras ou quantidade de arquivos;
Remover quebra de lote (todos os documentos/arquivos são removidos);