Como consultar documentos

Ao acessar uma biblioteca é possível consultar todos os documentos armazenados. Também é possível utilizar filtros de pesquisa para localizá-los.

Visão geral

Ao acessar uma biblioteca é possível consultar todos os documentos armazenados.

Cada biblioteca possui características únicas, conforme configurado, permitindo que os usuários finais localizem documentos de acordo com sua permissão.

Como consultar documentos de uma biblioteca

Na página principal "Bibliotecas" é listada todas as bibliotecas que o usuário pode visualizar.

Ao abrir a biblioteca, serão automaticamente carregados os documentos armazenados, assim como os filtros de pesquisa configurados:

Interface de consulta da biblioteca

Dica: no resultado da pesquisa são exibidos, no máximo, os primeiros 1.000 documentos que satisfaçam as condições de pesquisa.

Resultado da pesquisa

Por padrão, os resultados da pesquisa são apresentados por ordem de inclusão dos documentos, sendo do mais antigo para o mais novo.

Você também poderá adequar a exibição dos resultados apresentados, realizando as seguintes operações:

• Reordenar resultados de uma coluna: é possível ordenar os resultados de uma coluna em ordem ascendente/descendente ou crescente/decrescente, clicando sobre o seu título;

• Alterar ordem de exibição de coluna: é possível alterar a ordem de exibição de uma coluna na GRID de resultados de uma pesquisa, arrastando-a para a posição desejada;

• Ocultar e reexibir coluna: é possível ocultar uma coluna clicando com o botão direito do mouse sobre seu título e escolha a opção "Esconder". Para a reexibir, basta escolher a opção "Reexibir coluna" e escolhê-la;

• Agrupar e desagrupar resultados por coluna: caso o agrupamento já não esteja pré-configurado na biblioteca, é possível agrupar os resultados de uma coluna. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre o título da coluna que deseja agrupar e escolha a opção "Agrupar". Para desagrupar, escolha a opção "Desagrupar".

Importante: recomenda-se que o agrupamento não seja realizado em campos de texto longo (mais de 100 caracteres), pois o layout da tela poderá apresentar instabilidade.

Dica: os resultados que contenham "\" serão agrupados junto aos resultados que não contenham "\"; por exemplo: o conteúdo "\texto" será agrupado junto com "texto".

Não encontrei o documento que procuro

Existem alguns motivos pelos quais você pode não estar encontrando o documento que procura. Verifique abaixo os principais motivos e como resolver:

• Não encontro o documento na biblioteca que estou utilizando: caso isso aconteça, é possível que o documento esteja armazenado em outra biblioteca. Utilize a barra de pesquisa rápida para encontrar o seu documento.

• O documento ainda não está disponível para uso: os documentos possuem um ciclo de vida, passando por algumas etapas de preparação antes que estejam prontos para uso. Nesse caso, é necessário aguardar o encerramento das etapas.

• O documento pode ter sido excluído: verifique se o documento que procura não está na fila de exclusão lógica (se estiver tachado e na cor vermelha). Se estiver, será possível restaurá-lo. Caso contrário, o documento foi excluído permanentemente do sistema e não poderá ser recuperado.

• Permissão de acesso: caso o documento esteja armazenado no sistema, é possível que você não possa visualizá-lo por conta de restrições de acesso à biblioteca ou à etapa onde o documento se encontra ou ainda pelo do seu tipo. Para resolver essa situação, basta solicitar ao administrador do seu ambiente as devidas permissões de acesso.