Com realizar busca por conteúdo de arquivos
A busca de arquivo por palavras-chave é um recurso poderoso que faz uma varredura em diversos lugares, incluindo o conteúdo dos arquivos, para localizá-los.
Visão geral
A busca de arquivo por palavras-chave é um recurso poderoso que faz uma varredura em diversos lugares, incluindo o conteúdo dos arquivos, para localizá-los.
Essa busca, diferentemente da interface de consulta da biblioteca, deve ser realizada no campo localizado no centro superior do Zeev docs.
É possível selecionar a biblioteca desejada ou realizar a busca em todas bibliotecas que você possui acesso, mantendo o filtro "Tudo".
Ao informar um termo neste campo, o Zeev docs fará uma varredura nos seguintes locais:
Campos dos documentos;
Nome de arquivos;
Conteúdo dos arquivos salvos em determinados formatos suportados.
Requisitos para usar esse tipo de busca
A busca será realizada somente se:
Você possuir acesso à consulta de documentos da biblioteca;
No cadastro da biblioteca, a flag "Habilitar pesquisa full-text" estiver marcada;
A regra de indexação de conteúdo estiver configurada: necessário, somente, quando se deseja localizar arquivos pelo conteúdo.
Como localizar arquivo pelo seu conteúdo
A busca é realizada por palavras completas ou prefixos de palavras, ou seja, é possível localizar conteúdo utilizando o início das palavras. Partindo desse requisito, se atente as outras regras e comportamentos do recurso para conseguir utilizá-lo:
O termo informado deve ter entre 3 e 60 caracteres;
A busca não funcionará caso sejam utilizados trechos no meio ou final de palavras;
O recurso não é case-sensitive, ou seja, se você buscar pela palavra "Descrição" com D maiúsculo, documentos que contenham o termo "descrição" com d minúsculo também serão retornados;
Não é possível realizar a busca por conteúdo existente em campos com lista, exceto nos campos nativos do Zeev docs "Tipo de documento" e "Etapa";
São apresentados, no máximo, 25 resultados de busca por biblioteca.
1
Informar a data de importação do arquivo.
2
Informar o código identificador único do documento.
3
Informar a biblioteca onde o arquivo está armazenado.
4
Resumo do conteúdo do arquivo.
Evite o uso de palavras irrelevantes (STOPWORDS)
Alguns termos de buscas ou palavras são consideradas irrelevantes para o sistema. Esses termos são chamados de stopwords, ou seja, são palavras que não auxiliam a pesquisa e acabam sendo ignoradas durante a busca.
Por exemplo, no português, palavras como "agora", "acima", "além", "alerta", "um/uma", "e", "é", e "o/a", etc. são consideradas palavras irrelevantes. Por isso, ao utilizá-las em uma busca refinada, é possível que não sejam apresentados resultados de pesquisa.
Também é possível efetuar uma busca utilizando palavras que são consideradas stopwords através do uso de aspas, conforme descrito anteriormente nesse procedimento.
As stopwords são desconsideradas a fim de evitar que os catálogos fiquem inchados e as pesquisas ineficientes, não indexando essas palavras no momento do armazenamento. Para saber mais sobre o assunto, veja esse artigo da Microsoft.
Faça download do arquivo abaixo para visualizar a lista completa dos termos irrelevantes na busca de documento:
Extensões suportadas para a busca por conteúdo de arquivos
É possível efetuar a busca pelo conteúdo de um arquivo desde que ele esteja salvo em algum dos formatos abaixo:
.PDF (pesquisável)
.TXT
.XLSX
.XLS
.XLSB
.PPT
.PPTX
.DOC
.DOCX
.DOCM
.RTF
.MHTML
.HTML
.HTM
.ODT
.DOT
.DOTX
.XML
Também é possível realizar a busca pelo texto extraído de imagens (OCR):
.PNG
.JPG
.JPEG
.BMP
.GIF
.TIF
.TIFF