Com realizar busca por conteúdo de arquivos

A busca de arquivo por palavras-chave é um recurso poderoso que faz uma varredura em diversos lugares, incluindo o conteúdo dos arquivos, para localizá-los.

Visão geral

A busca de arquivo por palavras-chave é um recurso poderoso que faz uma varredura em diversos lugares, incluindo o conteúdo dos arquivos, para localizá-los.

Essa busca, diferentemente da interface de consulta da biblioteca, deve ser realizada no campo localizado no centro superior do Zeev docs.

É possível selecionar a biblioteca desejada ou realizar a busca em todas bibliotecas que você possui acesso, mantendo o filtro "Tudo".

Campo de busca de arquivos por palavra-chave

Ao informar um termo neste campo, o Zeev docs fará uma varredura nos seguintes locais:

• Campos dos documentos;

• Nome de arquivos;

• Conteúdo dos arquivos salvos em determinados formatos suportados.

Requisitos para usar esse tipo de busca

A busca será realizada somente se:

• Você possuir acesso à consulta de documentos da biblioteca;

• No cadastro da biblioteca, a flag "Habilitar pesquisa full-text" estiver marcada;

• A regra de indexação de conteúdo estiver configurada: necessário, somente, quando se deseja localizar arquivos pelo conteúdo.

Como localizar arquivo pelo seu conteúdo

A busca é realizada por palavras completas ou prefixos de palavras, ou seja, é possível localizar conteúdo utilizando o início das palavras. Partindo desse requisito, se atente as outras regras e comportamentos do recurso para conseguir utilizá-lo:

• O termo informado deve ter entre 3 e 60 caracteres;

• A busca não funcionará caso sejam utilizados trechos no meio ou final de palavras;

• O recurso não é case-sensitive, ou seja, se você buscar pela palavra "Descrição" com D maiúsculo, documentos que contenham o termo "descrição" com d minúsculo também serão retornados;

• Não é possível realizar a busca por conteúdo existente em campos com lista, exceto nos campos nativos do Zeev docs "Tipo de documento" e "Etapa";

• São apresentados, no máximo, 25 resultados de busca por biblioteca.

Referência	Finalidade
1	Informar a data de importação do arquivo.
2	Informar o código identificador único do documento.
3	Informar a biblioteca onde o arquivo está armazenado.
4	Resumo do conteúdo do arquivo.

Dica: ao realizar a busca pelo conteúdo de um arquivo, dependendo do seu encoding, alguns caracteres especiais podem não ser apresentados corretamente, entretanto, isso não compromete a integridade do arquivo.

Evite o uso de palavras irrelevantes (STOPWORDS)

Alguns termos de buscas ou palavras são consideradas irrelevantes para o sistema. Esses termos são chamados de stopwords, ou seja, são palavras que não auxiliam a pesquisa e acabam sendo ignoradas durante a busca.

Por exemplo, no português, palavras como "agora", "acima", "além", "alerta", "um/uma", "e", "é", e "o/a", etc. são consideradas palavras irrelevantes. Por isso, ao utilizá-las em uma busca refinada, é possível que não sejam apresentados resultados de pesquisa.

Também é possível efetuar uma busca utilizando palavras que são consideradas stopwords através do uso de aspas, conforme descrito anteriormente nesse procedimento.

As stopwords são desconsideradas a fim de evitar que os catálogos fiquem inchados e as pesquisas ineficientes, não indexando essas palavras no momento do armazenamento. Para saber mais sobre o assunto, veja esse artigo da Microsoft.

Faça download do arquivo abaixo para visualizar a lista completa dos termos irrelevantes na busca de documento:

196KB

Stopwords - Termos irrelevantes.pdf

PDF

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Extensões suportadas para a busca por conteúdo de arquivos

É possível efetuar a busca pelo conteúdo de um arquivo desde que ele esteja salvo em algum dos formatos abaixo:

• .PDF (pesquisável)

• .TXT

• .XLSX

• .XLS

• .XLSB

• .PPT

• .PPTX

• .DOC

• .DOCX

• .DOCM

• .RTF

• .MHTML

• .HTML

• .HTM

• .ODT

• .DOT

• .DOTX

• .XML

Também é possível realizar a busca pelo texto extraído de imagens (OCR):

• .PNG

• .JPG

• .JPEG

• .BMP

• .GIF

• .TIF

• .TIFF