Como assinar arquivos digitalmente

A assinatura digital de arquivos permite utilizar certificados digitais compatíveis com o ICP-Brasil para atestar a autenticidade do arquivo.

Visão geral

A assinatura digital de arquivos permite utilizar certificados digitais compatíveis com o ICP-Brasil para atestar a autenticidade do arquivo, visto que o Zeev docs consegue distinguir uma assinatura válida de uma inválida, além de alertar quando essa verificação não pôde ser realizada. Ao final do processo, você terá um arquivo no formato PDF, assinado.

Importante: Ao visualizar no Adobe Reader um documento assinado, ele pode não reconhecer o certificado-raiz ICP-Brasil como confiável, informando que alguma assinatura apresenta problemas. Veja como resolver aqui.

O Zeev docs utiliza o padrão internacional "PAdES" (PDF Advanced Electronic Signature) no seu processo de assinatura digital. Este é um dos padrões de assinatura aceitos pelo ICP-Brasil, geralmente utilizado para a assinatura de documentos em formato PDF, visto que utiliza o padrão "PDF ISO 32000-1", onde as assinaturas realizadas no documento podem ser interpretadas e visualizadas por qualquer visualizador de PDF.

O que é necessário para assinar um arquivo

Para assinar um arquivo digitalmente é necessário:

1. Ter o aplicativo Desktop integration em execução na sua máquina;

2. Possuir um certificado digital compatível com ICP-Brasil, no prazo de validade;

3. Ter um usuário com permissão para realizar essa operação.

Como efetuar a assinatura de arquivos

É possível assinar arquivos das seguintes formas:

• Pelo módulo de Edição (manualmente);

• Pelo módulo de Visualização (manualmente);

• Pelo serviço de Conversão (automaticamente).

Tanto na visualização, quanto na edição do documento é exibido o botão "Assinar" no menu superior à direita.

Dicas:

• Apenas o arquivo que estiver sendo exibido no visualizador será carregado para assinatura, além disso, ele deve estar em um formato suportado;

• Usuários anônimos (externos), ao abrirem o documento por um link de acesso anônimo, podem assiná-lo digitalmente.

Acesso à funcionalidade pelo módulo de Edição

Já a assinatura pelo serviço de conversão, sempre que o arquivo for convertido para o formato PDF será automaticamente assinado com um determinado certificado utilizado na configuração.

Dica: para conseguir assinar os arquivos, é necessário instalar um certificado válido (.pfx) em sua máquina.

Na visualização ou edição do documento, ao clicar no botão "Assinar', será exibido um modal para com a lista de certificados instalados em sua máquina. Após selecionar o certificado, o arquivo será assinado e convertido para PDF, apresentando automaticamente no visualizador do Zeev docs, com a mensagem de validação da assinatura.

Arquivo assinado

Como verificar assinaturas de um arquivo

Ao visualizar ou editar um arquivo, é possível verificar se ele está assinado e se a assinatura é válida. Uma mensagem é apresentada na parte inferior do visualizador do arquivo, conforme as seguintes situações:

• Nenhuma mensagem exibida: o arquivo não está assinado ou a funcionalidade de assinatura não está habilitada no servidor.

Mensagem de arquivo assinado não é exibido no cabeçalho do módulo

• Assinatura válida: todas as assinaturas do arquivo são consideradas válidas (emitidas pelo ICP-Brasil).

Mensagem de assinatura válida

• Assinatura não pôde ser validada: alguma assinatura presente no arquivo não pôde ser validada no momento da visualização. Isso pode ocorrer por falta de conexão com a internet, por exemplo, impedindo que o sistema acesse a URL do órgão certificador.

Mensagem de assinatura que não pôde ser validada

• Assinatura inválida: alguma assinatura presente no arquivo é inválida (está expirada ou não foi emitida pelo ICP-Brasil) ou o documento sofreu alguma alteração após a última assinatura.

Mensagem de assinatura inválida

Mensagem de assinaturas revogadas

Ao clicar na mensagem será carregado um modal com detalhes sobre todas as assinaturas realizadas no arquivo.

Assinaturas realizadas em um arquivo

Também é possível efetuar o download para visualizar mais detalhes de cada certificado utilizado nas assinaturas. Para isso, clique no ícone de download no final da linha de cada assinatura.

Informações sobre uma das assinaturas do arquivo

Como os arquivos assinados são armazenados

Ao assinar um arquivo, é possível selecionar entre:

• Substituir o arquivo original: ao assinar um arquivo, o antigo será substituído pelo novo.

• Criar uma versão do arquivo, a cada vez que uma assinatura for realizada: ao assinar um arquivo, será criada uma versão, assim, o histórico de assinaturas ou modificações será mantido. É possível visualizar o histórico de versões clicando no número da versão corrente e selecionando a versão que deseja visualizar. Logo após será exibido o(s) arquivo(s) referente(s) à versão selecionada.

Versionamento de arquivo assinado

Formatos de arquivos que podem ser assinados

Os formatos de arquivos que podem ser assinados no Zeev docs são:

• Documentos .pdf

• Documento do Microsoft Office

  • Word

    • .doc

    • .docx

    • .rtf

    • .odt

• Excel

  • .xls

  • .xlsb

  • .xlsx

  • .ods

• PowerPoint

  • .ppt

  • .pptx

  • .odp

• Imagens

  • .bmp

  • .dib

  • .gif

  • .jpg

  • .jpeg

  • .jpe

  • .jfif

  • .png

  • .wmf

  • .tif

  • .tiff

• Arquivos de texto

  • .txt

  • .html (página web)

  • .htm (página web)

• Microsoft Works

  • .wps

  • .wpd

Importante: após serem assinados, os arquivos serão convertidos para PDF (esse processo acontece automaticamente).