Como editar documentos
O módulo de "Edição" permite que o conteúdo do documento seja alterado.
Visão geral
O módulo de "Edição" permite que o conteúdo do documento seja alterado. São apresentados os campos da biblioteca que foram previamente configurados e os arquivos, permitindo a sua atualização.
Enquanto um documento está sendo editado (ou está sob a responsabilidade de outro usuário) ele ficará bloqueado, impedindo que outros possam alterá-lo. Só é possível editar um documento por vez.
Além disso, a edição de documentos também permite fazer o gerenciamento das versões dos arquivos, incluindo novas versões ou visualizando as versões anteriores dos arquivos.
Como editar um documento
Para editar um documento, primeiramente, é necessário localizá-lo e selecionar a opção "Editar" no menu de opções.
O documento será carregado em modo de edição, permitindo que o valor preenchido em seus campos seja alterado, além de apresentar outras opções de configuração para manipulação do documento.
Também é possível editar documentos em sequência, onde ao finalizar a edição do atual, é carregado automaticamente o próximo. É preciso habilitar essa opção na regra de negócio de edição da biblioteca.
Como reindexar documentos
A reindexação é uma forma de organização dos arquivos nos documentos. É possível retirar os arquivos de um documento, movendo-os para um novo documento.
Sempre quando a reindexação é realizada, os arquivos são removidos do documento de origem e um novo documento é criado, recebendo os arquivos selecionados com os valores preenchidos nos campos do documento original.
O processo de reindexação poderá ser executado em um documento quantas vezes você desejar, até que o documento original não contenha mais nenhum arquivo. Nesse caso, o documento será automaticamente excluído. Também é possível escolher apenas alguns arquivos para serem reindexados, mantendo o documento original com outros arquivos.
É importante ressaltar que, caso não sejam efetuadas modificações no valor preenchidos nos campos, o novo documento será preenchido com os mesmos valores. Caso alguma alteração seja feita antes da reindexação, o novo documento terá seus campos preenchidos com os novos valores informados. O documento de origem só terá o valor preenchido em seus campos alterados caso as modificações sejam salvas, clicando no botão Salvar.
Como multi-indexar documentos
A multi-indexação permite criar uma cópia de um documento, mantendo o documento original intacto (não haverá nenhuma modificação nos seus campos ou arquivos).
É importante ressaltar que, caso não sejam efetuadas modificações nos valores preenchidos nos campos, o novo documento será preenchido com os mesmos valores. Caso alguma alteração seja feita antes da multi-indexação, o novo documento terá seus campos preenchidos com os novos valores informados.
Os campos do documento de origem receberá novos valores caso as modificações sejam salvas, clicando no botão Salvar.
Como editar documentos bloqueados com outros usuários
Quando um documento é selecionado para edição, simultaneamente, ele também é bloqueado para que outros usuários não possam editá-lo. Ao passar o mouse sobre a linha do documento é possível identificar o seu bloqueio devido à presença de um ícone em formato de cadeado:
Usuários comuns não poderão efetuar o desbloqueio do documento. Ao tentar editá-los, será exibida uma mensagem de alerta informando sobre a impossibilidade de executar a operação.
Para editar o documento bloqueado, você precisa ter a devida permissão. Uma alternativa é solicitar ao usuário responsável pelo documento que o desbloqueie ou te encaminhe via Ad-hoc.