📖Glossário
Conheça os termos e conceitos mais utilizados e/ou exclusivos do Zeev docs.
Mudança de nomenclaturas
Na versão atual (v.3) do Zeev docs houve a atualização dos nomes de alguns módulos e funcionalidades. A tabela abaixo apresenta uma comparação dos nomes utilizados na versão antiga (v. 2) e atual (v.3):
Biblioteca
Aplicação
Responsável
Proprietário
Regra de negócio
Atividade
Etapa
Fila
Lista
Fonte de dados
Carregar documento ou Capturar webcam
Importação
Capturar scanner
Digitalização
Auditoria
Histórico de operações
Alterar usuário
Assumir como
Domínios de autenticação
Autenticação
O que é ECM
ECM é a sigla para "Enterprise Content Management", ou seja, gestão de conteúdos empresariais. De acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), associação norte-americana, ECM é o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos.
Para saber mais, leia esta postagem do Zeev Blog.
Com o Zeev docs é possível realizar toda a gestão do ciclo de vida dos documentos, conforme descrito na definição acima, permitindo a transformação digital dos processos realizados pela empresa. Existem alguns termos mais técnicos deste universo que são utilizados para descrever os componentes do processo de gestão documental. Esses termos e a forma como são representados no Zeev docs serão apresentados abaixo.
Estrutura do Zeev docs
O Zeev docs possui os seguintes níveis para guarda de documentos:

Empresa: representa a organização que utiliza a ferramenta.
Responsável: representa uma pessoa física, pessoa jurídica, área, departamento, divisão ou setor, que desempenha uma determinada atividade fim dentro da empresa e será responsável por uma biblioteca. Uma empresa pode possuir diversos responsáveis, porém, cada responsável pertence a apenas uma empresa.
Bibliotecas: são repositórios para armazenameno de documentos. É possível construir diversas bibliotecas, que armazenarão documentos que possuem atributos ou características em comum: documentos pessoais, reembolso de despesas, contratos, etc. Uma biblioteca pode pertencer à um único responsável, enquanto um responsável pode possuir diversas bibliotecas.
O que são Lotes, Documentos e Arquivos

Lotes: podem conter um ou mais documentos agrupados por um determinado tema ou conteúdo, como um dossiê de contratos, por exemplo. Cada dossiê corresponde à um lote, porque possuirá diversos tipos de contratos (documentos) e estes, por fim, possuirão diversas páginas (arquivos).
Documentos: contém um conjunto de arquivos. Um exemplo de documento seria um contrato, que possui diversas páginas (diversos arquivos).
Arquivos: é a menor unidade existente dentro de um lote. No caso da digitalização, cada página digitalizada corresponde à um arquivo.
Compreendendo melhor a relação Documento x Arquivo
Segundo o dicionário Michaelis, o termo documento pode ser definido como:
"1. Qualquer escrito ou impresso que fornece uma informação ou prova, usado para esclarecimento de algo..."
Sendo assim, no contexto do Zeev docs definimos como documento tudo aquilo que transmite uma informação, seja em formato de arquivo de texto, imagem, vídeo, áudio, entre outros. Nativamente, nossa ferramenta permite a visualização da grande maioria de extensões de cada um dos formatos de arquivos descritos.
O que compõe um documento no Zeev docs
No Zeev docs um documento pode conter um ou mais arquivos.
Fazendo uma analogia, podemos comparar o documento à um contrato: as páginas individualmente seriam os meus arquivos, enquanto todas as páginas juntas compõem um documento.

Sendo assim, no módulo de Consulta do Zeev docs podemos aplicar os conceitos vistos acima, tendo:
Cada linha apresentada no resultado de uma busca representa um documento, no exemplo abaixo é apresentado 3 documentos na biblioteca "Documentos pessoais":

No Zeev docs, é possível visualizar os arquivos que compõem um documento expandindo as suas informações:

Cada documento também apresenta os indexadores (campos) preenchidos. O preenchimento dos indexadores proporciona facilidade na pesquisa dos documentos dentro das bibliotecas. É possível customizar para que todos ou apenas determinados campos sejam apresentados:

Ciclo de vida dos documentos dentro do Zeev
O que é pré-indexação e indexação?
Durante o processo de digitalização ou importação de documentos para o Zeev docs, ocorrem as etapas de pré-indexação e indexação dos documentos.
Após efetuar a digitalização e preencher os campos indexadores, o documento é pré-indexado. Isso significa que um registro do documento foi criado e já preenchido com os seus indexadores; porém, está aguardando que a transmissão dos arquivos seja feita entre a máquina do usuário e o servidor, destino final dos arquivos.
No momento em que o documento estiver completo (ou seja, contendo todos os seus arquivos e com os campos indexadores já preenchidos), dizemos que o documento foi indexado, ou seja, está pronto para ser consultado pelos usuários.
Um documento indexado deve possuir, obrigatoriamente, os campos de Grupo de documento, Tipo de documento, Fila, Situação e Pendência preenchidos, permitindo realizar sua tipificação e o avanço do documento pelas etapas existentes dentro do seu ciclo de vida.
Etapas do ciclo de vida dos documentos a partir da digitalização (captura via scanner)
O ciclo de vida do documento dentro do Zeev docs é composto por algumas etapas, que podem ser configuradas de acordo com o negócio/necessidade da organização.
No exemplo abaixo é possível visualizar o fluxo de um documento digitalizado (capturado via scanner), composto pelas seguintes etapas:

Etapa 1 - Digitalização: os documentos físicos são digitalizados para o sistema com o uso de scanners.
Etapa 2 - Encerramento: os arquivos digitalizados são enviados para a biblioteca.
Etapa 3 - Pré-indexação: após encerrar um documento, ele se torna pré-indexado. Isso significa que um registro do documento foi criado e já preenchido com os seus indexadores; porém, está aguardando que a transmissão dos arquivos seja realizada e concluída entre a máquina do usuário e o servidor, destino final dos arquivos.
Etapa 4 - Serviço de upload: o serviço de upload será responsável por realizar a transferência de arquivos da máquina local para o servidor, quebrando-os em pacotes e transmitido-os pela rede.
Etapa 5 - Finalização do upload: após a finalização da transmissão dos pacotes entre a máquina que realizou a digitalização e o servidor, o arquivo é remontado.
Etapa 6 - Serviço de importação: este serviço será responsável por adicionar os arquivos corretamente no documento original, que está pré-indexado.
Etapa 7 - Tipificação e conferência: os campos indexadores do sistema são preenchidos e o documento é encerrado. Nesta etapa (ou ao longo do fluxo) é possível tipificar os documentos, que nada mais é do que classificar o documento de acordo com uma lista pré-disponibilizada. Por exemplo: ao digitalizar o dossiê de um aluno, é possível determinar qual arquivo é o seu CPF, e preencher alguns dos dados pessoas deste aluno. Também é possível conferir se os arquivos estão corretos ou se a imagem possui qualidade adequada.
Etapa 8 - Serviço de conversão: como uma etapa intermediária do fluxo, que não é obrigatória, é possível efetuar a conversão dos arquivos pertencentes à um documento para os formatos PDF ou TIFF.
Etapa 9 - Documento indexado: após todas essas etapas, o documento estará indexado, o que significa que já está pronto para ser consultado pelos usuários do sistema.
Etapa 10 - Monitoramento - Notificação ou expurgo: é possível que os documentos incluídos em uma aplicação sejam monitorados continuamente. Esse monitoramento pode ter fins diversos, mas os principais podem incluir o envio de e-mail aos responsáveis pela verificação manual de documentos que possuem informações erradas ou documentos que devem ser excluídos devido à sua temporalidade. Caso um documento tenha atingido a temporalidade (ou seja, o prazo que deve permanecer armazenado), a própria ferramenta efetuará o seu expurgo (exclusão permanente).
Etapas do ciclo de vida dos documentos a partir da importação (carregar documento)
Também é possível importar documentos nato digitais (via módulo Carregar documento), nesse caso, o fluxo seguido pelo documento não apresentará algumas etapas, como exemplificado na imagem abaixo:

Etapa 1 - Importação: os arquivos, já existentes em formato digital, são importados para a ferramenta.
Etapa 2 - Indexação: os campos indexadores do sistema são preenchidos e o documento é encerrado.
Etapa 3 - Armazenamento no servidor: os arquivos existentes no documento são armazenados no servidor.
Etapa 4 - Serviço de conversão: como uma etapa intermediária do fluxo, que não é obrigatória, é possível efetuar a conversão dos arquivos pertencentes à um documento para os formatos PDF ou TIFF.
Etapa 5 - Documento indexado: após todas essas etapas, o documento estará indexado, o que significa que já está pronto para ser consultado pelos usuários do sistema.
Etapa 6 - Monitoramento - Notificação ou expurgo: é possível que os documentos incluídos em uma aplicação sejam monitorados continuamente. Esse monitoramento pode ter fins diversos, mas os principais podem incluir o envio de e-mail aos responsáveis pela verificação manual de documentos que possuem informações erradas ou documentos que devem ser excluídos devido à sua temporalidade. Caso um documento tenha atingido a temporalidade (ou seja, o prazo que deve permanecer armazenado), a própria ferramenta efetuará o seu expurgo (exclusão permanente).
Para que um documento transite entre as etapas, é necessário que os serviços do Zeev docs estejam configurados, assim como que sejam determinadas etapas, situações e pendências representando a etapa e o estado em que o documento se localiza/deve seguir dentro do fluxo.
Um ponto importante a se observar é que um documento poderá não passar por todas as etapas do seu ciclo: os documentos podem não ser preparados para digitalização, editados, versionados ou excluídos.
Além disso, um documento poderá retornar para fases do ciclo: é possível efetuar a edição de um documento e depois retornar para a sua pesquisa e disponibilização, por exemplo.