O que são e como criar etapas, situações e pendências
As etapas, situações e pendências são utilizadas para determinar um status ou uma atividade que está sendo executada/pendente de execução em um documento.
Visão geral
As etapas, situações e pendências são utilizadas para determinar um status ou uma atividade que está sendo executada/pendente de execução em um documento.
O Zeev docs segmenta a representação do status de um documento através dessas 3 informações, mas é importante compreender que elas dependem uma da outra, ou seja, é necessário configurar a etapas, situações e pendências nas bibliotecas e não apenas as etapas ou só as pendências.
Para ilustrar o comportamento, veja o exemplo abaixo:
Após a importação, os documentos da biblioteca "Reembolso de despesa" possuem o seguinte ciclo de vida dentro do Zeev docs:
Classificação;
Validação da classificação;
Finalizado.
Tendo mapeado as etapas do ciclo de vida do documento, agora é preciso criá-las dentro do Zeev docs.
1. Classificar documento
1. Aguardando classificação
1. Preencher campos do documento
2. Validar classificação
2. Aguardando o financeiro validar
2. Validar imagens e dados do documento
3. Documento finalizado
3. Concluído
3. Nenhuma
O uso dos 3 campos flexibiliza sua exibição na interface de consulta conforme o perfil do usuário. É possível, por exemplo, para um perfil de Gestor exibir somente o campo "Pendência", caso seja mais esclarecedor para o objetivo de sua análise.
Para os classificadores, pode ser importante exibir os 3 campos, justamente para evitar erros na compreensão e execução da tarefa.
Esses exemplos são apenas possibilidades, você deve avaliar o que é melhor para o dia a dia de sua operação.
Como criar etapas, situações e pendências
Apesar de serem módulos diferentes (etapas, situação e pendências), o processo de criação e associação às bibliotecas é o mesmo. Sendo assim, exemplificaremos a criação de uma etapa e você pode repetir o mesmo procedimento em seu ambiente para situações e pendências.
O primeiro passo é criar uma etapa no módulo "Bibliotecas > Etapas":
O segundo passo é associar a etapa criada a sua biblioteca:
Para criar situações e pendências, realize o mesmo procedimento supracitado diretamente nos seus respectivos módulos:
Por fim, as etapas, situações e pendências podem ser utilizadas nas regras de negócio da biblioteca para configurar o ciclo de vida do documento / workflow dos documentos.