O que são e como criar etapas, situações e pendências

As etapas, situações e pendências são utilizadas para determinar um status ou uma atividade que está sendo executada/pendente de execução em um documento.

Visão geral

As etapas, situações e pendências são utilizadas para determinar um status ou uma atividade que está sendo executada/pendente de execução em um documento.

O Zeev docs segmenta a representação do status de um documento através dessas 3 informações, mas é importante compreender que elas dependem uma da outra, ou seja, é necessário configurar a etapas, situações e pendências nas bibliotecas e não apenas as etapas ou só as pendências.

Para ilustrar o comportamento, veja o exemplo abaixo:

• Após a importação, os documentos da biblioteca "Reembolso de despesa" possuem o seguinte ciclo de vida dentro do Zeev docs:

  1. Classificação;

  2. Validação da classificação;

  3. Finalizado.

Tendo mapeado as etapas do ciclo de vida do documento, agora é preciso criá-las dentro do Zeev docs.

Etapa	Situação	Pendência
1. Classificar documento	1. Aguardando classificação	1. Preencher campos do documento
2. Validar classificação	2. Aguardando o financeiro validar	2. Validar imagens e dados do documento
3. Documento finalizado	3. Concluído	3. Nenhuma

O uso dos 3 campos flexibiliza sua exibição na interface de consulta conforme o perfil do usuário. É possível, por exemplo, para um perfil de Gestor exibir somente o campo "Pendência", caso seja mais esclarecedor para o objetivo de sua análise.

Para os classificadores, pode ser importante exibir os 3 campos, justamente para evitar erros na compreensão e execução da tarefa.

Esses exemplos são apenas possibilidades, você deve avaliar o que é melhor para o dia a dia de sua operação.

Como criar etapas, situações e pendências

Apesar de serem módulos diferentes (etapas, situação e pendências), o processo de criação e associação às bibliotecas é o mesmo. Sendo assim, exemplificaremos a criação de uma etapa e você pode repetir o mesmo procedimento em seu ambiente para situações e pendências.

O primeiro passo é criar uma etapa no módulo "Bibliotecas > Etapas":

Módulo de etapas + Nova etapa

O segundo passo é associar a etapa criada a sua biblioteca:

Associando uma etapa à biblioteca

Para criar situações e pendências, realize o mesmo procedimento supracitado diretamente nos seus respectivos módulos:

Módulos Situações e Pendências

Por fim, as etapas, situações e pendências podem ser utilizadas nas regras de negócio da biblioteca para configurar o ciclo de vida do documento / workflow dos documentos.

Dica: se o ciclo de vida dos seus documentos possuir apenas uma etapa após a importação, crie apenas 1 etapa, situação e pendência que serão o status único e final de seus documentos após a importação e/ou edição.