Como criar grupos e tipos de documento
Os grupos e tipos servem para classificar documentos importados nas bibliotecas.
Visão geral
Um Grupo de documento representa uma classificação macro de uma categoria de documento, como "Documentos pessoais".
Já o Tipo de documento é o tipo documental que pertence ao Grupo, como "CPF", "RG", etc.
Como resultado, nós temos:
Documentos pessoais (grupo)
CPF (tipo)
RG (tipo)
Os grupos e tipos servem para classificar documentos importados nas bibliotecas. Uma biblioteca pode possuir diversos grupos e tipos, e um grupo pode ser utilizado em diversas bibliotecas de diversas empresas, desde que ele seja visível para todas as empresas.
Como criar grupo e tipos de documento
Para criar um grupo, acesse o módulo "Bibliotecas > Grupos e tipos":
Após criar o grupo é necessário criar os seus tipos, através do ícone de "Novo tipo" existente nas opções de configuração do grupo:
Uma vez criado o grupo e seus respectivos tipos, ele deve ser associado as bibliotecas que o utilizarão através do ícone azul na lateral esquerda (v).
No final, as configurações supracitadas entregam o resultado abaixo:
Temporalidade dos documentos
O campo "Temporalidade" é utilizado para definir o prazo (em dias) do vencimento daquele tipo de documento. Os casos de uso mais comuns são para expurgá-lo ou notificar alguém quando ele expirar.
Para configurar essas e outras ações, é necessário utilizar o serviço de observação, responsável por monitorar os documentos inseridos na biblioteca e realizar a ação configurada, como o expurgo do documento, etc.
