Como criar grupos e tipos de documento

Os grupos e tipos servem para classificar documentos importados nas bibliotecas.

Visão geral

Um Grupo de documento representa uma classificação macro de uma categoria de documento, como "Documentos pessoais".

Já o Tipo de documento é o tipo documental que pertence ao Grupo, como "CPF", "RG", etc.

Como resultado, nós temos:

• Documentos pessoais (grupo)

  • CPF (tipo)

  • RG (tipo)

Os grupos e tipos servem para classificar documentos importados nas bibliotecas. Uma biblioteca pode possuir diversos grupos e tipos, e um grupo pode ser utilizado em diversas bibliotecas de diversas empresas, desde que ele seja visível para todas as empresas.

Como criar grupo e tipos de documento

Para criar um grupo, acesse o módulo "Bibliotecas > Grupos e tipos":

Grupos e tipos + novo grupo

Após criar o grupo é necessário criar os seus tipos, através do ícone de "Novo tipo" existente nas opções de configuração do grupo:

Grupo de documentos + tipos associados

Uma vez criado o grupo e seus respectivos tipos, ele deve ser associado as bibliotecas que o utilizarão através do ícone azul na lateral esquerda (v).

No final, as configurações supracitadas entregam o resultado abaixo:

Grupo e tipo de documento sendo utilizado na importação do documento

Temporalidade dos documentos

O campo "Temporalidade" é utilizado para definir o prazo (em dias) do vencimento daquele tipo de documento. Os casos de uso mais comuns são para expurgá-lo ou notificar alguém quando ele expirar.

Para configurar essas e outras ações, é necessário utilizar o serviço de observação, responsável por monitorar os documentos inseridos na biblioteca e realizar a ação configurada, como o expurgo do documento, etc.

Dica: para excluir permanentemente o documento no seu vencimento, também deve ser configurado a regra de exclusão.

Temporalidade do tipo de documento