Estratégias para carregar arquivos
Em seu processo de importação, você pode e deve avaliar a melhor forma de carregar seus arquivos para as bibliotecas. Isso pode contribuir positivamente para a desempenho de sua operação no dia a dia.
Visão geral
Em seu processo de importação, você pode e deve avaliar a melhor forma de carregar seus arquivos para as bibliotecas. Isso pode contribuir positivamente para a desempenho de sua operação no dia a dia.
Para te ajudar nessa decisão, analisaremos 2 estratégias de carregamento de arquivos.
Antes de falarmos sobre elas é importante você, primeiramente, avaliar o melhor momento para preencher os campos indexadores do documento:
No momento da importação: os campos são exibidos e para cada documento que será criado você precisará preenchê-los antes de finalizar a importação.
A vantagem é o documento ser classificado no momento da importação e não será necessário fazer depois;
A desvantagem é que em casos de importação de muitos documentos, esse processo pode se mais moroso.
Após a importação: no momento de carregar os documentos, os campos não serão exibidos e você poderá preenchê-los depois, em alguma etapa de classificação na interface de consulta da biblioteca.
Você pode estabelecer um workflow de documentos que prevê a classificação do documento após a importação. Essas ações podem ser realizadas por pessoas ou equipes diferentes.
Estratégia 1: Carregamento parcial de arquivos
O carregamento parcial de arquivos é uma opção muito utilizada em situações onde o usuário seleciona uma grande quantidade de arquivos que farão parte de documentos diferentes. Assim, é possível selecionar apenas alguns arquivos, preencher os campos do formulário e salvar.
Feito isso o módulo permanecerá aberto com os campos preenchidos e com os demais arquivos selecionados. Somente os arquivos que já foram inclusos no documento anterior serão removidos da listagem.
O usuário poderá criar quantos documentos desejar, até que não exista mais nenhum arquivo pendente de importação.
Estratégia 2: Carregamento automático de arquivos
Também é possível efetuar o carregamento automático de arquivos em uma biblioteca. Indicamos o uso dessa funcionalidade para situações onde o usuário não deverá efetuar o preenchimento de campos, realizando apenas a operação de selecionar os arquivos que farão parte de documento.
Quando essa configuração está ativa, logo após o usuário selecionar os arquivos que irão compor o documento, o mesmo será automaticamente carregado para a biblioteca, sem que o usuário precise clicar no botão de Salvar.
Importante: para que o carregamento automático funcione, é necessário que o administrador tenha realizado a devida configuração na regra de negócio do módulo.
Essa funcionalidade aliada à extração de texto (OCR) em arquivos e o autopreenchimento de campos com expressões regulares é uma poderosa ferramenta para a inclusão de documentos em uma biblioteca com o preenchimento automático dos campos do formulário, eliminando a necessidade do usuário realizar a digitação do seu conteúdo.