Como configurar a captura de documentos (aba Geral)
Na aba Geral o usuário deve definir o tipo de digitalização a ser utilizada: documentos ou lotes.
Visão geral
Antes de aprofundarmos nas configurações dessa página, é importante que você entenda a principal diferença entre digitalização de documentos e lotes.
Digitalização de documentos: mais utilizada pelos nossos clientes e focada na captura e transformação dos documentos que estão no meio físico para o digital.
Digitalização de lotes: tipo de captura de documentos avançada. Além de capturar os documentos, também faz o reconhecimento de código de barras, organização de lotes e documentos, etc.
Importante: se sua empresa não possui documentos com código de barras que devem ser reconhecidos pelo Zeev docs, recomendamos que você utilize a digitalização de documento.
Aba Geral
Na aba Geral o usuário deve definir o tipo de digitalização a ser utilizada: documentos ou lotes. Ao selecionar o tipo de digitalização, as configurações cabíveis ao tipo selecionado são habilitadas.
A imagem abaixo apresenta uma visão geral das configurações possíveis de serem realizadas. Os apontamentos em verde indicam as configurações disponíveis para a digitalização de documento, enquanto em vermelho estão as configurações disponíveis para a digitalização de lotes.
Digitalização de documentos
A digitalização de documentos é a digitalização padrão, cujo uso é indicado para empresas que irão armazenar em sua biblioteca um conjunto de arquivos, cada qual separado por suas propriedades. Por exemplo, uma biblioteca que armazene notas fiscais, multas, documentos de funcionários, entre outros.
Ao selecionar esse tipo de digitalização o usuário deverá informar obrigatoriamente as seguintes configurações:
Identificadores;
Árvore de arquivos;
Modo de tipificação;
Encerrar documentos;
Encerramento;
Aparência da árvore de arquivos;
Limite de entrada de arquivos.
Por serem obrigatórias, por padrão, já são pré-configuradas durante a criação da regra de negócio.
1. Identificadores: As configurações abaixo, possuem relação com a criação e definição do nome do documento, que no Zeev docs é chamado "Identificador".
Criar documento automaticamente: ao acessar o módulo Capturar scanner, será criado automaticamente o documento que receberá os arquivos. Acesse o glossário do Zeev docs para entender a diferença entre documentos e arquivos
Digitalizar automaticamente: ao acessar o módulo Capturar scanner, será acionado automaticamente o scanner para realizar a digitalização.
Não gerar nome do documento automaticamente: ao marcar esta opção não será gerado automaticamente o identificador do documento, sendo necessário o usuário informá-lo manualmente.
Gerar nome do documento automaticamente: ao acessar o módulo Capturar scanner será criado automaticamente o identificador do documento.
Bloquear identificador do documento: se esta opção estiver marcada, o usuário não poderá editar o identificador do documento, mesmo se o sistema tenha gerado o nome automaticamente.
2. Árvore de arquivos: refere-se ao modo como são exibidos os arquivos digitalizados ou importados no módulo de Capturar scanner. Quando as opções estão desmarcadas, serão apenas listados os arquivos digitalizados/importados:
Habilitar seleção: habilita a seleção de arquivos na tela do módulo Capturar Scanner. Com essa opção habilitada é possível selecionar quais arquivos farão parte de um documento;
Selecionada: ao digitalizar ou importar os arquivos, por padrão, os arquivos são selecionados para o encerramento.
3. Modo de tipificação: tipificação é o ato de tipificar algo, classificar qual é o seu tipo. No Zeev docs a tipificação é a ação de definir o tipo do documento que será armazenado na biblioteca. O modo de tipificação indica se esta definição do tipo de documento será realizada antes ou depois que os arquivos foram digitalizados/importados, sendo:
Assistida: a tipificação do documento acontecerá após a digitalização/importação dos arquivos.
Anunciada: exige que o usuário informe o tipo de documento antes que os arquivos sejam digitalizados/importados.
4. Encerrar documentos: é a ação de finalizar o documento após digitalizar/importar as imagens e preencher os campos desejados, fazendo com que o documento seja armazenado na biblioteca. Esta ação está associada ao botão Encerrar.
Encerrar automaticamente: após digitalizar ou importar os arquivos, o documento é encerrado automaticamente, sem a necessidade de o usuário clicar no botão Encerrar. Os documentos serão encerrados automaticamente somente se os campos obrigatórios estiverem preenchidos, caso contrário, será solicitado o preenchimento e o encerramento deverá ser feito manualmente.
Encerrar documento com até x arquivos: define a quantidade máxima de arquivos que o documento irá possuir. No momento do encerramento, o Zeev docs automaticamente irá armazenar documentos que contenham, no máximo, a quantidade informada nessa configuração, podendo criar N documentos na biblioteca. Esta opção é mais utilizada em operações que possuem um padrão de arquivos por documentos. Se, por exemplo, for configurado para encerrar o documento com até 2 arquivos e o usuário digitalizar 10 folhas, o resultado do encerramento será 5 documentos armazenados na biblioteca, cada um com 2 arquivos.
5. Encerramento: define se o documento a ser encerrado possuirá pré-indexação e se o usuário deve confirmar o seu encerramento (finalização).
Exibir confirmação: marque está opção para exibir a confirmação do encerramento do documento quando clicar no botão Encerrar. Será exibida uma mensagem ao usuário.
Fazer pré-indexação: é necessário informar a etapa, situação e pendência que o documento será enviado após ser encerrado. Para entender o que é pré-indexação, acesse o glossário do Zeev docs
6. Aparência da árvore de arquivos: configure aqui como será a aparência da árvore de arquivos.
Esconder árvore de arquivos: esconde a árvore de arquivos. Somente serão apresentados os campos da biblioteca, além do visualizador e menus.
Exibir árvore em tamanho padrão: exibe a árvore de arquivos no tamanho padrão pré-definido.
Definir o tamanho em px: defina a altura da árvore de arquivos, em Pixel.
Apenas árvore: exibe somente a árvore de arquivos e esconde os campos (opção não recomendada para bibliotecas que terão qualquer classificação/preenchimento manual dos campos apresentados durante a criação do documento).
7. Limite da entrada de arquivos:
Habilitar limite de arquivos na digitalização: ao configurar a quantidade de arquivos, no momento da digitalização o sistema irá aceitar, no máximo, somente a quantidade de arquivos definida aqui. Se o usuário digitalizar mais arquivos do que o configurado, o Zeev docs irá descartar os arquivos que excederam a quantidade habilitada.
Habilitar limite de arquivos na importação: ao configurar a quantidade de arquivos, no momento da importação de arquivos o sistema irá aceitar, no máximo, somente a quantidade de arquivos definida aqui. Se o usuário importar mais arquivos do que o configurado, o Zeev docs irá descartar os arquivos que excederam a quantidade habilitada.