Como configurar a captura de lotes (aba Geral)
A digitalização de lotes é um tipo avançado de captura de documentos, sendo possível configurar o reconhecimento de código de barras e o reconhecimento das capas de documento/lote.
Visão geral
A digitalização de lotes é um tipo avançado de captura de documentos, sendo possível configurar o reconhecimento de código de barras e o reconhecimento das capas de documento/lote emitidas pelo próprio Zeev docs. Ao utilizar esse tipo de digitalização a aba Código de barras também é habilitada para configuração.
Ao escolher esse tipo de captura, algumas configurações devem ser obrigatoriamente realizadas:
Controle de quantidade de documentos no encerramento;
Controle de quantidade de arquivos no encerramento;
Quebra de documento;
Capa de documento e lote;
Encerramento;
Aparência da árvore de arquivos;
Limite de entrada para arquivos.
Importante: se sua empresa não possui documentos com código de barras que devem ser reconhecidos pelo Zeev docs, recomendamos que você utilize a digitalização de documento.
Como configurar a digitalização de lotes
1. Lotes: define as configurações principais para criação e inclusão de arquivos e documentos nos lotes.
Criar lote automaticamente: quando esta opção está habilitada, ao abrir o módulo de Capturar scanner, o sistema cria automaticamente o lote e define seu identificador.
Digitalizar automaticamente: ao abrir o módulo de Capturar scanner, o sistema irá acionar instantânea e automaticamente o scanner para realizar a digitalização.
Permitir quebra manual de documentos e lotes: uma vez entendido o conceito de lotes e documentos, é possível permitir que o usuário divida manualmente os arquivos dentro de documentos e documentos dentro de lotes.
Definir Prioridade: se marcar esta opção, é possível definir a prioridade de encerramento do lote; ou seja, ao criar vários lotes no módulo de Capturar scanner, antes de encerrá-los, o usuário pode definir qual será enviado primeiramente para o sistema. Caso não seja definida a prioridade dos lotes, eles serão encerrados e enviados para o servidor em ordem de criação. Para obter mais detalhes sobre priorização de lotes, clique aqui.
2. Controle de quantidade de documentos no encerramento: permite estabelecer controles para a quantidade de documentos que o lote possuirá.
Validação informada pelo usuário: o usuário pode optar por validar a quantidade de documentos que serão criados por lote. Neste caso, quando o usuário acessa o módulo de Capturar scanner, será apresentada uma interface onde poderá escolher se deseja habilitar a validação de quantidade de documentos capturados. Esta configuração deve ser selecionada para cada um dos lotes digitalizados.
Quantidade informada pelo usuário: o usuário informa quantos documentos podem ser criados por lote e o sistema irá validar se essa quantidade é respeitada, emitindo um alerta durante o encerramento caso a quantidade seja diferente do informado. Em toda digitalização o usuário deve informar obrigatoriamente a quantidade de documentos que cada lote deve possuir.
Quantidade fixa: defina a quantidade de documentos que um lote deve possuir no campo "Quantidade de documentos". O sistema irá validar se essa quantidade é respeitada, emitindo um alerta durante o encerramento caso a quantidade seja diferente do informado. Esse valor será fixo para todos os lotes e não poderá ser modificado pelo usuário.
3. Controle de quantidade de arquivos no encerramento: permite estabelecer controles para a quantidade de arquivos que cada documento possuirá.
Validar arquivos por documento: a validação será da quantidade de arquivos por documento, independente da quantidade de documentos por lotes. Neste caso, quando o usuário acessa o módulo de Capturar scanner, será apresentada uma interface onde poderá escolher se deseja habilitar a validação de quantidade de arquivos por documento.
Validar arquivos por lote: a validação será da quantidade de arquivos por lote, independente da quantidade de documentos por lote. Neste caso, quando o usuário acessa o módulo de Capturar scanner, será apresentada uma interface onde poderá escolher se deseja habilitar a validação de quantidade de arquivos por lote.
Validação informada pelo usuário: o usuário pode optar por validar a quantidade de arquivos que o lote ou os documentos possuirão. Caso opte pela validação, o usuário deverá informar quantos arquivos deverão ser contabilizados ao acessar o módulo de Capturar scanner. O sistema irá validar se essa quantidade é respeitada, emitindo um alerta durante o encerramento caso a quantidade seja diferente do informado. Esta opção deverá ser selecionada a cada novo lote criado.
Quantidade informada pelo usuário: o usuário informa quantos arquivos podem existir no lote ou documento (isso dependerá do tipo de validação escolhida, se por lote ou documento) e o sistema irá validar se essa quantidade é respeitada, emitindo um alerta durante o encerramento caso a quantidade seja diferente do informado. Em toda digitalização o usuário deve informar obrigatoriamente a quantidade de documentos que cada lote deve possuir.
Quantidade fixa: defina a quantidade de arquivos que um lote ou documento deve possuir no campo "Quantidade de arquivos". O sistema irá validar se essa quantidade é respeitada, emitindo um alerta durante o encerramento caso a quantidade seja diferente do informado. Esse valor será fixo para todos os lotes e não poderá ser modificado pelo usuário.
4. Quebra de documento: a quebra de documentos ocorre quando o sistema cria automaticamente um novo documento, com base no reconhecimento de um código de barras ou porque atingiu uma quantidade limite.
Por código de barras: realiza a quebra automática de documento por código de barras, ou seja, a cada código de barras que o sistema identificar ele criará um documento e todos os próximos arquivos que forem digitalizados/importados farão parte deste documento, até que um novo código de barras seja identificado. Obs: Essa configuração só será respeitada caso o usuário não possua nenhuma regra de reconhecimento/descarte de código de barras configurada.
Por quantidade de arquivos: realiza a quebra automática de documento por arquivos. Por exemplo: se o usuário configura que cada documento deve conter 2 arquivos, ao digitalizar/importar 10 arquivos, o sistema irá gerar dentro do lote 5 documentos, cada um com 2 arquivos.
5. Capa de documento e lote: permite que o sistema reconheça as capas de lotes ou documentos, emitidas pelo próprio Zeev docs, identificando quais documentos e lotes devem ser criados ou, no caso de reuso das capas, identifica em qual documento/lote que já está armazenado na biblioteca os arquivos que estão sendo digitalizados devem ser adicionados. As capas podem delimitar aonde começa e termina um lote/documento, contendo informações de controle, como quantos documentos/arquivos compõem aquele lote/documento e outros campos da biblioteca.
Manter capa: mantém a digitalização da capa junto com os demais arquivos do documento, dentro da biblioteca.
Mover para o final: move a imagem digitalização da capa para o final da listagem de arquivos do documento, mantendo-a na biblioteca.
Descartar capa: descarta a capa após a importação dos arquivos, removendo-a da biblioteca.
6. Limite de entrada para arquivos
Habilitar limite de arquivos na digitalização: ao configurar a quantidade de arquivos, no momento da digitalização o sistema irá aceitar, no máximo, somente a quantidade de arquivos definida aqui. Se o usuário digitalizar mais arquivos do que o configurado, o Zeev docs irá descartar os arquivos que excederam a quantidade habilitada.
Habilitar limite de arquivos na importação: ao configurar a quantidade de arquivos, no momento da importação de arquivos o sistema irá aceitar, no máximo, somente a quantidade de arquivos definida aqui. Se o usuário importar mais arquivos do que o configurado, o Zeev docs irá descartar os arquivos que excederam a quantidade habilitada.
7. Encerramento: defina se o lote a ser encerrado possuirá pré-indexação e se o usuário deve confirmar o seu encerramento (finalização).
Exibir confirmação: marque está opção para exibir a confirmação do encerramento do lote quando clicar no botão "Encerrar". Será exibida uma mensagem ao usuário.
Fazer pré-indexação: ao configurar esta opção, é necessário informar a etapa, situação e pendência que o documento do lote será enviado após ser encerrado. Para entender o que é pré-indexação, consulte nossa página de conceitos básicos clicando aqui.
8. Aparência da árvore de arquivos: configure aqui como será a aparência da árvore de arquivos (explicada no item 2 do tópico anterior).
Esconder árvore de arquivos: esconde a árvore de arquivos. Somente serão apresentados os campos da biblioteca, além do visualizador e menus.
Exibir árvore em tamanho padrão: exibe a árvore de arquivos no tamanho padrão pré-definido do sistema.
Definir o tamanho em px: defina a altura da árvore de arquivos, em Pixel.
Apenas árvore: exibe somente a árvore de arquivos e esconde os campos (opção não recomendada para bibliotecas que terão qualquer classificação/preenchimento manual dos campos apresentados durante a criação do documento).