Como configurar um template

A utilização da funcionalidade de Mail Merge (Mala Direta) no software Microsoft Word permite criar templates de documentos que, depois, serão automaticamente preenchidos com valores informados nos formulários de instâncias de solicitações.

Requisitos de configuração de um template

Para o documento poder ser utilizado como um template junto ao sistema, é necessário:

  1. Que o documento esteja no formato DOCX (não há suporte ao formato DOC);

  2. O documento deve possuir marcadores que remetam diretamente aos identificadores dos campos do formulário da instância da solicitação;

  3. Os marcadores deverão estar entre duas tags obrigatórias: a tag de início TableStart:form e a tag de fim TableEnd:form, sendo permitido a inserção de vários marcadores (campos) dentro de um par de tags de início e fim.

  4. O documento deverá ser armazenado no servidor onde está instalado o sistema.

Como criar e configurar um documento com campos dinâmicos

Para criar um novo template de documento, siga os passos a seguir:

  1. Abra o Microsoft Word e crie um novo arquivo em branco;

  2. No teclado, digite CTRL + F9. Você verá que um conjunto de chaves, com conteúdo vazio, aparecerá. Significa que está pronto para ser configurado.

  3. Posicione o cursor do mouse bem no meio do conteúdo vazio das chaves e escreva: MERGEFIELD TableStart:form \*MERGEFORMAT

  4. Repita a operação, apertando CTRL + F9 novamente. Nesse conjunto, entretanto, escreva MERGEFIELD TableEnd:form \*MERGEFORMAT

  5. O resto do documento deverá ser configurado entre essas duas tags. Para o documento ser preenchido com um valor informado na solicitação, digite o identificador do campo do formulário. O nome digitado deve ser exatamente igual ao identificador.

    Seu resultado será:

{ MERGEFIELD TableStart:form \*MERGEFORMAT }

Nome completo: { nomeCompleto }
Endereço: { endereco }
Estado: { estado }

{ MERGEFIELD TableEnd:form \*MERGEFORMAT }

Importante: simplesmente digitar "chaves" no MS Word e escrever o identificador do campo no meio deles não irá funcionar. Você deve seguir o procedimento acima, criando os colchetes com CTRL+F9.

Visando te ajudar ainda mais na configuração do template, compartilhamos abaixo um modelo DOCX com os marcadores configurados:

14KB
Modelo de template simples.docx

Como configurar campos dinâmicos no cabeçalho e rodapé do template

Para inserir dados em um cabeçalho ou rodapé no template, siga os passos a seguir.

  1. Clique duas vezes sobre o cabeçalho ou rodapé para editá-lo;

  2. Repita a operação especificada no capítulo Criar e configurar documento, ou seja, você irá adicionar duas novas tags, de início e de fim, dentro do cabeçalho ou rodapé;

  3. Entre as tags de início e de fim do cabeçalho ou rodapé, inclua novos campos dinâmicos seguindo o exemplo do capítulo Inserindo campos dinâmicos.

{ MERGEFIELD TableStart:form \*MERGEFORMAT }

Cabeçalho { nomeCompleto }

{ MERGEFIELD TableEnd:form \*MERGEFORMAT }

- - - - - - - - -
{ MERGEFIELD TableStart:form \*MERGEFORMAT }

Nome completo: { nomeCompleto }

{ MERGEFIELD TableEnd:form \*MERGEFORMAT }

- - - - - - - - -

{ MERGEFIELD TableStart:form \*MERGEFORMAT }

Rodapé { nomeCompleto }

{ MERGEFIELD TableEnd:form \*MERGEFORMAT }

Importante: simplesmente digitar "chaves" no MS Word e escrever o identificador do campo no meio deles não irá funcionar. Você deve seguir o procedimento acima, criando os colchetes com CTRL+F9.

Como configurar um campo de imagem em um template

Para inserir imagens que são anexadas ao formulário no seu template de geração automática de documentos, siga os passos abaixo:

  1. No documento template, posicione o cursor onde você quer incluir o condicional;

Para inserir um campo de imagem, você deve OBRIGATORIAMENTE selecionar um espaço fora de uma tag já existente. Ou seja, a tag com o campo de imagem deve ser exclusiva para este fim.

  1. Aperte CTRL + F9 no teclado. Você notará que os parenteses surgirão;

  2. Clique dentro do parêntese e, no Menu do Word, clique em "Inserir" > "Partes rápidas" > "Campo" e selecione a opção "INCLUDEPICTURE", selecionando as opções de "dados não armazenados com o documento", redimensionamento e preservar formatação;

O código gerado automaticamente será exatamente esse:

{ INCLUDEPICTURE \d \x \y * MERGEFORMAT }

  1. Por não haver certeza do tamanho da imagem que o usuário anexará ao formulário, vamos inserir uma tabela 1x1 para que a imagem fique contida nesta delimitação. Faça da seguinte forma:

    1. Leve a tag para dentro da tabela;

    2. Ao lado de INCLUDEPICTURE pressione CTRL + F9, abrindo uma nova tag e insira o { MERGEFIELD TableStart:form \*MERGEFORMAT } ;

    3. Ao lado dessa tag, pressione novamente CTRL + F9 e cole o IDENTIFICADOR do campo com o link da imagem. Aqui é importante salientar que o campo precisa conter o link do OpenUrl da imagem;

    4. Após inserir o link da imagem, aperte CTRL + F9 e feche a Table com um { MERGEFIELD TableEnd:form \*MERGEFORMAT } ;

    5. Certifique-se de que todo o código está organizado e dentro da tabela. O código final será próximo a:

{ INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD TableStart:form \*MERGEFORMAT } { identificadorLinkImagem } { MERGEFIELD TableEnd:form \*MERGEFORMAT } \d \x \y * MERGEFORMAT }

  1. Configure a tabela deixando suas bordas transparentes, centralizando e dispondo o texto ao redor

Caso você deseje inserir novos campos do formulário no seu template, basta inserir as buscas dos campos após a tabela.

Como configurar um condicional IF em um template

Para configurar se um determinado texto ou objeto deve aparecer, ou não no documento, siga os passos abaixo:

  1. No documento template, posicione o cursor onde você quer incluir o condicional;

  2. Aperte CTRL + F9 no teclado. Você notará que os parenteses surgirão;

  3. Dentro dos parenteses, escreva exatamente: { IF CAMPO OPERADOR VALOR VERDADEIRO FALSO \* MERGEFORMAT }

  4. Vamos agora substituir cada uma das partes dessa fórmula.

    1. No lugar da palavra CAMPO, incluiremos uma referência ao identificador do campo do formulário. Ao contrário do que foi visto antes, dentro de um teste IF não é possível somente apertar CTRL + F9 e incluir o identificador do campo, como fizemos antes. A sintaxe é um pouco mais complexa. Aperte CTRL + F9, dentro dos novos parenteses que irão surgir, escreva MERGEFIELD identificador \* MERGEFORMAT. Se seu identificador é "nome_cliente", o resultado será algo como: {IF {MERGEFIELD nome_cliente \* MERGEFORMAT} OPERADOR VALOR VERDADEIRO FALSO \* MERGEFORMAT }

    2. No lugar da palavra OPERADOR, coloque o operador de teste que você quer usar. Por exemplo: {IF {MERGEFIELD nome_cliente \* MERGEFORMAT} = VALOR VERDADEIRO FALSO \* MERGEFORMAT }

    3. No lugar da palavra VALOR, escreva, entre aspas duplas, o valor que você irá testar. Por exemplo: {IF {MERGEFIELD nome_cliente \* MERGEFORMAT} = "ZEEV" VERDADEIRO FALSO \* MERGEFORMAT }

    4. No lugar da palavra VERDADEIRO, escreva, entre aspas duplas, o valor que você quer que apareça no documento caso o teste seja verdadeiro. Por exemplo: {IF {MERGEFIELD nome_cliente \* MERGEFORMAT} = "ZEEV" "É A EMPRESA" FALSO \* MERGEFORMAT }

    5. No lugar da palavra FALSO, escreva, entre aspas duplas, o valor que você quer que apareça no documento caso o teste seja falso. Por exemplo: {IF {MERGEFIELD nome_cliente \* MERGEFORMAT} = "ZEEV" "É A EMPRESA" "NÃO É A EMPRESA" \* MERGEFORMAT }

Se você desejar, pode usar o mesmo recurso acima para, por exemplo, mostrar ou esconder imagens. Nesse caso, simplesmente substitua as palavras VERDADEIRO e FALSO pelas imagens que você deseja mostrar. É importante que as imagens estejam entre aspas. Veja exemplo abaixo:

Exemplo de marcador IF para exibir imagem conforme dado preenchido em campo.

Demonstração prática

Confira nos vídeos abaixo uma demonstração da configuração e uso de um template:

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