Como automatizar processo

O que é um processo

Uma definição geral de processo é:

Processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados

Na prática, quase tudo que acontece dentro de uma empresa passa por algum tipo de processo.

Uma solicitação entra, ela é executada e entregue ao solicitante. Essa solicitação pode ser um produto requisitado pelo cliente final ou pode ser um simples pedido de férias solicitado por colaborador. Em ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse pedido e a entrega desse pedido. Isso é um processo!

Como automatizar processos

Fórmula Zeev

A Fórmula Zeev é um conjunto de práticas, métodos e ferramentas que visam congregar as melhores estratégias de projeto de automação de processos usando o Zeev. Esse corpo de conhecimento foi desenvolvido ao longo de mais de 18 anos de projetos em centenas de organizações e milhares de horas de consultoria.

Essa fórmula pode ser utilizado como guia para projetos, assim como uma referência para clientes e parceiros desenvolverem seu próprio roadmap para o sucesso.

Visão resumida

Em geral, automatizar um processo no Zeev envolve 5 etapas:

A ordem que essas etapas acontecem não precisa ser necessariamente essa; essa é a ordem que nós recomendamos, seguindo uma sequencia lógica de construção incremental do processo. Por exemplo, nada impede que você crie o formulário antes de desenhar o processo. Mas, em geral, essa ordem proposta será a mais otimizada possível.

Escolher o processo

A escolha de qual processo automatizar envolve uma série de critérios particulares a cada organização.

Nem todos os processos de uma organização podem ser automatizados, e nem todos valem a pena o investimento de tempo e recursos para automatizar.

Em geral, você deve fazer algumas reflexões:

• Esse processo tem impacto em meu negócio?

• Esse processo é um problema hoje para minha organização?

• Existem oportunidades para que a automação desse processo traga retornos e resultados positivos?

• Eu tenho controle, poder de decisão e acesso a todas as informações necessárias para poder mudar como esse processo funciona hoje?

Algumas dicas de bons processos candidatos a automação:

• Processos, procedimentos ou rotinas que repetem diversas vezes na empresa;

• Processos com baixa maturidade tecnológica, que ocorrem por e-mail, planilhas, papel e "conversas no corredor";

• Processos com clientes infelizes;

• Processos com alto volume de erros ou inconsistências;

Em nosso blog, temos um post bem completo com uma série de ferramentas de priorização e, também, uma proposta de matriz de priorização de processos: https://blog.zeev.it/matriz-de-prioridade-de-processos/

Desenhar o processo

Recomendamos que o primeiro passo seja o desenho do processo, puro e simples.

Nessa etapa, você não deve se preocupar ainda com:

• Formulários;

• Anexos;

• Atores;

• SLAs;

• Prazos;

• Controles;

• Configurações de etapas;

• Configurações de condicionais;

• Integrações,

• Etc.

Você irá se preocupar somente em representar visualmente o fluxo de informações de sua empresa.

Encare o desenho do processo como uma ferramenta iterativa. Você irá gerar diversas versões incrementais desse desenho, melhorando-o pouco a pouco, validando com seus colegas e com os stakeholders do processo.

Para desenhar o processo, é necessário que você conheça:

• O funcionamento de atividades, gateways, eventos e swinlanes;

• Como usar nossa ferramenta de desenhador de processos;

• Regras fundamentais de desenho;

• Boas práticas de desenho;

Exemplo de um desenho de processo:

Criar formulário

Recomendamos que o formulário seja a segunda etapa desse projeto, e que o formulário comece a ser construído depois de você ter uma versão inicial básica do desenho do processo.

Os formulários são alguns dos principais elementos dentro de um processo. Apesar de nem todos os processos possuírem formulários (ex.: um processo de documentos), a maioria utiliza este recurso como método de estruturação das informações digitadas pelos solicitantes e participantes do processo. Assim, na maior parte das vezes, você irá criar um formulário associado a um processo.

Cada processo pode possuir somente um formulário. Mas, não se preocupe! Na próxima etapa, de configurar elementos, entre outras coisas, você irá definir quais campos do formulário serão visíveis e quais serão editáveis em cada etapa do processo. Ou seja, no Zeev, você irá construir um grande formulário que inclui todas as informações necessárias para seu processo rodar. E esse formulário poderá ser quebrado em múltiplas visões, ao longo das tarefas.

Exemplo de um formulário de processo:

Configurar elementos

Como seu processo já desenhado e o formulário base construído, vamos a etapa de configuração. Essa etapa consiste em acessar a tela de configurações de cada elemento do processo e definir como esse elemento será executado.

Para configurar um elemento, selecione o elemento e, nos ícones de opções avançadas, clique no ícone de configuração. A barra de configurações aparecerá do lado esquerdo da tela.

Defina suas configurações e não esqueça de clicar no botão "Salvar".

A maior parte das configurações são opcionais. Aos poucos, você vai acrescentando níveis de recursos no processo.

As regras de negócio envolvidas na configuração de cada elemento, nesse manual, estão justamente dentro da documentação geral de cada elemento: atividades, gateways e eventos.

Depurar e simular

A depuração de um processo é um procedimento automatizado que irá percorrer todo o seu desenho, seu formulário e suas configurações, buscando inconsistências. Você pode e deve rodar a depuração diversas vezes ao longo de seu desenvolvimento. Com base no relatório de problemas identificados, você pode implementar melhorias e correções no processo.

Já a simulação consiste em rodar, manualmente, todo o processo. Com essa ferramenta, todas as tarefas humanas serão direcionadas a você, que poderá simular o papel de outras pessoas recebendo e executando tarefas. A simulação é importante para você ter a mesma visão dos atores finais e garantir que tudo está funcionando corretamente.

Publicar processo

Por fim, uma vez que todas as etapas anteriores tenham sido concluídas, você irá publicar seu processo. Essa etapa começa com você definindo as permissões de acesso e solicitação ao processo e, ao final, selecionando as opções de publicação para iniciar seu uso.

Quando seu processo é publicado, ele entra para o grupo de aplicativos disponíveis na página "Iniciar aplicativos" e pode ser utilizado pelas pessoas que possuem acesso.

Você acaba de publicar um aplicativo de processo!

Demonstração prática

No vídeo a seguir é demonstrado o passo-a-passo de como automatizar processos.