Como criar times
Times são unidades organizacionais onde as pessoas estão alocadas, no menor nível possível; onde as estruturas de trabalho estão definidas.
Visão geral
Times são unidades organizacionais onde as pessoas da ferramenta estão alocadas.
Os times são todas as estruturas de trabalho definidas e hierarquizadas onde as pessoas do sistema podem desempenhar suas funções.
Nas empresas, os times comumente podem ser definidos como:
Empresas
Filiais
Departamentos
Áreas
Squads
Grupos de trabalho
Comitês
Equipes
Etc.
O recurso de Tipos de times, presente em algumas versões do sistema, geralmente permite utilizar a organização acima para ter mais controle sobre seus times.
Uma pessoa pode pertencer a um time, diversos times, ou nenhum time. Essa alocação poderá impactar em suas permissões e nas tarefas que ele irá receber.
Para que times são usados
Os times tem diversas funções:
Permissões em aplicativos de processo: definir as pessoas vinculadas a times que podem modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar aplicativos de processo;
Permissões em aplicativos de serviço: definir as pessoas vinculadas a times que podem modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar aplicativos de serviço;
Organização de solicitações: organizar os aplicativos em times na tela de abertura de solicitações, para facilitar a pesquisa por pessoas;
Responsáveis: definir os responsáveis por executar tarefas humanas e os destinatários de eventos de mensagem;
Relacionamento com funções
Enquanto os times são as unidades organizacionais, as funções são os papéis que existem dentro do time. Times e funções funcionam juntos.
Granularidade de times
Algumas organizações criam somente um time, que representa a organização como um todo. E utilizam funções para definir permissões e alocações de tarefas.
Outras organizações criam centenas ou milhares de times, hierarquizados, conectados, representando todas as estruturas de negócio da empresa.
Não existe certo nem errado. Essa definição irá depender da estratégia de implementação de cada empresa.
Hierarquia de times
Ao criar um time, você pode definir o time pai. Com isso, você estabelece uma relação hierárquica entre os dois times. No limite, você pode criar uma estrutura organizacional completa, totalmente hierarquizada.
Isso não significa que você precisa fazer isso. Algumas organizações não utilizem a relação hierárquica, criando times no mesmo nível, como uma lista.
Novamente, não existe certo nem errado. Essa definição irá depender da estratégia de implementação de cada empresa.
Times não representam o organograma
Assim como achar que funções são cargos, é errado achar que times devem representar o organograma formal da empresa.
Times, no Zeev, servem para apoiar processos. Você sabia que mais de 90% dos processos de uma organização não são formais, são orgânicos? Permeiam a organização, através de e-mails, planilhas, mensagens diretas.
É claro que ao utilizar o Zeev você está querendo padronizar uma parte de seus processos. Mas, ao começar essa iniciativa, nossos clientes descobrem rapidamente que, geralmente, a estrutura organizacional existente não foi feita para representar formalmente os processos.
Times podem ser áreas do seu organograma, sim. Mas não só. Times também podem representar squads, chapters, guildas, comitês, grupos de interesse, áreas de conhecimento, etc. E, muitas vezes, você verá que as tarefas de um processo estão mais conectadas a esse times "informais" do que ás áreas formais de sua empresa.
Código original / integração
Ao criar um time, é criado automaticamente um código único identificável, chamado de "código original / integração". Esse código é único para esse time.
Você pode, também, definir ou modificar o valor desse código. Zeev irá forçar sempre que ele seja único. O motivo para você definir manualmente ou modificar esse valor é para adequá-lo ao código de algum sistema legado interno onde esse time também existe.
Esse código pode ser usado para:
Conectar nas APIs do Zeev, para fins de integração;
Representar uma conexão entre esse time e o cadastro desse time em outro sistema legado seu, para permitir a sincronização entre os times;
Importante: uma vez criada a função e definido seu código original, é muito temerário alterar esse valor. Ao fazer isso, você pode quebrar o funcionamento de uma integração ou sincronização de dados.
Turnos de trabalho e cidades
Ao criar um time, você pode definir o turno de trabalho desse time. Se você não definir um, será usado o turno de trabalho padrão da ferramenta. O turno de trabalho do time será usado para o cálculo de horas úteis quando uma tarefa humana for alocada às pessoas desse time.
Você também pode definir uma cidade para o time. A cidade irá impactar em quais feriados regem o trabalho das pessoas desse time. E, igualmente, essa informação será usada para o cálculo de horas úteis quando uma tarefa for alocada às pessoas desse time.
Como organizar times
Existem estratégicas específicas e melhores práticas de como organizar o uso de times na organização. Veja, no tutorial abaixo, um pouco mais sobre o assunto:
Planejar organização de times e funçõesDemonstração prática
Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre como criar times.
Atualizado