O que é assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica refere-se a todos os métodos para assinar (ou validar) um documento ou processo eletrônico ou identificar uma pessoa. Pode ser, por exemplo, o escaneamento da assinatura feita de próprio punho, ou uma senha, o uso de impressão digital ou, ainda, a assinatura digital.
Caso a tarefa pendente com a pessoa tenha sido configurada para usar algum tipo de assinatura eletrônica, ao clicar em algum botão de finalização de tarefa que obrigue a validação do formulário será aberta uma interface para a realização da assinatura eletrônica da tarefa.
É possível assinar um arquivo previamente assinado com um certificado eletrônico usando a assinatura eletrônica, mas como a assinatura altera o documento, a assinatura prévia será invalidada.
Os aplicativo de processo só podem ser configurados para conter apenas um tipo de assinatura. Não é possível configurar o mesmo aplicativo para que contenha assinatura digital e eletrônica.
Botões configurados para não validar o formulário não acionam a funcionalidade de assinatura eletrônica.
Ao assinar eletronicamente uma tarefa, a pessoa também estará assinando todos os arquivos que estão sendo exibidos na tela da tarefa através de campos de formulário do tipo Arquivo - Visualizador.
Arquivos anexados no sistema através do bloco de "anexos" ou campos do formulário do tipo "arquivo" não são assinados eletronicamente, pois não ficam abertos em tela no momento da decisão do ator da tarefa.
Usuários configurados para autenticar somente com SSO não podem executar a assinatura eletrônica que está configurada com a confirmação de senha.
Segurança da assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica de uma tarefa agrega dados da atividade, valores do formulário eletrônico e dos arquivos em campos do tipo Arquivo-Visualizador de forma a garantir a integridade, registro de tempo e autenticidade da operação.
Para isso são feitas operações que geram uma "impressão digital" desses dados de forma a garantir que qualquer alteração gerará uma impressão digital diferente e portanto tornando possível evidenciar modificações nos dados além do que não é possível que outras informações gerem uma mesma impressão digital.
A operação que permite gerar a impressão digital é chamada de função criptográfica de hash e está sendo usada uma função do tipo SHA-256 que é um dos padrões recomendados pelas práticas de mercado.
Informações técnicas sobre a segurança da assinatura eletrônica
Quando a pessoa assina eletronicamente uma tarefa são coletados os seguintes dados:
Número da solicitação;
Código de execução da tarefa;
Código da tarefa no modelo do processo;
Data de recebimento da tarefa;
Código da pessoa executante;
Código da pessoa personificante (caso se aplique);
Dados preenchidos nos campos do formulário eletrônico;
Operação de hash com algoritmo sha-256 sobre os arquivos que foram adicionados em campos do tipo Arquivo ou Arquivo - Visualizador;
Com todos os dados citados acima é feita nova operação de hash com algoritmo sha 256 e os resultado dessa operação é salvo na tabela wfFLOW_EXECUTE_TASK, na coluna DsSigned, na linha relacionada ao registro da tarefa que está sendo concluída e assinada eletronicamente.
Controle de alterações
Controle sobre os arquivos em campos Arquivo ou Arquivo - Visualizador
Se um campo do tipo Arquivo ou Arquivo - Visualizador tiver seu conteúdo modificado (for feito o envio de um novo arquivo) após o arquivo original ter sido utilizado em uma tarefa assinada eletronicamente então não será possível efetuar o "download do arquivo assinado". Isso ocorre pois a pessoa assinou a versão original do arquivo e não a versão que foi feito o envio após a assinatura eletrônica.
Controle sobre os dados preenchidos no formulário eletrônico
Se houver modificação nos valores preenchidos em campos do formulário eletrônico posteriormente a assinatura eletrônica de uma tarefa então esse fato será evidenciado na tela de relatório da instância da solicitação clicando no link "reticências" ao lado do nome do responsável pela tarefa.
Visualizar tarefas assinadas
Uma tarefa assinada terá o ícone de identificação de um certificado exibido ao seu lado no bloco de histórico da solicitação do aplicativo (na tela de execução de tarefa) e também no relatório detalhado de uma instância. Você poderá clicar no ícone para visualizar mais detalhes sobre a assinatura em questão.
Download do documento assinado
Além de visualizar a assinatura na tarefa você também poderá visualizar a assinatura em um documento que tenha sido anexado através de campos do tipo Arquivo - Visualizador.
Para isso clique no botão Download do arquivo assinado eletronicamente. O documento em questão terá, na última página, uma tabela contendo as assinaturas eletrônicas de todas os pessoas que assinaram o documento.
Nessa tabela serão apresentadas as seguintes informações sobre a assinatura eletrônica:
Nome, título do signatário e assinatura digitalizada;
IP do dispositivo em que foi feita a assinatura
Data de recebimento da tarefa de assinatura;
Data de conclusão da tarefa de assinatura;
Meios de autenticação utilizados: assinatura digitalizada, usuário e senhas pessoais, procuração eletrônica, confirmação do CPF/CNPJ, confirmação de dados do formulário.
Os documentos assinados em uma solicitação poderão ser baixados com as respectivas assinaturas apenas a partir da própria solicitação em que foram assinados. Ou seja, em casos de subprocessos, não será possível realizar o download do documento com as assinaturas realizadas na solicitação-pai.
Permanecemos à disposição para quaisquer dúvidas.
Demonstração prática
Confira no vídeo a seguir a demonstração sobre as opções de assinatura eletrônica e como configurar.
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