Regras fundamentais de desenho
Compartilhamos aqui dicas, boas práticas e regras fundamentais de desenho e modelagem de processos, se você quer automatizar processos.
Esse é um dos capítulos mais importantes dessa sessão. Compartilhamos aqui dicas, boas práticas e regras fundamentais de desenho e modelagem de processos, se você quer automatizar processos.
Visão geral
Um dos grandes segredos que os profissionais experts em desenho de processos aprendem é que, antes de perguntar se um determinado desenho está correto, deve-se perguntar qual a finalidade desse desenho.
Desenhos de processos são um meio, e não um fim. Um meio para transmitir uma ideia ou informação. Como toda a informação transmitida, é preciso conhecer o público que irá consumir essa informação. No nosso caso, compreender quem irá ler e interpretar o desenho do processo.
Vejamos um exemplo. Você possui um processo de vendas que deseja torná-lo explicito para toda a organização. Você quer que todo mundo na empresa saiba como funciona o processo de vendas. Para ter a maior visibilidade possível, você sugere colar o desenho desse processo no elevador. Pois todo mundo, todos os dias, tem que pegar o elevador do prédio do escritório. Podemos inferir algumas coisas:
Todas na organização irão ver o desenho do processo, do pessoal de manutenção aos diretores, pois todos pegam o elevador;
A maioria não conhece nem ouviu falar de BPMN;
As pessoas terão entre 15 e 30 segundos para ler e entender o processo.
Sem entrar em detalhes maiores e interpretar os desenhos, só olhando superficialmente as figuras, qual dos dois desenhos, abaixo, você considera que seriam melhores para esse cenário?
Parece claro que colocar o desenho A no elevador seria uma perda de tempo. Ele é grande, complexo, utiliza elementos avançados da notação BPMN. Mesmo que alguém conhecesse a notação, não teria tempo hábil durante o deslocamento do elevador para ler e entender o desenho. A resposta correta com certeza seria o modelo B.
Mas, o desenho A e o desenho B são o mesmo processo? Sim, são. Com algumas diferenças:
O desenho A é muito mais detalhado do que o desenho B. O que no desenho B é representado como uma etapa (exemplo "Financeiro emite NF"), no desenho A isso pode estar quebrado em dezenas de tarefas operacionais.
O desenho A se preocupa com todas as condições e caminhos possíveis. O desenho B se preocupa somente com o "caminho feliz", a rota do processo onde tudo dá certo;
O desenho A é BPMN compliance, utiliza elementos de notação avançada para representar regras de negócio. O modelo B é simplificado e utiliza somente ícones universalmente compreendidos sem prévio treinamento.
O que aprendemos com isso é com o mesmo processo pode ser reproduzido de diversas maneiras diferentes, dependendo do seu objetivo e, por consequência, do grau de detalhamento dado. O objetivo do modelo A poderia ser o treinamento de equipes ou mesmo a automação, enquanto o objetivo do modelo B seria a simplesmente torná-lo público e conhecido o processo.
Quando estamos falando de automação de processos, o objetivo do seu modelo é automatizar o processo e o público do seu processo é o Zeev. É o Zeev quem tem que prioritariamente compreender seu desenho para poder executá-lo. Por isso, é importante que você siga algumas regras e orientações de modelagem universalmente utilizadas para fins de automação. Esse tipo de modelagem é conhecida no mercado como "TO DO" ou "TO RUN" (em complementado as já conhecidas modelagens AS IS e TO BE).
Agora que você já conhece esse importante segredo, evite cair na tentação de tentar "reaproveitar" desenhos de processos que foram feitos para outras finalidades. Pessoas iniciantes na prática da modelagem algumas vezes procuram importar ou reproduzir desenhos de processos que foram feitos em outro momento, por outras pessoas, para outros fins, e tentar automatizá-los. Não vai dar certo. Invariavelmente, você precisará adaptar seu desenho a nova realidade.
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