Priorizar
A escolha de qual aplicativo criar e, principalmente, qual processo começar e qual priorizar envolve uma série de critérios particulares a cada organização.
Visão geral
A escolha de qual aplicativo criar e, principalmente, qual aplicativo priorizar envolve critérios particulares a cada organização.
Nem todos os processos de uma organização podem ser transformados em aplicativos, e nem todos valem a pena o investimento de tempo e recursos para automatizar.
Em geral, você deve fazer algumas reflexões:
Esse fluxo de atividades está impactando o meu negócio a ponto de ser transformado em um aplicativo?
Esse fluxo de atividades está impactando o meu negócio a ponto de ser um problema?
Existem oportunidades para que a criação desse aplicativo traga retornos e resultados positivos?
Eu tenho controle, poder de decisão e acesso a todas as informações necessárias para poder mudar como esse aplicativo funciona hoje?
Algumas dicas de bons futuros aplicativos:
Tarefas rotineiras, ou seja, aquelas que se repetem diversas vezes na empresa;
Baixa maturidade tecnológica. Ou seja, aquelas tarefas que são executadas via e-mail, planilhas, papel, aplicativos informais e "conversas no corredor";
Clientes infelizes;
Alto volume de erros, inconsistências, retrabalho e estresse;
Matriz de prioridade
Uma ferramenta simples e bastante comum de ser utilizada para priorizar por onde começar é uma matriz de prioridade.
A matriz muitas vezes começa por uma planilha Excel, onde são dadas notas (muitas vezes subjetivas) a determinados critérios que a organização defina como relevantes para indicar se o aplicativo deve ser criado ou não.
Recomendamos, em geral, que você defina no máximo 3 critérios de priorização. Por exemplo, uma organização poderia definir os seguintes critérios:
Impacto: refere-se ao impacto que o aplicativo tem o potencial de causar na organização. Esse impacto pode ser financeiro, competitivo, qualitativo, etc. O impacto é muito particular de cada empresa. Em uma determinada organização o aplicativo de "Reembolso de despesas" pode ter pouco impacto, e em outra organização pode ter um elevado impacto.
Complexidade: a complexidade se refere ao quão complexo é a criação do aplicativo. Dos critérios desse exemplo, é o mais simples. Quanto mais atividades o aplicativo tiver, mais complexo será. Quanto mais times e áreas envolver, mais complexo será. Se envolver o cliente, será mais complexo. Quanto mais integrações tiver, mais complexo será.
Com os critérios definidos, você pode montar uma tabela como o exemplo a seguir, indicando a nota (1-3) de cada critério em cada aplicativo:
Processo 1
3
3
3
Processo 2
1
3
1,5
Processo 3
2
2
2
E, com base nas notas, você consegue definir uma média (ou outra métrica), indicando a importância do processo para organização. Com certeza o primeiro aplicativo a ser trabalhado seria o Processo 1 acima. Na sequência, iríamos para Processo 3.
Exemplo mais completo
No vídeo abaixo trazemos um exemplo de matriz de prioridade um pouco mais completa.
Atualizado