Como alterar os dados do formulário e responsáveis de uma atividade pendente
Editar uma instância de solicitação consiste em modificar informações, atributos e atividades da solicitação.
Visão geral
Editar uma instância de solicitação consiste em modificar informações, atributos e atividades da solicitação em execução, sem necessariamente fazer parte dele ou possuir uma atividade pendente no momento.
É como uma intervenção externa a solicitação (execução) do aplicativo, de modo a corrigir distorções e dados entrados erroneamente em atividades passadas.
Quem pode editar solicitações de aplicativos:
Superadministradores do sistema (podem editar qualquer solicitação);
Outras pessoas que tenham permissão de "Editar modelo de processo do aplicativo e todas as execuções" definidas no controle de acesso ao aplicativo.
Como modificar os dados do formulário
Para modificar os dados do formulário, é necessário entrar no Relatório de Detalhamento da Solicitação e depois abrir a função de Editar.
Uma vez no modo de edição, os campos do formulário serão habilitados para edição; você pode modificar qualquer informação da solicitação. Não esqueça de salvar as alterações após realizá-las.
Caso existam tarefas pendentes com pessoas definidas em campos do formulário serão apresentadas as opções "Salvar dados sem realocar tarefas" e "Salvar dados realocando tarefas". Ao utilizar a segunda opção, ao modificar campos de formulário que são utilizados para alocar tarefas às pessoas, então essas tarefas terão seus responsáveis atuais removidos e serão alocados novas pessoas (de acordo com a modificação feita no campo).
Essa operação deve ser realizada com cautela, pois pode prejudicar ou mesmo trancar o andamento da execução da solicitação.
Como alterar as atividades e passo a passo de uma solicitação em andamento
Essa funcionalidade consiste na possibilidade de reabrir atividades já concluídas de instâncias de solicitações em andamento, assim como fechar imediatamente atividades específicas de solicitações em andamento que estejam ainda pendentes, sem necessariamente concluí-las.
Para reabrir e fechar atividades, é necessário entrar no Relatório de Detalhamento da Solicitação e depois abrir a função de Editar.
Com o modo de edição aberto, junto a tabela de "Passo a passo da solicitação", links com os títulos "Reabrir" e "Fechar" serão disponibilizados.
Reabrir: consiste na possibilidade de reabrir essa atividade, já concluída. Nesse caso a atividade voltará a aparecer pendente na caixa de entrada de tarefas da pessoa que finalizou a tarefa;
Fechar: consiste na possibilidade de fechar imediatamente essa atividade ainda pendente para uma determinada pessoa. Nesse caso a atividade desaparece imediatamente da caixa de atividades do responsável, mudando de status para "concluída".
Para que uma pessoa possa adicionar um responsável para uma tarefa ela precisará ter uma das seguintes permissões:
Ser administrador do sistema;
Estar em um grupo com a permissão Modificar pessoa;
Estar em um grupo com a permissão Encaminhar tarefas.
Essa operação deve ser realizada com cautela, pois pode prejudicar ou mesmo trancar o andamento da execução da solicitação.
Como modificar os responsáveis de uma atividade em andamento
Modificar responsáveis
Essa funcionalidade consiste na possibilidade de modificar os responsáveis por uma determina atividade pendente, retirando ou acrescentando novos responsáveis por sua execução.
Para modificar essas informações, é necessário entrar no Relatório de Detalhamento da Solicitação e depois abrir a função de Editar.
A operação de modificação de responsáveis é feita diretamente dentro da planilha de "passo a passo da solicitação".
O botão "Adicionar novo responsável" permite escolher uma nova pessoa para tornar-se responsável pela execução da atividade. O(s) responsável(eis) atual(is)/anterior(es) continua(m) responsável(eis). Também é possível excluir um responsável da atividade.
Essa operação deve ser realizada com cautela, pois pode prejudicar ou mesmo trancar o andamento da execução da solicitação.
Excluir o responsável NÃO significa excluir a ATIVIDADE. Essa continua pendente.
Cuidado para não deixar uma atividade sem nenhum responsável, isso pode trancar a solicitação.
Eventos de timers não são tarefas humanas e por isso não podem ter seus responsáveis modificados.Mais detalhes são explicados no vídeo abaixo.
Modificar solicitante
Ao acessar o Detalhamento da Solicitação em modo de Edição é possível trocar o solicitante da solicitação.
Essa funcionalidade é importante para casos onde, por exemplo, uma pessoa precisa iniciar uma solicitação em nome de um cliente (pessoa externa). Com essa funcionalidade a pessoa pode iniciar a solicitação e posteriormente trocar o solicitante para o login do cliente (pessoa externa).
Mudar o solicitante não significa que o histórico de tarefas será modificado, o histórico de tarefas permanecerá inalterado por questões de integridade.
Mais informações
No vídeo abaixo podem ser observados mais detalhes sobre a alteração de informações de uma solicitação em andamento.
Atualizado