Planejar organização de times e funções

Trataremos aqui das melhores práticas e estratégia para organizar, implementar e manter uma estrutura de times, funções e pessoas.

Visão geral

Trataremos aqui das melhores práticas e estratégias para planejar, organizar, implementar e manter uma estrutura de times, funções e pessoas.

Antes de aprofundar nesse tema, é importante que você tenha lido e conheça tudo sobre o assunto de times e funções:

Como criar timesComo criar funções

Também é importante que você conheça e esteja familiarizado com as regras de definição de responsáveis de tarefas humanas, pois esse é o principal recurso que se beneficia - e é impactado - por uma estrutura de times e funções.

Como configurar responsáveis e prazos

Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, vamos falar sobre as estratégias mais comuns para quem está implementado o Zeev pela primeira vez.

Para que usamos times e funções

É fundamental você ter clareza sobre para o que são usados times e funções no Zeev. Com isso, você poderá ter mais fundamentos para definir sua estratégia.

Em resumo, podemos dizer que times e funções são usados para:

1. Permissões de aplicativos de processo: definir as pessoas vinculadas a times e funções que podem modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar aplicativos de processos automatizados;

2. Permissões de aplicativos de serviço: definir as pessoas vinculadas a times e funções que podem modificar, ver relatórios e indicadores e/ou solicitar aplicativos de serviços automatizados;

3. Organização de solicitações: organizar os aplicativos de processo e serviço em times na tela de abertura de solicitações, para facilitar a pesquisa por pessoas;

4. Responsáveis: definir os responsáveis por executar tarefas humanas e os destinatários de eventos de mensagem;

Nesse capítulo, vamos analisar 3 estratégias diferentes de como configurar e organizar times e funções.

Estratégia 1: Não usar times e funções

Surpreso?

Sim, times e funções são recursos opcionais do sistema. Você não precisa utilizar o módulo de times e funções para usar a ferramenta.

Na tabela abaixo, vemos como o uso dessa estratégia pode impactar em alguns recursos do sistema:

Recurso	Alternativa
Permissões em aplicativos de processo	Você pode alternativamente definir permissões em aplicativos por grupos de permissões ou mesmo usuário a usuário, mas não poderá definir por times ou funções
Permissões em aplicativos de serviço	Você pode alternativamente definir permissões em aplicativos por grupos de permissões ou mesmo usuário a usuário, mas não poderá definir por times ou funções
Organização de solicitações	Não há substituto aqui. Porém, você pode criar somente os times necessários para organizar seus aplicativos de processo e serviço, sem criar funções e sem vinculá-las a usuários;
Responsáveis	Existem diversas regras de definição de responsáveis que não dependem da referência a times e funções, entre elas, a definição do responsável pelo valor de um campo do formulário

As alternativas explicitadas na tabela acima podem carregar os seguintes impactos na sua experiência do produto:

• O modelo de controle de horas úteis é utiliza como referência a cidade do time. Como não são utilizados times, não será possível usar cálculos de horas úteis, somente horas corridas;

• As regras "Uma função e um time específicos", "Uma função dentro do time do solicitante" e "Subir níveis hierárquicos a partir do solicitante" das possibilidades de definições de responsáveis por tarefas humanas não poderão ser usadas. Isso torna menos automático o uso de regras hierárquicas, tais como "quem aprova é o chefe do solicitante". Na prática, nesse exemplo, o solicitante terá que informar quem é o seu chefe em um campo do formulário.

Estratégia 2: Usar um time e diversas funções

Dica: essa é nossa estratégia preferida. É poderosa, e ao mesmo tempo simples de manter.

Nessa alternativa, você irá criar somente um time, que referencia o nome de sua empresa. E irá criar funções mais granulares, representando os diversos papéis de sua empresa.

Veja o exemplo abaixo. Fabrikam é o nome de sua empresa (time), e o resto são funções, hierarquizadas, granulares. As linhas pontilhadas representam a existência de pessoas que vinculam o time e a função.

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Nessa estratégia, as funções devem ser específicas (por exemplo, "Diretor de contabilidade"), e NÃO genéricas (por exemplo, "Diretor"), ao contrário da próxima estratégia, de usar diversos times e diversas funções.

Na tabela abaixo, vemos como o uso dessa estratégia pode impactar em alguns recursos do sistema:

Recurso	Alternativa
Permissões em aplicativos de processo	Você poderá definir permissões em aplicativos de processo por funções, grupos de permissões ou mesmo usuário a usuário, mas não por times ou regra hierárquica.
Permissões em aplicativos de serviço	Você pode definir permissões em aplicativos de serviço por funções, grupos de permissões ou mesmo usuário a usuário, mas não por times.
Organização de solicitações	Não há substituto aqui. Porém, você pode criar somente os times necessários para organizar seus aplicativos, sem criar funções e sem vinculá-las a usuários
Responsáveis	Todas as regras de definição de responsáveis irão funcionar

As alternativas explicitadas na tabela acima podem carregar os seguintes impactos na sua experiência do produto:

• O modelo de controle de horas úteis utiliza como referência a cidade do time. Como é utilizado somente um time, todos na empresa serão impactados pelos mesmos feriados. Nessa situação, recomenda-se cadastrar somente feriados nacionais na plataforma, ignorando feriados estaduais e municipais;

Múltiplas empresas

Essa estratégia permite, também, facilmente criar uma estrutura que represente diversas empresas de um grupo econômico.

Nesse caso, você usará o módulo de times para criar, somente, as empresas que fazem parte do grupo. Elas podem, inclusive, terem uma relação hierárquica entre elas.

Você não irá criar os departamentos de cada empresa dentro do módulo de times, seguindo a mesma filosofia da estratégia 2.

O módulo de funções continua sendo utilizado para funções especialistas, tais como "Diretor de contabilidade". Você não precisa criar funções especialistas para cada empresa, como "Diretor de contabilidade da empresa 1". Pode criar somente "Diretor de contabilidade", e reusar essa função em diferentes empresas.

Estratégia 3: Diversos times e diversas funções

Atenção: é estratégia pode ser bastante complexa de manter atualizada. É poderosa, mas indicada somente para organizações com estruturas muito complexas.

Esse é o cenário mais complexo, flexível e poderoso. Nele, você irá manter 2 estruturas hierárquicas completas:

• A lista completa de times da organização, organizadas hierarquicamente, incluindo áreas organizacionais e equipes "virtuais";

• A lista completa de funções da organização, também organizadas hierarquicamente, incluindo cargos, papéis, responsabilidades, etc.

Observe, na imagem abaixo, um exemplo dessa organização:

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No desenho acima, os elementos em roxo representam a estrutura de times da organização. Já os elementos em vermelho representam a estrutura de funções. As linhas pontilhadas representam a existência de pessoasque vinculam o time e a função.

Nessa estratégia, observe que as funções são genéricas (por exemplo, "Diretor"), e NÃO específicas (por exemplo, "Diretor de contabilidade"), como na estratégia anterior, de usar um time e diversas funções. Nessa estratégia, você terá uma estrutura de funções mais enxuta, e uma mesma função fará parte de diversos times diferentes.

Se você criar funções específicas em uma estratégia de múltiplos times, criará um ambiente extremamente complexo de manter e, ao mesmo tempo, redundante (por exemplo, você terá a função "Diretor de RH", dentro do time "RH").

Principais erros

Esses são alguns dos principais erros que vemos ocorrer na implantação de uma estratégia de times e funções.

Confundir funções com cargos

Falamos sobre esse tópico nesse link.

Confundir times com organograma

Falamos sobre esse tópico nesse link.

Forçar importar times e funções do sistema de folha

Os sistemas de folha de pagamento, que algumas vezes fazem parte dos ERPs, geralmente armazenam informações sobre pessoas, cargos e áreas da organização.

Entretanto, eles têm uma função específica: assegurar que os pagamentos estão sendo feitos corretamente. A informação que consta em sistemas de folha geralmente está vinculada à informação da carteira de trabalho.

O que ocorre na prática é que essa informação apresenta uma grande desconexão a como o trabalho realmente é executado no dia-a-dia, através de processos. Por exemplo, você pode ter no sistema de folha a informação que João é "Engenheiro" de "Manutenção", mas essa informação é muita imprecisa para conectar ao trabalho como ele é realizado no dia-a-dia.

É claro que existem exceções e existem empresas que conseguiram, com sucesso, criar um vínculo entre sistema de folha e processos. Mas são exceção.

Antes de pensar em importar sua estrutura do sistema de folha, estude e atente sobre o resto do conteúdo desse artigo.

Forçar importar times e funções do AD / LDAP / SSO

Os sistemas de Active Directory (AD), LDAP, ou mesmo de SSO (Single Sign On), armazenam primordialmente informações sobre logins, credenciais de acesso e permissões.

Eventualmente, dependendo do sistema utilizado, você pode organizar esses logins em empresas ou áreas, e também em roles (funções).

Na teoria, portanto, essa poderia ser uma ferramenta para importar e sincronizar pessoas, times e funções.

Na prática, entretanto, poucos clientes conseguiram sucesso com essa estratégia. O problema, novamente, é o mesmo: essa estrutura não foi preparada ou pensada em relação a como as coisas acontecem no dia-a-dia, nos processos.

Antes de pensar em importar sua estrutura do AD / LDAP / SSO, estude e atente sobre o resto do conteúdo desse artigo.