Fase Mapear
O objetivo principal dessa fase é identificar, mapear e realizar o desenho básico e inicial do processo do aplicativo.
Objetivos
Essa é a primeira fase da Fórmula Zeev de criar aplicativos.
O objetivo principal dessa fase é identificar, mapear e realizar o desenho básico e inicial do processo do aplicativo.
Profissionais envolvidos
O desenvolvedor cidadão é o principal responsável pela execução dessa etapa. É ele o responsável por conduzir as atividades colaborativas de desenho do processo do aplicativo.
É fundamental a participação ativa do dono do aplicativo, dos especialistas, do cliente e dos atores em encontros organizados pelo desenvolvedor cidadão.
Geralmente, encontros em conjunto são mais ricos pois permitem a todos terem uma visão geral do processo, porém encontros individuais de levantamento também podem ocorrer.
O dono do aplicativo
O dono do aplicativo é peça fundamental na fórmula. Ele será o principal responsável por tomar as decisões que nortearão a implementação e a automatização. No caso de não haver consenso, o dono do aplicativo é quem decide.
Em processos multifuncionais, que permeiam muitos times da organização, às vezes pode ser difícil definir um dono. Mas não defini-lo é pior ainda. Muito tempo poderá ser perdido resolvendo conflitos e múltiplos interesses, e o aplicativo corre o risco de ser um segregado de interesses de times diferentes. O dono do aplicativo é quem define a visão unificada do processo.
Como
A fase de Mapear é o momento em que, em geral, você irá discutir, rascunhar, especificar, documentar e mapear o desenho básico do aplicativo.
Diversos métodos e metodologias de mercado pregam diferentes níveis e ferramentas de documentação. Nenhum é necessariamente compatível ou incompatível com nossa fórmula, e você pode usar livremente as ferramentas que julgar necessárias. Exemplo:
Ferramentas de gerenciamento de projetos tradicionais pregam uma elevada e detalhada documentação nas fases iniciais do projeto, de modo a ter clareza do escopo, prazos e riscos do projeto;
Métodos tradicionais de descobrimento de processos pregam o mapeamento do processo AS IS (como o processo ocorre hoje) seguido do processo TO BE (como o projeto deveria ser ou como será).
Documentação ágil
Anteriormente falamos que nossa fórmula é baseada na filosofia ágil. De acordo com o manifesto ágil, o software em funcionamento deve ter mais prioridade do que uma documentação abrangente. Mas isso, de forma alguma, tira a importância de documentar. Construir a documentação de um projeto é fundamental para a comunicação do cliente com o time e vice-versa.
O principal erro que ocorre nessa fase é prolongar demais o uso de ferramentas de documentação. A documentação ágil deve ser tão magra quanto possível, ou seja, deve ser simples, clara e muito objetiva, considerando, claro, o nível de detalhes necessários para o projeto. Informações demais podem tornar o documento muito complexo e cansativo para quem irá utilizá-lo e, também, atualizar suas informações será bem trabalhoso.
Sendo mais claro: nas demais fases da fórmula, seu processo vai mudar. Documentação demais ou muito detalhada no início do projeto será perda de tempo.
A maneira mais simples e otimizada que nós usamos para começar a desenhar um processo é o Excel. Mas, antes de mostrar um processo no Excel, é preciso entender o conceito de "caminho feliz".
O que é "caminho feliz"
Caminho feliz é o conjunto de atividades sequenciais de um processo que levam a geração de valor mais rapidamente. É o caminho do processo onde tudo dá certo, onde não há retrabalhos nem erros.
Apesar de o caminho feliz nem sempre acontecer, pensar no caminho feliz é uma boa tática para começar a refletir e desenhar seu processo.
Veja, por exemplo, no desenho completo abaixo, o caminho em verde representando o caminho feliz do processo, onde tudo dá certo.
Representando o caminho feliz no Excel
Representar o caminho feliz do processo no Excel é bastante simples.
Veja o exemplo do processo desenhado acima em um formato de tabela:
Assistente comercial
Registrar pedido de proposta
Equipe comercial
Montar proposta
8 horas úteis
Equipe comercial
Atualizar CRM
Automático
Assistente comercial
Enviar proposta ao cliente e aguardar retorno
10 dias corridos
Equipe de entrega
Despachar produtos
2 dias corridos
Equipe de entrega
Atualizar o CRM
Automático
Você pode, no Excel, ir criando novas colunas para já iniciar a documentação de cada etapa.
Aos poucos, pode ir acrescentando novas planilhas, indicando os caminhos alternativos, o caminho que não é feliz; quando a solicitação é rejeitada, quando algo dá errado, quando é preciso voltar para um ponto passado do processo. Imagine o caminho feliz como a espinha dorsal do processo, e os caminhos alternativos como as costelas.
Desenhando o processo do aplicativo
Nessa fase não é necessário que você utilize o Zeev; o desenho inicial pode ser feito em qualquer ferramenta que permita desenhos de processos. Exemplos de ferramentas complementares:
Quadro na parede;
Posts-its;
Microsoft Visio;
Miro;
Powerpoint;
Bizagi;
Algumas notações de mercado mais conhecidas para desenho de processos são:
EPC
Você pode prosseguir (opcionalmente) até o desenho do BPMN, mas procure manter o desenho mais simples possível, pois a maior parte das pessoas envolvidas na co-criação dessa etapa não vão conhecer o BPMN. Nesse momento, NÃO é preciso que o processo desenhado siga todas as regras e boas práticas de desenho.
Cursos Online
Esses são os cursos online que apoiam essa fase.
Duração
Considerando que o desenho do processo irá mudar ainda diversas vezes ao longo do projeto, conforme as demais fases forem executadas, é indicado que essa fase seja a mais curta possível, envolvendo o mínimo de iterações.
Entregas
Ao final de todas as iterações dessa fase, é esperado que as seguintes entregas sejam finalizadas:
Atualizado