Regras para definir responsáveis por tarefas

Existem muitas opções para estabelecer uma pessoa ou grupo de pessoas como responsáveis por uma tarefa

Criar regras para definir o responsável

O responsável por uma atividade humana pode ser configurado como uma das adaptações abaixo.

Veja a página Cuidados ao definir responsáveis por tarefas para conferir dicas ao referenciar, solicitante, times e funções na definição de responsáveis por tarefas.

Dica: uma parte dessas regras também se aplica a definição dos destinatários de eventos de mensagem

Alocação

Aqui você selecionará o modelo de alocação utilizado para definir os responsáveis pela tarefa. Atualmente temos três possibilidades e seus impactos:

1. Todas as pessoas possíveis: onde todos os co-responsáveis ou destinatários recerão cópia da mesma tarefa ou e-mail. Em tarefas, todos os co-responsáveis terão o mesmo prazo para execução; o primeiro que finalizá-la irá encerrá-la para todos, e será registrado como executor da tarefa.

2. Selecionar aleatoriamente uma pessoa: em cada criação da tarefa, será sorteada UMA pessoa única entre as potenciais co-responsáveis, como responsável final. Somente essa pessoa será definida como responsável pela tarefa;

3. Distribuir sequencialmente para uma pessoa: aqui utiliza-se o conceito de round-robin, onde em cada criação da tarefa, será criada uma fila virtual entre os potenciais co-responsáveis, ordenados por ordem de criação no sistema. Será alocada como responsável ÚNICA a próxima pessoa da fila, com base na última tarefa criada desse tipo (mesmo que esteja em andamento), em todo o sistema. Se não houver mais pessoas na fila, será alocada a primeira pessoa da fila.

Esta funcionalidade não está habilitada para planos iniciais no Zeev. Caso deseje saber mais, entre em contato com seu CS.

Quando desabilitado, assume-se o comportamento de "Todas as pessoas possíveis".

Quando selecionados "Selecionar aleatoriamente uma pessoa" ou "Distribuir sequencialmente para uma pessoa" o campo "Multiplicar a tarefa pelo número de atores" permanecerá bloqueado e desmarcado, pois somente uma pessoa receberá a tarefa.

Responsáveis iniciais

Neste momento você determinará as regras sobre quais pessoas serão co-responsáveis pela tarefa, dependendo da regra de alocação escolhida.

Hoje temos algumas possibilidades que são:

1. Solicitante: essa regra é muito comum para criar tarefas de volta para o solicitante. Por exemplo, imagine que você tenha um aplicativo de abertura de tickets e deseja que o atendente tenha a possibilidade de retornar para o solicitante para dúvidas; você pode criar uma tarefa de "Revisar solicitação", apontando para o solicitante.

Cuidado: você não pode usar esse recurso se o solicitante é anônimo. Pois em solicitações anônimas o solicitante não pode receber e executar tarefas.

1. Gestor imediato ou superior do solicitante: nessa regra, a tarefa será atribuída a um superior ou gestor do solicitante. Uma tarefa de reembolso ou autorização de compra, por exemplo, pode se encaixar neste modelo.

As regras de alocação do tipo “Gestor imediato ou superior do solicitante” será definida, em primeiro lugar, com base no valor do campo “Gestor imediato” do cadastro de cada pessoa. Caso a pessoa definida no “Gestor imediato” esteja inativa, o Zeev verificará a pessoa definida como gestor imediato do Gestor do solicitante. Caso não encontre essa informação, será utilizada a seguinte regra:

• Zeev buscará identificar o time e função do solicitante, definidos no momento da abertura da solicitação;

• Caso não encontre essa informação, buscará a primeira dupla de time e função do solicitante que encontrar;

• Com base nessa informação, irá procurar a primeira outra pessoa (ou pessoas) ativa que encontrar que possui função superior à função do solicitante no próprio time ou em algum time superior ao time do solicitante;

1. Pessoa específica: ao selecionar especificamente um nome de uma pessoa presente no Zeev, ela, e somente a(s) pessoa(s) selecionada(s) serão responsáveis pela tarefa. Por exemplo, se existe um processo que depende da aprovação do CEO, ele pode ter seu nome atrelado ao processo.

Atenção: não é uma boa prática que processos BPMN estejam atrelados a pessoas específicas, então utilize este recurso com cuidado. No caso do nosso exemplo seria uma boa prática que o CEO estivesse atrelado a uma função "CEO".

1. Todos no grupo: aqui todas as pessoas pertencentes a um grupo podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Por exemplo: em um ticket de tipo N1, todos no grupo "Sustentação" podem receber o chamado.

2. Todos no time: aqui todas as pessoas pertencentes a um time podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Exemplo: todas as pessoas do time de Educação podem ser responsáveis por receber um feedback do treinamento.

3. Todos em times do tipo: aqui todas as pessoas pertencentes a um tipo de time podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Em um processo de organização de um evento, todas as pessoas nos times de tipo "Organização" poderiam receber a tarefa (mesmo que o time seja "Contratação de fornecedor" ou "Agendamento de visitas"), por exemplo.

4. Todos na função: aqui todas as pessoas pertencentes a uma função podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Se na sua empresa existe um processo de "Fechamento de OKRs", as tarefas podem ser alocadss para "Todos na função 'Gestão'", por exemplo.

5. Função / time: aqui todas as pessoas pertencentes a uma função específica do time indicado podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Um bom exemplo: todas as pessoas na função de "QA" em um time de "Desenvolvimento de Produto" são responsáveis por uma tarefa de validação.

Atenção: essa opção só pode ser usada em contextos específicos, pois você precisará ter certeza de que a função existe dentro do time do solicitante. Se o seu aplicativo é aberto a toda e qualquer pessoa da empresa, e você possui times bem definidos e específicos, somente em raras situações você terá uma função presente em todos os times da organização.

1. Função relativa ao solicitante: aqui todas as pessoas vinculadas a uma determinada função, no time ou em times superiores ao solicitante podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Por exemplo, se um time conta com a necessidade de uma validação entre pares ou superiores de uma tarefa, uma tarefa de validação pode ser inserida logo após a solicitação.

A regra “função relativa ao solicitante” será definida conforme os seguintes procedimentos:

• Zeev buscará identificar o time e função do solicitante, definidos no momento da abertura da solicitação;

• Caso não encontre essa informação, buscará a primeira dupla de time e função do solicitante que encontrar;

• Com base nessa informação, irá procurar a primeira outra pessoa que encontrar que possui a função procurada no próprio time ou em algum time superior ao time do solicitante;

1. Executor da tarefa: aqui todas as pessoas que realizaram solicitações anteriores à atual podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Se uma pessoa X finalizou a tarefa "T02 - Realizar reparos", ela pode ser responsável pela tarefa "T04 - Verificar feedback e indicar plano de ação", por exemplo. Aqui é preciso selecionar como responsável na T04 o executor da tarefa T02.

Cerfique-se que em seu processo realmente a tarefa definida como alvo tenha sido finalizada antes da tarefa que está sendo configurada. Caso contrário, uma exceção poderá ser lançada, se outros responsáveis, definidos por outras regras, não forem encontrados.

1. Responsáveis atuais da tarefa: aqui todas as pessoas atualmente responsáveis por uma outra determinada tarefa dessa solicitação podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Exemplo: se uma pessoa do RH é responsável pela "T03 - Assinar contrato digitalmente", ela também poderá ser responsável pela "T05 - Homologar contrato".

Cerfique-se que em seu processo realmente a a tarefa definida como alvo tenha sido finalizada antes da tarefa que está sendo configurada. Caso contrário, uma execução poderá ser lançada, se outros responsáveis, definidos por outras regras, não forem encontrados.

1. Definido pelo campo: aqui a pessoa, ou as pessoas identificadas pelo ID, username ou token especial armazenados em um campo do formulário da solicitação podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Dentro de um processo de aprovação de contratos, por exemplo, você pode selecionar no formulário qual pessoa será responsável pela tarefa.

As regras de alocação de responsáveis com base em valores de campos de formulário irão procurar e identificar pessoas usuárias ativas e licenciadas da ferramentas cujo valor do campo do formulário armazene: ID único da pessoa OU o username da pessoa OU um token especial de alocação de pessoas.

Um mesmo campo do formulário poderá armazenar a identificação de diversos usuários, separados por vírgula. Por exemplo: steve.jobs,bill.gates OU 1234,bill.gates OU {Team.[rh]},{Team.[ti]}.

No caso de tabelas multivaloradas, todas os usuários identificados por linhas da tabela serão alocados.

Para utilizar o tipo de campo "Sugestão" para definir o responsável pela tarefa é necessário que seja criado, no formulário do processo, um campo auxiliar ao campo original.

Por exemplo: se você criou um campo com identificador "usuarioResponsavel" então será necessário também criar um novo campo, do tipo texto, com o seguinte identificador: "codusuarioResponsavel".

Observe que nesse caso esse novo campo tem o mesmo identificador do campo sugestão, com a adição do prefixo "cod". Aqui, também, a configuração de atores da atividade deve ser feita de tal maneira que aponte para o campo texto, que armazena o código (codUsuarioResponsavel), e não o campo sugestão.

1. Regra de negócio: aqui a pessoa, ou as pessoas identificadas pelo ID, username ou token especial retornados por uma regra de negócio selecionada podem ser co-responsáveis por uma tarefa (conjunta ou de forma única, a depender da "Alocação" selecionada). Por exemplo: um processo de aprovação de reembolso pode ter seu responsável definido de acordo com uma regra de negócio acerca do valor final da compra.

As regras de alocação de responsáveis com base em regra de negócio irão procurar e identificar pessoas usuárias ativas e licenciadas da ferramentas quando:

• O retorno da regra de negócio for o ID da pessoa;

• O retorno da regra de negócio for o username da pessoa;

• OU um token especial de alocação de pessoas.

Se o retorno da regra de negócio possuir outra informação que não as acima, não será possível identificar o responsável;

1. Definir um responsável através de um campo de formulário: aqui você pode determinar que um usuário seja escolhido através de um campo do formulário.

Atenção ao tipo de campo e a forma que isso será estabelecido. Saiba mais.

Regras gerais de atribuição de tarefas

• Cada tarefa pode ter até 20 regras de alocação configuradas.

• No máximo 50 pessoas podem ser designadas como responsáveis simultaneamente. Caso você defina regras de alocação com um número maior do que 50 responsáveis, as 50 pessoas alocadas serão definidas randomicamente e as demais pessoas não serão alocadas.

IMPORTANTE: só serão alocadas pessoas ativas e disponíveis no momento.

Caso a pessoa responsável pela tarefa seja desativada, ao ser desativada, continuará como responsável por suas tarefas e nenhuma ocorrência será registrada.

Pré-visualização de Candidatos

Ao clicar em “Verificar” você consegue listar as pessoas que são possíveis responsáveis pela execução da tarefa de acordo com os perfis configurados no elemento. Porém, antes de verificar os candidatos atualizados, você precisa “Salvar” a edição da tarefa.

Multiplicar tarefa pelo número de atores

Ao habilitar a opção “Multiplicar a tarefa pelo número de atores”, cada possível responsável pela tarefa receberá uma cópia individual da tarefa, e todos serão responsáveis por suas respectivas tarefas. A solicitação somente seguirá adiante no momento em que todos os responsáveis finalizarem suas tarefas.

Essa regra somente será executada se a alocação da tarefa estiver para “Todas as pessoas possíveis”. Nas demais regras de alocação, somente um ator responsável é selecionado, e por isso não haverá multiplicação de tarefas.

Note que, para que uma tarefa seja multiplicada, haja a possibilidade de mais de uma pessoa se tornar responsável pela solicitação. Se uma solicitação encontrar uma única pessoa possível, ela não será multiplicada.

Escalonamento de tarefas

É possível, em uma mesma tarefa humana, incluir diversas regras de responsabilidades, uma abaixo da outra. Aqui serão indicados os responsáveis substitutos a serem acionados se os responsáveis iniciais não cumprirem o prazo da atividade.

O sistema permite configurar até 4 níveis de escalonamento, caso o responsável inicial não cumpra a tarefa no prazo. Ao habilitar o escalonamento você pode definir se a próxima pessoa receberá somente uma notificação sobre o atraso da tarefa, ou se ela assumirá a tarefa como responsável.

As regras de definição de responsáveis são as mesmas já citadas como responsáveis iniciais e o SLA também deve ser definido com as mesmas possibilidades do Prazo / SLA inicialmente definidos.

Exemplo: uma pessoa tem um SLA de 8h para realizar uma tarefa. Após as 8h, seu gestor pode ser notificado do atraso, ou pode receber a tarefa para executar em um SLA. Após esse SLA, se configurado um novo escalonamento, o diretor pode ser notificado ou se tornar responsável pela tarefa.

Dica: utilizar o evento de timer na borda dá mais flexibilidade e torna explícito no desenho do processo o escalonamento, sendo uma opção mais indicada em alternativa a esse recurso.